مفهوم الدالة في الاكسل ومزاياها وأنواعها

عزيزي القارئ بعد أن أتقنت التعامل مع النافذة الرئيسية لبرنامج الاكسل واكتسبت مهارات التعامل مع خلايا وورقة العمل في اكسل 2016،  وتعرفت أيضاً على الصيغة في الاكسل ومهارات التعامل معها، سنستكمل مفاهيم أخرى ضرورية للتعامل مع برنامج الاكسل، طبعاً لابد من أن تكون هيأت جهاز الحاسوب، وأنشأت مصنفاً باسمك لتتدرب عليه وتطبيق ما هو آت.

مفهوم الدالة Function في الاكسل

الدالة هي عبارة عن برنامج فرعي يؤدي مهمة محدد، مخزنة في مكتبة برنامج الاكسل، يستدعى بطريقة معينة سنشرحها لاحقاً، ويتضمن الاكسل أكثر من 300 دالة، ويمكن للمستخدم تصميم المزيد منها باستخدام لغة فيجول بيزك Visual Basic Language.

تنويه: نشير هنا إلى أن البرنامج هو عبارة عن مجموعة من الأوامر والتعليمات الحاسوبية المرتبة والتي يجب أن ينفذها الحاسوب لحل مشكلة معينة، قد تحتاج بعض هذه البرامج إلى مدخلات تحدد قيمها ونوعها من قبل المستخدم، تدعى هذه المدخلات باسم (متغيرات أو بارامترات، أو وسطاء، أو معالم).

مثال (1): عندما نريد حساب الوسط الحسابي لعلامات مجموعة الطلاب الموجودة في نطاق الخلايا B2:B13 ، كما في الشكل التالي:

هناك أسلوبان:

الأسلوب الأول باستخدام الصيغة: حيث نقوم بالخطوات التالية:

1- نجمع العلامات في الخلية E5 باستخدام الصيغة التالية:

=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13

2- نعد المقررات وتساوي 12.

3-  نحسب المعدل في الخلية E6 بتقسيم محتوى الخلية E5 على 12، باستخدام الصيغة التالية:

=E5/12

الأسلوب الثاني باستخدام الدالة: حيث نقوم فقط بإدخال الدالة الآتية في الخلية B14:

=AVERAGE(B2:B13)

إذ تقوم هذه الدالة بجمع الخلايا ضمن النطاق المحدد بين القوسين وعدهم وتقسيم المجموع على العدد.

والسؤال أي الأسلوبين أفضل؟؟؟ يترك تقدير ذلك للقارئ.

مزايا استخدام الدوال في الاكسل

1. تبسيط الصيغ Formulas Simplification: كما رأينا في المثال السابق.
2. تنفيذ المهام الخاصة Special Task Execution: فمثلاً إذا أردنا تحديد القيمة العظمى في جدول ما، فإننا سنقارن كل قيمة مع قيمة أخرى في الجدول لتتبع وتحديد أكبر قيمة موجودة في الجدول، بينما توجد دالة في الاكسل تقوم بنفس المهمة بسرعة كبيرة بمجرد استدعائها وتحديد خلايا الجدول.
3. تسريع بعض أعمال التحرير Edit Work Acceleration: فمثلاً لدينا في ورقة عمل 1000 اسم أحرف كبيرة، ونريد تعديلها لتصبح بأحرف صغيرة، فإننا سنحتاج إلى وقت وجهد كبيرين، بينما يوجد في الاكسل دوال تقوم بهذه المهمة بسرعة فائقة.
4. تسهيل اتخاذ القرار Decision Making Facility : فمثلاً عند حساب ضريبة الدخل لعدد من الموظفين نلاحظ انه إذا كان الدخل الخاضع للضريبة تجاوز حد معين فإنه يجب اقتطاع نسبة معينة، ولتنفيذ ذلك بالطريقة اليدوية نحتاج إلى إجراءات كثيرة، بالإضافة إلى ذلك في كل مرة يتغير الدخل الخاضع للضريبة يجب إعادة الحسابات، بينما يوجد في الاكسل دوال مثل دالة IF تقوم بتنفيذ ذلك آلياً.

الشكل العام للدالة

الشكل العام لأي دالة مدخلة في خلية هو:

= اسم الدالة (k وسطاء الدالة)

أي أن الدالة ضمن الخلية تتكون من إشارة مساواة  = يتبعها اسم الدالة وقوسين صغيرين ( )، وقد يتضمن القوسين معلومات تدعى بالوسطاء (بارامترات) يتم الفصل بينها بالعامل (المؤثر) المرجعي ;   أو ,

الوسطاء (البارامترات) يمكن أن تكون:

1. قيم عددية أو نصية أو منطقية.
2. مراجع الخلايا.
3. نطاق من البيانات.
4. صيغ ودوال أخرى.

مثال (2): فيما يلي بعض الأمثلة على أنواع الوسطاء:

=FACT (6)

=IF)B5>=50) ; “ناجح”:”راسب”)

=POWER (A5; 2)

=FORCAST (7.5; B2:H2; B1:H1)

=SUMIF)C7:C21;”ناجح”;B7:B21(

=SQRT (POWER (5, 2))

=SQRT (EXP (2) +5^T3*S3)

أنواع الدوال في الاكسل

تصنف الدوال إما حسب عدد الوسطاء اللازم لتنفيذها أو حسب الفئة التي تنتمي إليها.

أولاً: أنواع الدوال حسب عدد الوسطاء: معظم الدوال تتطلب لتنفيذها واحداً أو عدة وسطاء، ويمكن تصنيف الدوال حسب عدد الوسطاء التي تتعامل معها إلى:

1. دوال تنفذ من غير أي وسيط مثل:

TODAY( ), NOW( ), RAND( ), PI()

• دوال تتطلب لتنفيذها وسيط واحد مثل:

SIN (Number), APS (Number), EXP (Number), SQRT (Number)

• دوال تتطلب لتنفيذها عدد محدد من الوسطاء مثل:

LOG (Number; Based), POWER (Number; Power)

• دوال تتطلب لتنفيذها عدد من الوسطاء مثل:

AVERAGE (Number1; Number2; Number3 ;……)

COUNT (Value1; Value3; Value4 ;….)

• دوال يكون بعض وسطائها اختيارية مثل:

PMT (Rate; Nper; Pv; Fv; Type)         

IPMT (Rate; Per; Nper; Pv; Fv; Type)

ثانياً: أنواع الدوال حسب الفئة التي تنتمي إليه الدوال الجاهزة في الاكسل وهذه الفئات هي:

1. مالية Financial
2. التاريخ والوقت Date & Time
3. رياضيات ومثلثات Math & Trig
4. إحصاء Statistic
5. بحث ومراجع Lookup & Reference
6. قاعدة بيانات Database
7. نص Text
8. منطقية Logical
9. معلومات Information
10. هندسة Engineering
11. مكعب Cube
12. التوافق Compatibility
13. الويب web

في النهاية أعزاءي القراء أتمنى أن تكون هذه المقالة مفيدة وتساعدكم لمعرفة المزيد عن الاكسل، وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

اقرأ أيضاً:

1. نافذة الاكسل 2016 الرئيسية
2. المصنف في اكسل 2016
3. ورقة العمل في اكسل 2016
4. مهارات التعامل مع خلايا وورقة العمل في اكسل 2016
5. مهارات التعامل مع أعمدة وصفوف وورقة العمل في اكسل 2016
6. مفهوم الصيغ
7. مهارات التعامل مع الصيغ في الاكسل

المرجع

1. نائب إبراهيم –كتاب “تطبيقات الحاسوب في الإدارة (باستخدام الاكسل)” –منشورات جامعة حلـب