عزيزي القارئ إن تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية في أي منظمة سيؤدي إلى إدارة بلا ورق لأن حفظ البيانات وتداولها سيعتمد على الأرشيف الإلكتروني والبريد الإلكتروني والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية، وستتجاوز البعد الزمني لأن خدماتها تستمر على مدار اليوم، كما ستتخلص من التنظيمات الجامدة لأنها ستعمل من خلال المنظمات الشبكية والمنظمات الذكيةبالاعتماد على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات كالهاتف المحمول لإجراء المؤتمرات الإلكترونية والعمل عن بعد متجاوزة بذلك البعد المكاني.
وللوصول إلى تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية بشكل فعَّال لابد من التخطيط الجيد، سنناقش في هذا المقال عملية تخطيط المنظمة سواءً كانت حكومية أو خاصة وتهيئتها لعملية التحول إلى إدارة إلكترونية.
عزيزي القارئ إن التخطيط لأتمتة عمليات وأنشطة المنظمة الداخلية للتحول إلى إدارة إلكترونية يتطلب القيام بالخطوات الآتية: إعداد الدراسة الأولية – إحداث هيكلية تنظيمية تُعنى بإدارة الأعمال والأنشطة في المنظمة إلكترونياً – وضع خطة التنفيذ.
الخطوة الأولى: إعداد الدراسة الأولية
لإعداد هذه الدراسة لا بد من تشكيل فريق عمل يضم في عضويته متخصصين في مجال الإدارة ونظم المعلومات والمعلوماتية، بهدف:
- دراسة واقع حال الإدارة من تقانات معلومات.
- تحديد الاحتياجات المالية اللازمة للتحول إلى إدارة إلكترونية.
- تحديد الاحتياجات البشرية اللازمة للتحول إلى إدارة إلكترونية.
- تحديد الاحتياجات التقنية اللازمة للتحول إلى إدارة إلكترونية.
نتيجة الدراسة السابقة يصل الفريق إلى واحد من القرارات الآتية:
- المنظمة تمتلك المتطلبات اللازمة التي تمكنها من تطبيق الإدارة الإلكترونية التي تدعم عملياتها وأهدافها.
- المنظمة تمتلك تقانات معلومات سابقة ولكن تحتاج إلى تطويرها وزيادتها لتنسجم مع أخر التطورات الحديثة لغرض تطبيق الإدارة الإلكترونية.
- عدم الحاجة إلى تطبيق الإدارة الإلكترونية لأنها غير مجدية للمنظمة.
لتطبيق أحد القرارين الأول أو الثاني نتابع بتنفيذ المرحلتين التاليتين، وإلا نتوقف عن المشروع ونبقي المنظمة تتابع أعمالها وأنشطتها بالأسلوب التقليدي أو باستخدام التقانات الحاسوبية ضمن مجالات محددة.
الخطوة الثانية: إحداث هيكلية تنظيمية تُعنى بإدارة الأعمال والأنشطة إلكترونياً
عند إقرار توصية الفريق من قبل الإدارة العليا لتطبيق الإدارة الإلكترونية يجب تحديد الجهة التي سوف تقوم بوضع الخطط التنفيذية ومتابعة تنفيذها بشكل واضح ضمن الوقت المحدد والخطة والتكاليف المرصودة لها، وهذا يتطلب إحداث هيكلية تنظيمية جديدة في المنظمة تحت اسم (مديرية المعلوماتية أو مركز المعلوماتية أو دائرة الأعمال الإلكترونية، دائرة الأنشطة الإلكترونية، دائرة الشؤون المعلوماتية….) أو أية تسمية لها علاقة بموضوع الإدارة الإلكترونية، مهمتها:
- وضع خطة التنفيذ: وضع المراحل والخطوات التي يجب القيام بها لتحويل أنشطة المنظمة التقليدية إلى أنشطة إلكترونية.
- تحديد المشاركون في عملية التطوير: تحديد الكوادر البشرية المعنيين بتطبيق خطة التنفيذ، وعادة يتم تشكل فريق عمل برئاسة خبير استشاري في نظم المعلومات، يقسم الفريق إلى فريقين الأول “لجنة المعلوماتية” والثاني “لجنة التطوير” وكل فريق له مهامه ووظائفه الخاصة، إلا أنهما مكملين لبعضهما البعض
- اقتراح المعايير والإجراءات الأمنية لحماية البيانات والمعلومات والبرمجيات والأجهزة الحاسوبية وملحقاتها في المنظمة وضمان سلامتها ومتابعة تطبيق تلك الإجراءات.
- تحليل الأخطار المعلوماتية المتوقعة ومراقبتها ووضع خطة الطوارئ والإشراف على اختبارها وتطويرها وتنفيذها.
- متابعة التقدم التقني: نظراً للتطور السريع في مجال تقانات المعلومات وبهدف مواكبة أخر الابتكارات في كافة عناصر الإدارة الإلكترونية من اتصالات وأجهزة وبرمجيات وغيرها لابد من تكليف فريق متخصص في مجال المعلوماتية لإعداد الدراسات بشكل مستمر لتطوير أداء الإدارة الإلكترونية، واقتراح التحديثات اللازمة على آليات الحوسبة المستخدمة بما ينسجم مع التطور التقني.
- الإشراف على أداء الأنظمة المعلوماتية والبرمجيات التي تحتضن بيانات المنظمة.
تنويه: عزيزي القارئ إن الهيكلية التنظيمية المطلوب إنشاءها من المفترض أن تعامل إدارياً وقانونياً ومالياً كأي هيكلية أخرى مثل الشؤون الإدارية، والدائرة المالية، …، ويرأسها شخص ذو خبرة ومعرفة في مجال المعلوماتية بصفة مديراً لها، ومستشاراً على مستوى المنظمة ويكون له دور أساسي ومحوري في اجتماعات الإدارة العليا في المنظمة.
الخطوة الثالثة: وضع خطة التنفيذ
بعد إحداث الهيكلية التنظيمية في المنظمة واللازمة لتطبيق الإدارة الإلكترونية، يتم إعداد خطة متكاملة ومفصلة لكل مراحل التنفيذ، والتي تشمل على:
- تحديد الاحتياجات اللازمة من أجهزة ومعدات وبرمجيات لتطبيق الإدارة الإلكترونية في المنظمة.
- بناء وتطوير الأنظمة المعلوماتية في المنظمة.
- دراسة واقع المعاملات في المنظمة وتحديد جميع التعاملات بين المنظمة وبين جميع المتعاملين معها (موظفين، عملاء، موردين، حكومة) تمهيداً لتحويلها إلى تعاملات إلكترونية.
اقرأ أيضاً:
- مفهوم الإدارة الإلكترونية
- فوائد الإدارة الإلكترونية
- المراحل الأساسية لتحويل إدارة منظمة من إدارة تقليدية إلى إدارة إلكترونية
- الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية
- مستلزمات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
- أهداف الإدارة الإلكترونية
- متطلبات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
- خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها
أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا.
وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
مواضيع اخرى مفيدة
مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا 
7 آراء على “التخطيط للتحول إلى إدارة المنظمة إلكترونياً”