الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية

عزيزي القارئ في وقتنا الحالي تنوعت أنماط ادارة المنظمات فمنها التقليدي ومنها الإلكتروني ومنها شبه الالكتروني. وتختلف الإدارة الالكترونية عن الإدارة التقليدية في العديد من النقاط: طريقة حفظ المعاملات وضياعها وآلية استرجاعها ، مكان وتكاليف حفظها والية توثيقها وضبطها وحمايتها، طبيعة اللقاء والتفاعل بين المراجع والموظف المسؤول ومدة تنفيذ المعاملة بالاضافة الى آلية تنفيذ المعاملات المتداخلة، أم الادارة الشبه إلكترونية فهي الادارة التي حافظت على النمط التقليدي واستعانت في بعض مفاصل المنظمة ببرامج ونظم معلوماتية.

عزيزي القارئ تعرفنا في مقالة سابقة على مفهوم الإدارة الإلكترونية وسنحاول في هذه المقالة اجراء مقارنة بين الإدارة التقليدية والادارة الإلكترونية، مع العلم أن كل ميزة في الإدارة الإلكترونية هي أمر كانت تفتقده الإدارة التقليدية، ويؤثر فقده بالسلب في أدائها وفعالية دوائرها ([1]و[2]و[3]و[4]و[5])، من خلال النقاط الآتية:

اقرأ أيضاً:

1. مفهوم الإدارة الإلكترونية
2. الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية
3. أهداف وفوائد الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها
4. خصائص الإدارة الإلكترونية
5. تطبيقات الإدارة الإلكترونية والأنظمة الداعمة لها
6. متطلبات التحول إلى إدارة إلكترونية
7. المراحل الأساسية للتحويل إلى إدارة إلكترونية
8. مستلزمات مشروع الإدارة الإلكترونية

عوامل المقارنة	الإدارة التقليدية المنظمات ذات النمط الإداري التقليدي	الإدارة الإلكترونية المنظمات ذات النمط الإداري الإلكتروني
الحفظ:	المعاملات الورقية تعرض للتلف والتقادم مع مرور الزمن لسوء مكان الحفظ الذي يتأثر بعوامل كثيرة كالرطوبة والحرارة وتسرب المياه وغيرها من العوامل الطبيعية أو المصطنعة لأهداف عدوانية.	أصبح الملف الإلكتروني الذي يضم المعاملة ضمن محتوياته محفوظاً في مأمن من التلف والتقادم في الموضع المخصص له على مخدم المنظمة، بالإضافة إلى تأمين كثير من المنظمات محتوياتها الإلكترونية باستخدام أكثر من وسيط تخزين إلكتروني، احترازاً من حدوث أي مشكلة على المخدم الرئيسي.
الضياع:	يتعرض بعض المتعاملون أو المراجعون لمشكلة ضياع معاملاتهم بين أكداس المعاملات الأخرى، أو ضياعها بين كومة أوراق ألقيت في سلة النفايات بالخطأ، إن هذه المشكلة قد تكون كارثية بالنسبة إلى المراجع، وبخاصة إذا كانت تلك الورقة تخص معاملة على درجة من الحساسية، وكان من تبعات ذلك إلحاق الضرر أو خسائر جسيمة بصاحب المعاملة أو بالإدارة نفسها.	المتعاملون أو المراجعون لا يتعرض لمشكلة ضياع معاملاتهم إطلاقاً نظراً إلى أنه لا سبيل إلى فقدان أي بيان أو معاملة أو ملف من الملفات التي تم حفظها وأرشفتها على مخدم الشبكة الإلكترونية وعلى وسائط تخزين احتياطية، إلا في القليل النادر والناجم عن فعل متعمد أو كارثة لا سمح الله.
الاسترجاع:	الحصول على معلومة ما أو معاملة من أحد الملفات الورقية أمر بالغ الصعوبة؛ نظراً إلى تكدس الملفات والمعاملات، مما قد يحتاج إلى ساعات أو أيام، فالانتقال إلى الأرشيف للبحث عن ملف تائه بين مئات وربما آلاف الملفات، رحلة شاقة	إن الحصول على معلومة ما أو معاملة من أحد الملفات الإلكترونية لا يكلف الباحث في أرشيف الشبكة الإلكترونية أكثر من الضغط على الزر البحث بعد كتابة الكلمة المفتاحية لتظهر نتائج عن جميع معاملات المراجع كاملاً، وليس فقط تلك المعاملة.
التكاليف:	يكبد الأسلوب الورقي المنظمة ذات النمط الإداري التقليدي – اعتماداً على ضرورة احتفاظ الإدارة بهذا الركام من الملفات والأوراق – الكثير من النفقات في سبيل سعيها لحفظ تلك الملفات والمعاملات، وصيانة المكان (الأرشيف) الذي تحفظ فيه.	بينما في ظل الإدارة الإلكترونية لا يكلف الأمر أكثر من ثمن وسائط التخزين أو مخدم الشبكة التي حمِّلت البيانات أو المعلومات أو المعاملات عليها سلفاً، دون تحمل عناء صيانة مبانٍ أو حفظ أو تجديد، أو تكبد خسائر أو نفقات إضافية.
المكان:	يعد مكان حفظ المعاملات الورقية وتخزين ملفاتها التي قد تتجاوز أعدادها أرقاماً تتخطى حاجز الأصفار الستة، من أكبر المشكلات التي تواجه المنظمة ذات النمط الإداري التقليدي، إذ إن ذلك سيضطر الإدارة إلى توفير مخازن ضخمة لتلك المعاملات فضلاً عن توفير طاقم عمالة وموظفين وغيرهم، مهمتهم فقط إدارة هذه المخازن والحصول على أحد الملفات حين طلبه، مما يرهق تلك الإدارات التقليدية، ويعطل مواردها، ويبتلع جهودها المهدرة في الحفظ والتخزين.	أما الإدارات الإلكترونية فإن هذا الأمر ربما لا يدخل في حساباتها على الإطلاق؛ حيث تتسع مخدماتها لملايين بل مليارات الملفات، في حين لا يحتاج مجموع الأجهزة التي تحمل عليها تلك الملفات حجم غرفة صغيرة.
الحماية:	إمكانية التلاعب في الملفات والمعاملات الورقية في المنظمة ذات النمط الإداري التقليدي، ولحمايتها يجب وضع اقفال على أمكان تواجدها أو تكليف موظفين لحراستها، وفي جميع الأحوال يمكن اختراقها بإغراء الموظفين إذا كانوا من النوع السيئ.	أما من ميزات المنظمة ذات النمط الإداري الإلكتروني والتي لا تتوافر في المنظمة ذات النمط الإداري التقليدي هو يتم تأمين الحواسيب والشبكات الحاسوبية ببرامج حماية تضمن عدم تمكن أحد من الدخول إليها والتلاعب في ملفاتها ومعاملاتها بالحذف أو الإضافة…. إلا ضمن صلاحيات محددة مسبقاً.
التوثيق والضبط	في المنظمة ذات النمط الإداري التقليدي يتعلق التوثيق بمزاج الموظف، فتكون الملفات والمعاملات الورقية غير موثقة او يتأخر توثيقها مما يؤدي ذلك الى فقدان دقة تسجيلها فيما لو حدثت مشكلة تستدعي تلك المعلومة.	بينما تستطيع المنظمة ذات النمط الإداري الإلكتروني بكل يسر – وبفعل برامج التقنية التي تتطور باستمرار- تسجيل أي إجراء يتم على الشبكة الإلكترونية للإدارة بالساعة والدقيقة والثانية التي تم فيها، مما يضمن لتلك الإدارات أعلى مستوى من الدقة والتوثيق لمدخلاتها ومخرجاتها ومعاملاتها التي تحكمها النظم والبرامج فائقة الدقة والحماية والأمان للإدارات الإلكترونية.
طبيعة اللقاء والإجراءات	في المنظمة ذات النمط الإداري التقليدي يلتقي المراجع مسؤولاً أو موظفاً على مكتبه أو موظف خطوط أمامية، ربما ينشأ عن هذا اللقاء مشاحنة أو ابتزاز من الموظف أو سوء معاملة من أحدهما للآخر أو…….مما يؤدي إلى تأخر المراجع عن تلقي الخدمة المطلوبة، وقد يكون تأخر المراجع عن تلقي الخدمة المطلوبة متعلق بسلوك الموظف أو بإجراءات تنفيذ الخدمة	أما في المنظمة ذات النمط الإداري الإلكتروني فالمراجع يتعاطى مع برنامج حاسوبي نظمت خلاله عمليات دقيقة محددة ينفذها المراجع عبر قائمة من الأوامر التي يقوم بتنفيذها على لوحة مفاتيح جهازه – إن كانت المعاملات عبر الإنترنت – أو عبر مكائن الإدارة الموجودة في الكبائن المخصصة لذلك الغرض، كالصرافات الآلية مثلاً (. وحتى في حالة بعض المعاملات التي تحتاج إلى لقاء بين المراجع والموظف فإن هذه العملية تخضع لضوابط وإجراءات يقوم بتنفيذها الموظف من خلال برنامج حاسوبي مهيئ لذلك.
التفاعل:	في المنظمة ذات النمط الإداري التقليدي يكون التفاعل بين المنظمة والجهات المتعاملة معها (إرسال الإشعارات أو الطلبات أو الرسائل والرد عليها) بطيئاً جداً: فهذا الأمر يحتاج إلى أيام – وربما أشهر – لإنجاز المطلوب ماعدا الحاجة إلى أعداد كبيرة من الموظفين لذلك.	بينما في المنظمة ذات النمط الإداري الإلكتروني يكون التفاعل سريعاً؛ إذ يمكنها استقبال آلاف الطلبات أو الرسائل في وقت واحد، والرد عليها جميعاً بسرعة فائقة وفي وقت واحد بإعطاء أمر واحد لرسالة محددة للوصول إلى عدد هائل من الأفراد، كأن ترسل إحدى الجهات الحكومية إشعاراً بالتعيين، أو منح الأراضي، أو تسليم الوحدات السكنية، أو رسائل التوعية لآلاف، بل ملايين المستلمين المحملة عناوينهم الإلكترونية على الشبكة، في لحظة واحدة وبالأمر نفسه.
مدة الخدمة:	في المنظمة ذات النمط الإداري التقليدي تكون ساعات الدوام اليومي وتقديم الخدمات للمراجعين محدودة على مدى أيام محددة في الأسبوع قد لا تتجاوز الخمسة أيام.	بينما في المنظمة ذات النمط الإداري الإلكتروني فتتوافر الخدمات  أربعاً وعشرين ساعة، إذ يمكن تنفيذ الأوامر على شبكاتها في أي وقت سواء من الأجهزة الخاصة في المنازل عبر الإنترنت، أو عبر الكبائن التي تتاح فيها أجهزتها ونوافذها الإلكترونية الخاصة، ويمكن أيضاً على مدار اليوم تلقي المعاملات، حيث إن ذلك كله ينفَّذ وفق برنامج معد سلفاً للرد بالسلب أو الإيجاب على الأوامر التي ترد إليه حسب مطابقته بياناتها أو مخالفته إياها.
تنفيذ المهام المتداخلة:	هناك منظمات ذات مهام خاصة كإدارة الجوازات مثلاً لديها من الإجراءات الكثيرة المتداخلة مع إدارات أخرى، مما يصعب تحقيقه في ظل النمط الإداري التقليدي،	بينما في ظل النمط الإداري الإلكتروني أصبح هذا النوع من الإدارات يؤدي عملياته المتداخلة بيسر وسهولة من خلال تلك الإمكانات التي أتاحتها التقنية الحاسوبية.
استثمار الموارد:	في المنظمة ذات النمط الإداري التقليدي لا يمكن استثمار الموارد المعلوماتية لان كل إدارة لها سجلاتها وملفاتها الخاصة بها داخل المنظمة الواحدة مما ينشأ عن ذلك: عدم التطابق بين البيانات والمعلومات في أكثر من دائرة تستخدم نفس البيانات والمعلوماتواذا كان بالإمكان الاستفادة فيحتاج ذلك إلى عدد من الموظفين وسلسلة معقدة من الإجراءات.	بينما في المنظمة ذات النمط الإداري الإلكتروني فإنها تقوم على استثمار الموارد المعلوماتية وتخزينها، ووضع البرامج التي تلائم الإدارة في التحكم في هذه المعلومات وإدارتها على النحو الذي يخدم خططها وأهدافها أو مشروعاتها الخدمية أو التنموية، معتمدة على الإنترنت والمعرفة بوصفها رأس مال تلك المنظمات، يحدث ذلك بين أطراف التعامل بسرعة فائقة، وفي كل موقع.

مواضيع ذات صلة:

1. مفهوم نظام المعلومات
2. تصنيف الأنظمة المعلوماتية
3. البيانات والمعلومات والعلاقة بينهما
4. الأهمية الاستراتيجية للمعلومات

---

[1] الجديد، فهد بن ناصر ، ورقة عمل في ندوة الوفاء، منشورة على شبكة الانترنت بتاريخ: 02/11/2007 http://www.alwfaa.net/summary

[2] عبود، نجم (2004)،” الإدارة الإلكترونية: الاستراتيجية والوظائف والمشكلات”، الرياض، دار المريخ للنشر والتوزيع – (ص 36 -123)

[3] الصيرفي، محمد (2006) “الإدارة الإلكترونية”، دار الفكر الجامعي، الإسكندرية) – ص 89-93)

[4] Draft, R. L, (2000) Management, Fort Worth: the Dryolen Press, , P. 99.

[5] نائب، ابراهيم – محاضرات وحلقات بحث لطلاب الدراسات العليا في فسم نظم المعلومات الإدارية –كلية الاقتصاد