ويمكن تصنيف البيانات والمعلومات التي تمتلكها المنظمة مهما يكن حجمها أو نوعها إلى نوعين:
النوع الأول: بيانات ومعلومات يمكن إدخالها إلى قاعدة بيانات المنظمة وتنظيمها ومعالجتها وفق مفهوم نظم إدارة قواعد البيانات، وهذا ما تناولناه في مقالات سابق عند الحديث عن الأنظمة المعلوماتية.
النوع الثاني: بيانات ومعلومات مكتوبة يدوياً أو إلكترونياً وموضوعة ضمن قالب معين تدعى الوثيقة الإدارية قد تكون ورقية أو غير ورقية تستخدم لأداء العمل الإداري اليومي في المنظمة، وتكون شاهداً على وظائفها وسياساتها وقراراتها وإجراءاتها وعملياتها أو غير ذلك من أنواع الأنشطة فيها.
أرشيف الوسم:الأتمتة الإدارية
كتاب “الإدارة الإلكترونية – بين التنظير والتطبيق”
يبدأ هذا الكتاب بتعريف القارئ مفهوم الإدارة الإلكترونية وخصائصها واهدافها وفوائدها ومخاطر تطبيقها، بالإضافة إلى متطلبات ومستلزمات تحويل نمط إدارة أي منظمة سواءً حكومية أو غير حكومية من نمط تقليدي إلى نمط إلكتروني.
ثم تطرق الكتاب إلى مفهوم الأتمتة الإدارية كمرحلة أساسية في بناء البنية التحتية للإدارة الإلكترونية، بالإضافة إلى متطلباتها الأتمتة الادارية ومستلزماتها ومحدداتها.
ثم تناول الكتاب أهم الأنظمة الحاسوبية اللازمة للإدارة الإلكترونية والتي ساهمت بشكل كبير في توسيع تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية وتحويل المنظمة من نمط تقليدي إلى نمط الكتروني: الأنظمة المعلوماتية – نظام البريد الإلكتروني – إدارة مواقع الويب – نظم إدارة الوثائق – الأرشفة الإلكترونية – نظام التوقيع الإلكتروني.
ثم تناول أيضاً أهم التطبيقات التي تحتاجها المنظمات التي ستتحول إلى إدارة إلكترونية: التجارة الإلكترونية وأسواقها – التسويق الإلكتروني وادارة العلاقات مع الزبائن – الإعلان الإلكتروني وأساليبه واستراتيجياته – النشر الإلكتروني – الصيرفة الإلكترونية
وأخيراً تطرق الكتاب إلى أنواع التهديدات في بيئة الادارة الإلكترونية والحلول التقنية لحماية الادارة الإلكترونية والاجراءات الأمنية الواجب اتباعها لحماية البنية التحتية للإدارة الإلكترونية لضمان سلامة المعلومات والتقليل من الخسائر إلى الحد الأدنى عند وقوع أي تهديد عليها، بالإضافة الى إجراءات التخطيط المسبق لمواجهة وادارة الكوارث الطبيعية أو المصطنعة التي قد تتعرص لها المنظمات الرقمية.
كتاب “الأتمة الإدارية”
في هذا الكتاب سيتعريف الطالب والقارئ على مفهوم الأتمتة الإدارية ومتطلباتها ومستلزماتها ومحدداتها والتي تعد الأساس في التحول إلى إدارة المنظمة إلكترونياً سواءً كانت حكومية أم غير حكومية، بالإضافة إلى ذلك سنتطرق في هذا الكتاب إلى مفاهيم نشأت وتطورت ضمن بيئة الإدارة الإلكترونية: التجارة الإلكترونية والتسويق الإلكتروني والإعلان الإلكتروني والمصارف الإلكترونية وأنظمة الدفع الإلكتروني، ونظم إدارة الوثائق الإلكترونية والأرشفة الإلكترونية وأنظمة التوقيع الإلكتروني، والبريد الإلكتروني ونظم إدارة موقع الويب، والتي ساهمت في توسيع تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية وتحويل المنظمة التقليدية إلى منظمة رقمية، ثم سنتناول الإجراءات الأمنية الواجب اتباعها لحماية البنية التحتية للمنظمات المؤتمتة لضمان سلامة المعلومات والتقليل من الخسائر إلى الحد الأدنى عند وقوع أي تهديد عليها.
الآثار الصحية لاستخدام الحواسيب وتقاناتها على المستخدمين في بيئة الادارة الإلكترونية
وتعد أجهزة الحواسيب وتقاناتها الأساس في العمل الإداري المؤتمت، وعلى الرغم من المزايا الايجابية له وفوائده، إلا أن هذا الجهاز لا يخلو من السلبيات والأضرار الصحية التي يمكن أن يلحقها بمن يجهل الطرق الصحيحة لكيفية استخدامه، والأوضاع الصحيحة للجلوس أمامه.
البنية التحتية للأتمتة الإدارية
إنّ مشروع تحويل إدارة المنظمة من نمط إداري تقليدي إلى نمط اداري إلكتروني شأنه شأن أي مشروع يحتاج إلى تهيئة البيئة المناسبة والمؤاتية لطبيعة عمله والتي تبدأ في تأمين البنية التحتية كي يتمكن المشروع من تنفيذ ما هو مطلوب منه وبالتالي يحقق النجاح والديمومة وإلا سيكون مصيره الفشل وسيسبب ذلك خسارة في الوقت والمال والجهد، ونعود عندها إلى نقطة الصفر،
تعتبر البنية التحتية المكون الطبيعي الملموس للأتمتة الإدارية، وتتمثل في مجموعة من المكونات المادية والبرمجية والبشرية والشبكات، والشكل التالي يوضح العلاقة بين هذه المكونات.
متطلبات الأتمتة الإدارية للتحول إلى إدارة المنظمة إلكترونياً
إنّ مشروع تحويل إدارة المنظمة من نمط إداري تقليدي إلى نمط اداري إلكتروني شأنه شأن أي مشروع يحتاج إلى تهيئة البيئة المناسبة والمؤاتية لطبيعة عمله كي يتمكن من تنفيذ ما هو مطلوب منه وبالتالي يحقق النجاح والديمومة وإلا سيكون مصيره الفشل وسيسبب ذلك خسارة في الوقت والمال والجهد، ونعود عندها إلى نقطة الصفر، فالإدارة هي ابنة بيئتها تؤثر وتتأثر بكافة عناصر البيئة المحيطة بها وتتفاعل مع كافة العناصر السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية والتكنولوجية لذلك فانه لتطبيق عملية الأتمتة لابد الاخذ بعين الاعتبار المتطلبات التالية:
محددات الأتمتة الإدارية وآليات التغلب عليها
هنالك صعوبات كثيرة تقف في طريق تطوير عملية الأتمتة الإدارية وتحول دون التمكن من الحصول والاستفادة من المزايا التي توفرها، يمكن تصنيف هذه المحددات بما يلي: محددات تنظيمية وإدارية – محددات بشرية – محددات مالية – محددات تقنية وفنية.
الأتمتة الإدارية كأول خطوة في مرحلة بناء البنية التحتية للإدارة الإلكترونية
مهما يكن نوع المنظمة (سواء منظمة حكومية أو منظمة خاصة أو مشروع) المراد تحويلها من نمط إداري تقليدي إلى نمط اداري إلكتروني، فإن أول خطوة يجب القيام بها في مرحلة بناء البنية التحتية للإدارة الإلكترونية تتمثل في أتمتة الأنشطة الإدارية المختلفة في المنظمة وتحويل جميع المعلومات والبيانات فيها إلى معلومات إلكترونية، لذلك سنتناول في هذا المقال مفهوم الأتمتة الإدارية وأهدافها ومزاياها وعيوبها.
مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا 