ويمكن تصنيف البيانات والمعلومات التي تمتلكها المنظمة مهما يكن حجمها أو نوعها إلى نوعين:
النوع الأول: بيانات ومعلومات يمكن إدخالها إلى قاعدة بيانات المنظمة وتنظيمها ومعالجتها وفق مفهوم نظم إدارة قواعد البيانات، وهذا ما تناولناه في مقالات سابق عند الحديث عن الأنظمة المعلوماتية.
النوع الثاني: بيانات ومعلومات مكتوبة يدوياً أو إلكترونياً وموضوعة ضمن قالب معين تدعى الوثيقة الإدارية قد تكون ورقية أو غير ورقية تستخدم لأداء العمل الإداري اليومي في المنظمة، وتكون شاهداً على وظائفها وسياساتها وقراراتها وإجراءاتها وعملياتها أو غير ذلك من أنواع الأنشطة فيها.