عزيزي القارئ في مقالات سابقة تناولنا الكثير من المفاهيم المتعلقة ببيئة الإدارة الإلكترونية، سنتعرف في هذه المقالة على أنشطة إدارية تقوم بها المنظمة لتأمين خدمة معينة للمتعاملين معها تدعى هذه الأنشطة بالتعاملات أو المعاملات Transactions
يقصد بالمعاملة سلسلة من الإجراءات التي يقوم بها المتعاملين مع المنظمة (مراجع، زبون، مورد، موظف …) بمساعدة وإشراف الموظفين للحصول على خدمة معينة.
يمكن تقسيم المعاملات في ظل مفهوم الإدارة الإلكترونية إلى ثلاثة محاور: معاملات بين الجمهور والمنظمة – معاملات بين رجال الأعمال والمنظمة – معاملات بين المنظمة مع المنظمات الأخرى، وكل محور له إجراءاته.
المحور الأول: المعاملات بين الجمهور (لمواطنين المتعاملين، الزبائن) والمنظمة
تقسم جميع المعاملات التي تخص المواطنين المتعاملين مع المنظمة إلى:
- معاملات لا تحتاج إلى مراجعة المواطن بنفسه.
- معاملات من الضروري تواجد المواطن أو من ينوب عنه في كل أو بعض مراحلها.
ومن أجل ذلك يجب تنفيذ الإجراءات الآتية:
- حصر هذه المعاملات.
- تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة.
- تدريب الموظفين على الآلية الجديدة (مسؤولية الجهات التدريبية).
- إصدار أدلة توضيحية خاصة للموظفين (مسؤولية قسم العلاقات العامة).
- إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات إلكترونياً (مسؤولية قسم الأتمتة والتطوير أو القسم المسؤول عن تحليل وتصميم نظم معلومات خاصة لهذا الغرض).
- إصدار أدلة توضيحية خاصة بالمواطنين (مسؤولية قسم العلاقات العامة).
- إصدار برشورات ومنشورات وأدلة لتعريف وتوعية المواطنين على كيفية إنجاز أعمالهم على الشبكة (مسؤولية قسم العلاقات العامة قسم الأتمتة والتطوير).
المحور الثاني: المعاملات بين رجال الأعمال والمنظمة
يعتبر رجال الأعمال صفة اعتبارية بحكم حجم عملهم وطبيعته وتأثيرهم الاقتصادي على المنظمة، وبالتالي فإن إنجاز معاملاتهم مع المنظمة يأخذ طابع خاص يختلف عن المواطنين، وبالتالي يمكن تقسيم معاملاتهم إلى:
- معاملات تنجز بشكل أوتوماتيكي.
- معاملات تتم من خلال الإنجاز الإلكتروني وبحضور رجل الأعمال أو من يمثله.
ومن أجل ذلك يجب تنفيذ جميع الإجراءات السابقة في المحور الأول باستثناء:
- إصدار منشورات وأدلة لتعريف وتوعية رجال الأعمال أو من ينوب عنهم على كيفية إنجاز أعمالهم على الشبكة وهي مسؤولية قسم العلاقات العامة قسم الأتمتة والتطوير.
- إصدار أدلة توضيحية خاصة برجال الأعمال أو من ينوب عنهم (مسؤولية قسم العلاقات العامة).
المحور الثالث: المعاملات بين المنظمة والمنظمات الأخرى
يمكن تحديد الأنشطة التي تمكنن العلاقة بين المنظمة التي نقوم بأتمتتها مع المنظمات الأخرى كما يلي:
- معاملات تنجز بشكل أوتوماتيكي.
- معاملات تتم من خلال المراسلات الإلكترونية.
- معاملات تتم من خلال تكامل قواعد البيانات بين هذه المنظمات.
ومن أجل ذلك يجب تنفيذ الإجراءات الأربعة الأولى في المحور الأول بالإضافة إلى:
- تحديد إجراءات كل دائرة في المنظمة لها علاقة المنظمات الأخرى
- إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات إلكترونياً بحيث يكون هناك تفاعل أوتوماتيكي بين إجراءات المنظمة والمنظمات الأخرى التي لها علاقة.
ولتحقيق تكامل قواعد البيانات بين هذه المنظمات وبهدف عدم تكرار بناء النظم المتشابهة وتحديد مسئولية كل جهة بتوفير البيانات التي هي من اختصاصها لا بد من:
- حصر قواعد البيانات الحالية المتوفرة في تلك المنظمات.
- تحديد البيانات والمعلومات المشتركة في إنجاز المعاملات بين المنظمة والمنظمات الأخرى.
- إيجاد آلية ربط بين هذه البيانات والمعلومات من خلال نظم معلومات خاصة تحدد بعد دراسة كل الإجراءات.
- الاستفادة من الشبكات المحلية المتوفرة في المنظمة والشبكات الواسعة في تحقيق هذا التكامل.
اقرأ أيضاً:
- مفهوم الإدارة الإلكترونية
- فوائد الإدارة الإلكترونية
- المراحل الأساسية لتحويل إدارة منظمة من إدارة تقليدية إلى إدارة إلكترونية
- الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية
- مستلزمات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
- أهداف الإدارة الإلكترونية
- متطلبات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
- خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها
- التخطيط للتحول إلى إدارة المنظمة إلكترونياً
- المشاركون في عملية تطوير الإدارة التقليدية إلى إدارة إلكترونية
أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
مواضيع اخرى مفيدة
مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا 