ناقشنا في مقالات سابقة مفهوم الإدارة الإلكترونية وخطوات تحويل اي منظمة من منظمة تدار بشكل تقليدي الى منظمة تدار الكترونياً، واحدى هذه الخطوات “إحداث هيكلية تنظيمية تُعنى بإدارة الأعمال والأنشطة إلكترونياً“ من مهامها تحديد المشاركون في عملية التطوير أي تحديد الكوادر البشرية المعنيين بتطبيق خطة التنفيذ، وعادة يتم تشكل فريق عمل برئاسة خبير استشاري في نظم المعلومات، يقسم الفريق إلى فريقين الأول “لجنة المعلوماتية” والثاني “لجنة التطوير” وكل فريق له مهامه ووظائفه الخاصة، إلا أنهما مكملين لبعضهما البعض.
الفريق الأول: “لجنة المعلوماتية”:
تتألف هذه اللجنة من مدراء الإدارات التي تستخدم الأنظمة المعلوماتية، وبعض كبار مسئولي النظام المعلوماتي (من محللين ومصممين ومبرمجي قواعد البيانات ومسؤولي أمن نظام المعلومات)، بالإضافة إلى أي أعضاء آخرين ترى الإدارة العليا بالمنظمة ضرورة في وجودهم.
تجتمع هذه اللجنة بصورة دورية لتقييم الأوضاع حيث تتولى هذه اللجنة مسؤولية وضع الاستراتيجية التخطيطية والرقابية للأنظمة المعلوماتية، وتتولى أيضاً التأكد من أن نظم المعلومات داخل المنظمة تقدم خدمة فعالة تتفق مع ما هو مخطط له من خلال:
- تقديم التوصيات بخصوص السياسة العامة للإدارة الإلكترونية بالمنظمة: ويتضمن ذلك وضع معايير قياسية لأجهزة الحاسوب داخل المنظمة، اختيار نظام مركزي أو لا مركزي، طريقة تحميل نفقات استخدام الأنظمة المعلوماتية، سياسة حماية البيانات والمصادر المتاحة لعمل الأنظمة المعلوماتية.
- ضمان تحقيق احتياجات كل إدارة على حدة.
- تنظيم الوظائف بالنسبة لمسئولي لأنظمة المعلوماتية: أي تحديد مواصفات وواجبات المناصب للعاملين في حقل المعلوماتية.
- وضع الخطوط العامة لمشروع تطبيق الإدارة الإلكترونية ومراقبة تنفيذها: ويتضمن ذلك تحديد أهداف المشروع والتنسيق بينها وتحديد الميزانيات وإعداد فريق العمل، ومراجعة تقارير تقدم العمل واطلاع الإدارة العليا عليها.
الفريق الثاني: “لجنة التطوير“:
ويقع على عاتقها عملية التحليل والتصميم وبناء للنظام الجديد حسب الاستراتيجية التي وضعتها لجنة المعلوماتية،
وتتألف هذه اللجنة من:
- ممثلين عن إدارة المنظمة: من المتخصصين في تطبيقات مختلفة مالية – محاسبية – صناعية – إحصائية – …الخ
- ممثلين عن المستخدمين أو المستفيدين من النظام: جميع الأفراد الذين يحتمل أن يستخدموا النظام أو يستفيدوا من مخرجاته أو يتأثر به عملهم، فهم القادرون على وصف النظام الحالي وتحديد نقاط القصور فيه وتحديد متطلباتهم من النظام الجديد.
- ممثلين عن إدارة نظم المعلومات: التي ستوفر التسهيلات اللازمة لعمل النظام من تجهيزات حاسوبية وأجهزة طرفية وشبكات نقل بيانات وبرمجيات حاسوبية مختلفة، بالإضافة إلى قيامها بالعمليات اللازمة لإدامة النظام وحمايته.
- أخصائيين في نظم المعلومات: ويطلق عليهم اسم محللين أو مصممين، ويعمل مع المحلل أو المصمم مجموعة من المبرمجين المتخصصين في مجال الحواسيب ومجموعة من جامعي البيانات ومدخليها.
اقرأ أيضاً:
- مفهوم الإدارة الإلكترونية
- فوائد الإدارة الإلكترونية
- المراحل الأساسية لتحويل إدارة منظمة من إدارة تقليدية إلى إدارة إلكترونية
- الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية
- مستلزمات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
- أهداف الإدارة الإلكترونية
- متطلبات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
- خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها
- التخطيط للتحول إلى إدارة المنظمة إلكترونياً
أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
مواضيع اخرى مفيدة
مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا 