عزيزي القارئ لقد أصبحت الإدارة الإلكترونية أداة فاعلة في أيدي الذين بادروا بتطبيق التقنية في دوائرهم الإدارية، وحلماً يتطلع إليه الإداريون الذين لم يحظوا بالانتقال إلى الإدارة الإلكترونية، أو طبقوها جزئياً في بعض أنشطتهم، ولم يبلغوا الدرجة الكافية لإطلاق اسم الإدارة الإلكترونية على تعاملاتهم، يأمل الكثير من المراجعين وأصحاب المعاملات وأصحاب الأعمال والمستثمرين والكثير من موظفي الإدارات، اختفاء أكوام الملفات الورقية التي تكتسب اللون الأصفر مع مرور الزمن؛ التي تشعر مراجعي تلك الإدارات وموظفيها خضوعهم لنظام إداري قديم قِدَم أوراقه
عزيزي القارئ إن كثيراً من المعوقات الإدارية والعقبات – التي ترسخت وبقيت لسنوات على حواجز البيروقراطية التي تعطِّل قوانيُنها وظروُف أعمالها الورقية إنجاز المعاملات – يمكن أن تتلاشى وتصبح ماضياً بفعل التحول إلى أسلوب الإدارة الإلكترونية،
عزيزي القارئ سنوضح في هذه المقالة بعض خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها.
خصائص الإدارة الإلكترونية
- 1- السرعة والوضوح:
في ظل الإدارة الإلكترونية لن تجد تلك الأوراق التي يحتاج إنجازها إلى وقت طويل، ليس إنجازها فحسب، بل أيضاً نسخها أكثر من نسخة إذا استلزم الأمر، وحفظها وإرسالها إلى الجهة التي ستبت في أمرها، ثم انتظار عودتها وإمكان تكرار ذلك مرات ومرات في حال وقوع خطأ ما، وربما بدء المشوار من جديد في حال ضياع تلك الأوراق، وهو أمر وارد، والاحتراز منه بنسبة ١٠٠ % مستحيل، فضلاً عن أن يكون هذا بفعل فاعل في حال الأوراق المهمة التي قد تختفي بتوصية مِمن قد يضر وجودها بمصالحهم
وهذه كلها أمور ليست من نسج الخيال بقدر ما هي واقع ومعاناة عاشتها المجتمعات البشرية طويًلا في ظل الإدارات التقليدية التي كانت تقف دائماً عاجزة عن تبديل شيء من هذا الواقع، وهي مشكلات أصبح في الإمكان الاحتراز منها كلياً في ظل سيطرة الإدارة الإلكترونية التامة على معلوماتها ومعاملاتها، وأيضاً ضمان سرعة إنجاز المعاملات الفائقة وإرسالها واستقباله.
- 2- عدم التقيد بالزمان والمكان:
بالإمكان مراجعة الإدارة طوال ساعات اليوم: فهي لا تتقيد في عملها بزمن معين، فمواقع هذه الإدارة متاحة عبر الإنترنت أو عبر أجهزتها المنتشرة في الشوارع.
ليست بحاجة إلى مبانٍ ضخمة لاستيعاب موظفيها ومكاتبها ودواليبها الكثيرة المتخمة بالملفات والأوراق وإنما بحاجة إلى مكان صغير محدود، يكفي لاستيعاب بعض أجهزة الحاسوب وملحقاتها، يصلح ليكون مقراً لإدارة كبيرة كانت في الماضي يضيق بها مبنى ضخم يفوق مبناها بعشرات المرات.
المراجع للإدارة الإلكترونية يجد نفسه أمام قوائم وخيارات إلكترونية وليس أمام موظفين، حيث يتقلص عدد الأفراد من كوادر الإدارة بشكل كبير، ويحل الحاسوب محلهم، الذي يجيب عن أسئلة المراجع ويتلقى منه معاملته بيسر عبر قائمة الخيارات والأوامر التي يتيحها لمراجع الإدارة الإلكترونية.
- 3- إدارة المعلومات والاحتفاظ بها واستغلالها
إدارة الملفات وحمايتها: في الادارة التقليدية يتم الاحتفاظ بالملفات وتكديسها فوق بعضها على رفوف أرشيف الإدارة، في ظل الإدارة الإلكترونية يتم الاحتفاظ بالمعلومات والبيانات على شبكتها الإلكترونية مع ضمان وسائل الحفظ الأمينة، حيث يتم استدعاؤها حين يقوم صاحب تلك المعلومات بطلب معاملة ما، وبناء عليها يوافق البرنامج على منحه تلك المعاملة أو رفضها.
لا تقوم الإدارة الإلكترونية على ممارسات موظفيها وجهدهم اليدوي في إدارة معاملاتها، بقدر ما تقوم على إدارة المعلومات التي تحتفظ بها على شكل ملفات في دوائرها حسب برامج معينة، التي تتيح للمراجع إنجاز معاملاته عبر شاشاتها وأزرارها وتبسيطها له بدرجة أشبه بالتعليمية.
استغلال لتلك المعلومات التي تملكها الإدارة الإلكترونية – عن الأشخاص والأبنية والمشروعات وكثير من تفاصيل الحياة داخل المنظمة – كمرجعية معرفية تفيد الإدارة حين الرجوع إليها في حال طلب دراسة إحصاء ما أو بيانات عن شيء ما، وهذا يحتاج الى جهد كبير في الادارة التقليدية.
- 4- المرونة:
الإدارة الإلكترونية إدارة مرنة يمكنها بفعل التقنية وبفعل إمكاناتها: الاستجابة السريعة للأحداث والتجاوب معها، متعدية بذلك حدود الزمان والمكان وصعوبة الاتصال، مما يساعد ويدعم الإدارة على تقديم كثير من الخدمات التي لم تكن متاحة أبداً بفعل تلك العوائق في ظل الإدارات التقليدية.
- 5- الرقابة المباشرة والصادقة:
أصبح بإمكان الادارة أن تتابع مواقع عملها المختلفة عبر الشاشات والكاميرات الرقمية التي في وسع الإدارة الإلكترونية أن تسلِّطها على كل بقعة من مواقعها الإدارية، وكذلك على منافذها وأجهزتها التي يتعامل معها الجمهور، وهكذا يصبح لدى الإدارة تلك الأداة المضمونة الصادقة التي تقيِّم بها أنشطتها، وتتابع بها مواقعها باطمئنان، بعيدًا عن أسلوب المتابعة بالمذكرات والتقارير التي يرفعها الأفراد في الإدارات التقليدية، بما ينتج عنها من مشكلات يأتي في مقدمتها انعدام الشفافية في كثير من الحالات، فضًلا عن بطء هذا الأسلوب.
ويمكن بوضوح كشف هذا الفارق حين نتصور إدارتين؛ إحداهما تجلس في انتظار مراقب أو مجموعة مراقبين أرسلتهم ليكتبوا لها تقريراً عن موقع ما ويتابعوا سير العمل فيه، وأخرى تجلس في مكانها تشاهد حركة العمل في هذا الموقع مباشرة، وتسمع أيضًا كل ما يدور فيه.
- 6- السرية والخصوصية:
تتفوق الإدارة الإلكترونية على الإدارة التقليدية، في قدرتها على الإخفاء والسرية وذلك:
- بما تملكه تلك الإدارة من برامج تمكِّنها من حجب المعلومات والبيانات المهمة، وعدم إتاحتها إلا لذوي الصلاحية الذين يملكون كلمة المرور للنفاذ إلى تلك المعلومات
- ولديها أنظمة منع الاختراق، مما يجعل الوصول إلى أسرارها وملفاتها المحجوبة أمراً بالغ الصعوبة.
اقرأ أيضاً:
- مفهوم الإدارة الإلكترونية
- فوائد الإدارة الإلكترونية
- المراحل الأساسية لتحويل إدارة منظمة من إدارة تقليدية إلى إدارة إلكترونية
- الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية
- مستلزمات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
- أهداف الإدارة الإلكترونية
- متطلبات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
مخاطر تطبيق الإدارة الإلكترونية
عزيزي القارئ على الرغم من الخصائص التي ذكرناها أعلاه فإن هناك مخاطر متنوعة يمكن أن تتعرض إليها المنظمات قد يؤدي إلى إقصائها عن السوق وبالتالي يؤدي إلى تدميرها. نذكر من هذه المخاطر:
- غش الحاسوب (إدخال البيانات/ تخزين البيانات/ تشغيل البيانات).
- التزوير المعلوماتي.
- الإضرار بالبرامج والبيانات.
- تخريب الحاسوب.
- سرقة المعلومات وبرامج الحاسوب.
- النسخ غير المشروع للبرامج.
- التجسس المعلوماتي.
- جرائم الحاسوب.
لذلك يجب على المنظمات التي تسعى للتحول إلى إدارة إلكترونية أخذ الحيطة والحذر عند بناء أنظمتها المعلوماتية والعمل على بناء إجراءات لحماية بياناتها ومعلوماتها لتفادي تلك المخاطر وفي أسوء الظروف للتخفيف من آثارها.
عزيزي القارئ سنتكلم لاحقاً في مقال آخر على هذه المدونة عن كل من تلك المخاطر بشكل مفصل ونقترح بعض الإجراءات التي يمكن التصدي لها.
أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا.
وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
مواضيع اخرى مفيدة
مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا 
7 آراء على “خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها”