عزيزي القارئ في هذا المقال سنلقي الضوء على مفهوم الوثيقة وأنواعها ودورتها المستندية، ثم نتطرق إلى نظم إدارة الوثائق ومفهوم الأرشفة لتوثيق الوثائق.
عزيزي القارئ تعتبر البيانات والمعلومات شريان الحياة بالنسبة للمؤسسات والأشخاص معاً، فعلى مستوى الفرد نجد أنه بات يحتاج إلى قاعدة معلومات خاصة ليدير من خلالها مسيرة حياته، وعلى مستوى المؤسسات تنتج وتستقبل المعلومات، وآياً كانت طبيعة تلك المعلومات فيجب أن ترتب وتصنف وتسترجع بطريقة علمية، وبالتالي أصبحت المعلومات في المجتمع المعاصر صناعة ومورداً استراتيجياً للدول.
ويمكن تصنيف البيانات والمعلومات التي تمتلكها المنظمة مهما يكن حجمها أو نوعها إلى نوعين:
النوع الأول: بيانات ومعلومات يمكن إدخالها إلى قاعدة بيانات المنظمة وتنظيمها ومعالجتها وفق مفهوم نظم إدارة قواعد البيانات، وهذا ما تناولناه في مقالات سابق عند الحديث عن الأنظمة المعلوماتية.
النوع الثاني: بيانات ومعلومات مكتوبة يدوياً أو إلكترونياً وموضوعة ضمن قالب معين تدعى الوثيقة الإدارية قد تكون ورقية أو غير ورقية تستخدم لأداء العمل الإداري اليومي في المنظمة، وتكون شاهداً على وظائفها وسياساتها وقراراتها وإجراءاتها وعملياتها أو غير ذلك من أنواع الأنشطة فيها.
تعريف الوثيقة وعناصرها
كلمة وثيقة Document مشتقة من الفعل وثق أي ائتمن، ووثَّق أي أحكم، نقول ووثَّق الأمر أي أحكمه وأثبته، والوثيقة هو المحكم.
من الناحية اللغوية الوثيقة هي كل ما يعتمد عليه أو يرجع إليه لإثبات أمر وإحكامه وإعطائه صفة التحقق، أو يؤتمن على وديعة فكرية أو تاريخية تساعد في البحث العلمى، أو تكشف عن جوهر واقع ما، أو تصف عقاراً أو تؤكد على مبلغ، أو عقد بين اثنين أو أكثر.
أما من الناحية الاصطلاحية الوثيقة هي أي مستند أو محرر مسجل – سواء كان في شكل مخطوط أو مطبوع أو مصوراً أو في مادة سمعية أو بصرية أو مصغر فيلمي أو في شكل إلكتروني – نتج عن تصرف قانونى أو واقعة قانونية لشخص طبيعى أو إعتبارى (مؤسسة).
- والتصرف القانوني هو التصرف الإرادي النابع من إرادة الشخص الفاعل القانوني، وقد يكون تصرف فردي مثل الوقف والهبة والأوامر الصادرة عن المسئولين كلٍ في درجته مثل الرؤساء والملوك والسلاطين والوزراء ورؤساء الحكومات ومدراء الشركات والمؤسسات… الخ، وقد يكون تصرف ثنائي أو زوجي نابع من إرادتين مثل البيع والشراء والزواج والمعاهدات والاتفاقيات بين الدول والمؤسسات والإفراد … الخ، وقد يكون التصرف صادر عن عدة إرادات مثل اتفاقات المشاركة في أي تصرف بين أكثر من شخصين
- أما الواقعة القانونية فهي تصرف لاإرادي، لا دخل لإرادة الشخص فيه مثل الوفاة.
وأياً كان النشاط الصادر عن الشخص الطبيعي أو الإعتباري؛ تصرفاً قانونياً أو واقعة قانونية، فلابد من تضمينه في مستند أو تسجيله في محرر لإثباته وإحكامه وإعطائه صفة التحقق من جهة، وللإعلام عنه، هذا المستند هو الوثيقة.
وبناءً على ماسبق فإن الكتابات الرسمية أو شبه الرسمية والصادرة عن الأفراد مثل الأوامر والقرارات والمراسيم والبراءات والاتفاقيات والمراسلات السياسية، والوثائق الشرعية، والكتابات التي تتناول مسائل الاقتصاد أو التجارة أو عادات الشعوب أو نظمهم وتقاليدهم أو المشروعات أو المقترحات المتنوعة التي تصدر عن المسئولين في الدولة أو التي تقدم إليهم أو المذكرات الشخصية أو اليوميات، وكذلك الصادرة عن المؤسسات والهيئات هي وثائق لأنها تحمل تصرف قانونى أو واقعة قانونية.
وتشمل أنواع الوثائق الوثيقة المكتوبة والوثيقة المرئية والوثيقة المسموعة والرسومات والخرائط والوثائق المحوسبة (HARD DISK – FLOPPY DISK – CD – DVD إلخ…..) والمايكروفورميات (ميكروفيلم/ مايكرو فيش.
واعتماداً على تعريف الوثيقة يمكن تحديد عناصرها بالآتي:
- أن تكون مصدر للمعرفة: أي أنها تحتوي على معلومات تمكن المستفيد من الإعتماد عليها في إثبات حجة أو دفع شبهة أو رد على رأي أو الحصول على معلومة جديدة تفيد في البحث العلمي.
- أن تمتلك قوة الإثبات: أي أن تحتوي بيانات للمسؤولية أو أن تكون مسجلة في الدوائر المختصة أو أن تكون قد حققت سابقاً.
- أن تكون قابلة للانتفاع: حيث تقدم معلومات هي موضع حاجة لدى الباحث مهما كانت صفته.
خصائص الوثيقة
تتميز الوثائق بمجموعة من الخصائص هي:
- الموضوعية وعدم التحيز: حيث يتم تحريرها بشكل موضوعي من جانب الجهة الرسمية التي تنتجها، وهي بهذه الصفة تعتبر جزء لايتجزأ من نشاط المؤسسة التي انتجتها أو تلقتها، لذلك لايتوقع منها سوى الحقيقة باعتبارها جزء من عمل الإدارة التي أنتجتها.
- المصداقية: وتعنى اشتمالها على معلومات صحيحة خالية من الشك لكونها خضعت للوصاية من الجهة الرسمية التي أنتجتها أو من ينوب عنها شرعا أو قانوناً، وذلك على عكس المعلومات الواردة في المصادر الروائية كالكتب والدوريات فهي معرضة بشكل إرادي للخطأ والصواب.
- الطبيعية: حيث تتكون الوثائق طبيعياً من خلال ممارسة الجهة الرسمية لأعمالها وأنشطتها اليومية المستمرة.
- العلاقات المتبادلة: حيث ترتبط كل وثيقة بعلاقات وطيدة مع بقية الوثائق الأخرى سواء أكانت داخل المجموعة الوثائقية أو خارجها، لذلك يكون من الصعب – في أحيان كثيرة – فهم ومحتويات وثيقة ما بدون الرجوع إلى الوثائق الأخرى التي ترتبط بها، لذلك عند التنظيم يحسن ترتيب الوثائق وفقاً لمبدأ المنشأ أو الأصل.
المراحل العمرية للوثائق
الوثائق مثلها مثل كافة الأشياء لها مراحل عمرية، ويقسم علماء الوثائق حياة الوثيقة إلى ثلاث مراحل تعرف بنظرية الأعمار الثلاثة للوثيقة، وقد بنيت هذه النظرية على أساس القيمة الذاتية للوثائق منذ الولادة والنضج حتى التوقف والإهلاك. وهذه المراحل هي:
1- العمر الإداري: وهي المرحلة الأولى وتبدأ منذ إنشاء الوثيقة في المؤسسة الإدارية، وهنا تكون الوثائق مستخدمة بشكل منتظم خلال أوجه النشاط الإداري الجاري للمؤسسة التي أنتجتها، ولذلك توصف الوثائق في هذه المرحلة بأنها نشطة أو جارية، وتسمى بالوثائق الإدارية، ويطلق على هذا المرفق الذي يضمها ويعمل على ضبطها وحفظها وتنظيمها وتيسير إتاحتها للإفادة منها بمركز المعلومات الإدارية.
2- العمر الوسيط: أو المرحلة الثانية حيث يتوقف استخدام الوثيقة الإدارية بصفة منتظمة خلال أوجه النشاط الجاري ولكنها تحتفظ ببعض الاستخدامات الإدارية العرضية ولذلك توصف الوثائق في هذه المرحلة بأنها غير نشطة أو غير جارية وتسمى بالمحفوظات، وهنا تمر الوثائق في هذه المرحلة بأخطر فترات حياتها حيث يتقرر مصيرها بصفة نهائية فهي إما أن تحيا وتحول إلى الأرشيف التاريخي لتستخدم كمصدر للبحث العلمي والتاريخي، وإما أن تعدم فوراً، وحتى لا يكون الحكم على مصيرها مستعجلاً ولكي تتوافر ضمانات الدقة وعدم التسرع توضع في مكان مستقل يتولى أمر فحصها وتقييمها والحكم عليها، فضلاً عن حفظها بقصد الرجوع إليها عند الحاجة، وهذا المكان يطلق عليه مركز الأرشيف الوسيط، أو دار المحفوظات.
3- العمر التاريخي: أو المرحلة الثالثة في حياة الوثيقة حيث أصبحت لا تطلب الاستخدام الإداري وتم تقييمها في مركز الأرشيف الوسيط والحكم عليها بالحفظ الدائم لقيمتها الدائمة كمصدر لدراسة تاريخ الدولة، وتسمى الوثائق في هذه المرحلة بالوثائق التاريخية أو الأرشيف، ويطلق على المرفق الذي يضمها ويعمل على ضبطها وحفظها وتنظيمها وتيسير إتاحتها للإفادة منها من قبل الباحثين والمؤرخين بدار الوثائق التاريخية أو مركز الوثائق القومية.
مثال (1): وثيقة قرار ضبط الرسوم الجامعية: العمر الإداري لها عادة عام دراسي واحد، بعده يبدأ العمر الوسيط بأرشفتها في دائرة شؤون الطلاب والامتحانات وعادة لمدة عشر سنوات (الفترة التي يكون قد تخرج خلاها الطالب من الجامعة)، ثم يتم نقلها إلى الارشيف الدائم كوثيقة تاريخية.
مثال (2): وثيقة تعليمات تحصيل الضرائب العقارية، العمر الإداري لها ينتهي بصدور وثيقة تعليمات تحصيل الضرائب العقارية أخرى تعديلاً عليها، ثم يبدأ العمر الوسيط بأرشفتها لفترة تحدد حسب التعليمات التي تنظم آلية عمل مثل تلك الوثائق، ثم تنقل إلى الأرشيف الدائم كوثيقة تاريخية.
تصنيف الوثائق الإدارية
يمكن تصنيف الوثائق المستخدمة في المنظمات وفقاً لعدد من المعايير:
1- حسب معيار نوع المادة المكونة لها تصنف إلى: الوثائق الورقية – الوثائق السمعية أو الصوتية – الوثائق البصرية – الوثائق الفيلمية – الوثائق الإلكترونية أو الرقمية.
2- حسب معيار الموضوعات المحتواة فيها تصنف إلى: الوثائق الدينية – الوثائق السياسية – الوثائق الاقتصادية – الوثائق العسكرية -الوثائق الإدارية – الوثائق التاريخية – الوثائق الأدبية.
3- حسب معيار علاقتها بالمؤسسات تصنف إلى: وثائق المؤسسات الحكومية – وثائق الجامعات – وثائق المعابد والأديرة – وثائق المصارف – وثائق المجالس التشريعية -وثائق المؤسسة العسكرية – وثائق المحاكم.
4- حسب معيار مصدرها تصنف إلى: الوثائق العامة: وهي الصادرة عن السلطة العامة والخاصة بالمجتمع ككل مثل الدساتير والقوانين والمعاهدات – الوثائق الخاصة: وهي الخاصة بالتصرفات القانونية للأفراد طبيعيين أو اعتباريين.
5- حسب معيار تداولها والاطلاع عليها تصنف إلى:
- وثائق يجوز الاطلاع عليها وتداولها وهي التي تتعلق بموضوعات عامة غير سرية وتم نشرها أو إبلاغها للجهات والأشخاص الطبيعيين والاعتباريين، وتتاح مثل هذه الوثائق للباحثين والدارسين للاستفادة منها في البحث العلمى، ومن أمثلتها الأنظمة واللوائح والسياسات والخطط والبرامج والميزانيات والإحصاءات والتقارير.
- وثائق يحظر تداولها لغير الموظفين المختصين أو بأمرهم لسريتها أو لاشتمالها على معلومات تخص أشخاص معينين أو مؤسسات محددة وليس من المصلحة الاطلاع عليها أو إفشاء ما تتضمنه من معلومات
6- حسب معيار المراحل العمرية للوثيقة تصنف إلى ثلاثة أنواع هي: الوثائق الإدارية – وثائق المحفوظات – الوثائق التاريخية.
أنواع الوثائق حسب معيار المراحل العمرية للوثيقة
تصنف الوثائق الإدارية حسب معيار المراحل العمرية للوثيقة إلى ثلاثة أنواع هي: الوثائق الإدارية ووثائق المحفوظات والوثائق التاريخية، حيث يعتبر هذا التصنيف الوثائق التصنيف الوظيفي الشائع بين المتخصصين، والأساس في عملية التوثيق والأرشفة.
أولاً: الوثيقة الإدارية: هي الوثيقة الورقية وغير الورقية التي تستخدم لأداء العمل الإداري اليومي في المنظمة، وتكون شاهداً على وظائفها وسياساتها وقراراتها وإجراءاتها وعملياتها….، لذلك يسميها البعض بالوثائق النشطة.
وبناءً على التعريف فإن الوثيقة الإدارية:
- تشمل على كافة أنواع الوثائق الإدارية بأنواعها وأشكالها وأحجامها المختلفة.
- يتم تداولها من خلال عمل الأجهزة الإدارية.
- يتم حفظها تبعاً لقيمتها الإدارية، حيث يتم حفظها لفترات قصيرة ثم يتم الاستغناء عنها إما بإعدامها أو ترحيلها لأماكن حفظها النهائي في أرشيف المنظمة.
- تستخدم للاستناد إليها كقيمة اثباتية لاجراءات المنظمة أو عند طلب معلومات معينة منها أو لاستكمال اجراءات العمل اليومي.
ويمكن القول إن الوثائق الإدارية هي سائل الحياة لأي منظمة مهما يكن نوعها وحجمها لما تحويه من معلومات إدارية بالنسبة للعمل الإداري بأنواعه المختلفة (المالية أو الإدارية أو القانونية أو الفنية أو …)، ويأتي أهميتها في:
- أنه يتم انشائها كنتيجة لسير العمل اليومي للجهة التي أنشأتها أو استقبلتها.
- أنها تحتوي على المعلومات الإدارية التي تخدم أهداف تلك الجهة.
- احتوائها على معلومات على درجة عالية من الصحة، يمكن الوثوق بها والاعتماد عليها كمصدر هام من مصادر المعلومات للإدارة والبحث على حد سواء.
لذا يجب العمل على تداول الوثائق الإدارية داخل المنظمة بطريقة منظمة وسهلة غير معقدة، حيث أن توقف تداولها يعني توقف أعمال المنظمة، كما أن تعقدها يعني تعقد أداء وظائف المنظمة، في حين أنه في حال توفر نظام جيد لإدارتها بطريقة منظمة وبسيطة فإن ذلك ينعكس بصورة واضحة على نظام العمل بالممنظمة ويعمل على تحقيق أهدافها بشكل دقيق ومنظم أكثر، وبمجهود وتكلفة أوفر ووقت أقصر.
ثانياً: وثائق المحفوظات: هي جميع الوثائق الإدارية التي انعدم تداولها تماماً في إداراتها المنشئة وفقدت بالتالي قيمتها الإدارية وتم حفظها في مكان منعزل بغرض تقييمها وغربلتها وانتقاء ماله قيمة للأبحاث التاريخية والاقتصادية والاجتماعية تمهيداً لتحويلها إلى دار الوثائق التاريخية والنظر في إهلاك ما ليس له تلك القيمة، لذلك يسميها البعض بالوثائق الغير نشطة.
ولوثائق المحفوظات نفس أهمية الوثائق في مرحلتها الإدارية حيث:
- يرجع إليها كأدلة إثبات عند الدخول في منازعات داخل المنظمة أو بين المنظمة وأي جهة أخرى.
- تستخدم في عمليات صنع القرار بالنسبة للمديرين ومتخذي القرار.
- تستخدم كمرجع تاريخى لأعمال المنظمة.
- تجيب على أسئلة مختلفة عن تطور سير العمل الإدارى بالمنظمة.
ثالثاً: الوثائق التاريخية: هي ذلك الجزء من المحفوظات التي وضحت تماماً قيمته للأبحاث التاريخية والاقتصادية والاجتماعية والقانونية، وأودعت في دار الوثائق التاريخية ونظمت بالشكل العلمي الذي يجعلها صالحة للاستخدام من جانب الباحثين.
وتبدو أهمية الوثائق التاريخية في الآتي:
- بوصفها رصيد الشعوب وذاكرته ومن أهم مصادر المعرفة، حيث تعد الوثائق من المصادر الأصلية والأساسية لدراسة التاريخ والحضارة لكونها منبعاً مادياً أصلياً يجد فيه الباحث والمؤرخ الكثير من الحقائق الأصلية التي تحتوي على معلومات تاريخية تتناول مسائل السياسة والاقتصاد والتجارة وعادات الشعوب وتقاليدهم ونظم الحكم، وكل ما يتعلق بالحقائق العلمية والحضارية عن الماضي، فهي الذاكرة الحية للأوطان تعين في فهم الماضي والكشف عن أسرار قواعد العلوم وأصولها في كل المجالات الطب، الفلك، النظم السياسية، الاقتصاد، والمال والفن والثقافة…إلخ.
- بوصفها مصدراً رئيساً للتاريخ، حيث أن العلاقة بين علمي التاريخ والوثائق علاقة عضوية تربط بين المؤرخ وعالم الوثائق برباط الهدف الذي يسعى إليه كل منهما وهو الوصول إلى الحقيقة، ولقد أصبح المنهج الوثائقي أحد الروافد الأساسية في مجرى الحقائق التاريخية فبدون الوثائق وأشكالها المختلفة لا يمكن كتابة التاريخ، وأي تاريخ يكتب في غياب الوثائق، تاريخ ينقصه الكثير من الحقائق.
- أهميتها السياسة والقانونية فالوثائق هي التي تسجل بها أحداث الدولة وأعمالها الرسمية، وغير الرسمية، ولا شك أنها اكتسبت قيمتها التاريخية والسياسية فيما دون فيها من حقائق ثابتة ينتفع بها في دعم حق من الحقوق أو البرهنة على رأي والاستدلال على حالة من الحالات.
- أهميتها اللغوية حيث تفيد الباحث في علم اللغة وفقه اللغة في رصد تطور اللهجات واللغات والمصطلحات التي كانت تستعمل في وقت معين في منطقة محددة.
الدورة المستندية للوثائق
يقصد بالدورة المستندية هي مجموعة الإجراءات والمراحل التي تمر بها المكاتبات الواردة إلى الجهة منذ ورودها حتى حفظها بملف موضوعها، وكذلك المكاتبات الصادرة عن الجهة منذ إعدادها حتى خروجها إلى الجهة المعنية، وليس المقصود بالمكاتبات هنا المراسلات فقط وإنما كل ما يرد إلى إدارة المنظمة من وثائق إدارية. وتمر الدورة المستندية بسبعة مراحل:
- مرحلة الإنشاء: حيث يتم تدوين المعلومات في شكل مادي قابل للتداول والتناول داخل المنظمة وخارجها.
- مرحلة التسجيل: وهذه المرحلة بمثابة شهادة ميلاد للوثيقة (سواء الصادرة أم الواردة) حيث يتم إثباتها في سجلات المؤسسة بطريقة محددة سلفاً، وفي هذه المرحلة يتم تصنيفها.
- مرحلة التوزيع: وهي عملية توجيه الوثيقة من إدارة إلى أخرى لاستكمال الإجراء المناسب باستخدام أدوات تٌسرع وصول الوثيقة وحفظ محتواها من معلومات.
- مرحلة الانتفاع: وفي هذه المرحلة يتم تنفيذ ما ورد في الوثيقة.
- مرحلة الحفظ: حيث يتم حفظ الوثائق لفترات ممتدة أو مؤقتة حسب أهميتها، وذلك في الأماكن المخصصة للحفظ أي يتم تسكين الوثيقة في ملف موضوعها ثم حفظ الملف ذاته داخل ترتيبه في نظام التصنيف.
وتعد مرحلة الحفظ من أهم مراحل الدورة المستندية للوثائق، تستند إلى نظام جيد للتصنيف والترتيب، إضافة إلى مكان مناسب يحقق متطلبات السلامة والأمن.
- مرحلة الاسترجاع: وهي عملية استرداد الوثيقة عند الحاجة إلى ذلك من موضع حفظها وذلك باستخدام أدوات البحث والاسترجاع التي يوفرها نظام الحفظ.
- مرحلة التقويم: وهي المرحلة الأخيرة للوثائق حيث يتم تقويمها ومن ثم الإتلاف أو الاستبعاد والتحويل إلى الأرشيف الوسيط وذلك بعد انتهاء فترة الانتفاع منها وانعدام قيمة الاحتفاظ بها
التوثيق وإدارة الوثائق إلكترونياً
التوثيق Auditing: يقصد به توثيق كافة العمليات التي تتم على كل وثيقة مثل: من اطلع عليها، أو قام بتعديلها، وغيرها من العمليات التي تمت من قبل أي شخص له أحقية الوصول لهذه الوثيقة، وبما أن فترة حياة الوثيقة قد لا تبقى كما هي، فإن هناك المزيد من الشروحات أو الملاحظات أو الأختام أو التواقيع عليها، فهناك عدة إصدارات من هذه الوثيقة خلال فترة حياتها ولكن بإضافات أو تعديلات عليها مثلاً توقيع إضافي أو ختم أو مرفق على سبيل المثال.
في يومنا الحالي وفي المستقبل القريب بدء اعتمادنا على الأوراق يقل وبدأت تحل عنها المراسلات والملفات الإلكترونية ولذا فإن تطبيقات إدارة الوثائق لا تدعم فقط الوثائق الورقية التي حولت إلى صور بهيئة إلكترونية، لتكون بصيغة ملفات إلكترونية بل تدعم كذلك الملفات الإلكترونية بصيغها المتعددة، على سبيل المثال ملفات مايكروسوفت اوفيس مثل (MS Word) أو (MS Excel) وغيرها، وبما أن هذه الملفات إلكترونية فإن هناك المزيد من الخصائص التي يمكن أن تتاح لها.
ويعد التوثيق الإلكتروني واحد من المواضيع المهمة في تكنولوجيا المعلومات والذي واكب التطور السريع الحاصل في عالم صناعة البرمجيات وبالأخص مع ظهور مفاهيم جديدة مثل الإدارة الإلكترونية والأعمال الإلكترونية والحكومة الإلكترونية والتجارة الإلكترونية.
والتوثيق ليس فقط للمستندات بكل أنواعها بل إنه يمكن ان يكون للأشخاص من خلال تحديد درجة الثقة التي يمكن أن تُمنح للتأكيد بأن مستخدم ما هو من يزعم أنه هو.
لذلك يعرف التوثيق الإلكترونيElectronic documentation :
- بالنسبة للمستندات هو تحويل هذه المستندات بكل أنواعها (ورقية وصور وصوت ومرئية) كما في الشكل (1) من شكلها الحالي الفيزيائي إلى شكل إلكتروني يسهل التعامل معه ونشره وتداوله بين أكبر شريحة ممكنة من المستخدمين.
- بالنسبة إلى ما يخص الأشخاص والجهات الرسمية: فالأمر مختلف عن سابقه فهنا نحن بحاجة إلى اثبات هوية الشخص أو الجهة التي تدعي ما تدعيه، والتي يمكن أن يتم من خلال عدة أساليب: البصمة الإلكترونية، قراءة قزحية العين، بصمة الصوت، التوقيع الالكتروني، بعض أنواع الباركود (QR)، البريد الإلكتروني.
ويقصد بإدارة الوثائق بأنها عملية رعاية الوثائق من لحظة إنشائها في الإدارات ومتابعة هذه الوثائق حتى يتقرر مصيرها النهائي سواء بالحفظ الدائم أم بإتلافها. ومع التطور التقني والحاسوبي والحاجة إلى آلية لرعاية الوثائق وأرشفتها، أنتجت شركات البرمجة العديد من الأنظمة الحاسوبية لإدارة الوثائق تدعى “نظم إدارة الوثائق الإلكترونية Electronic document management systems EDMS”، نذكر منها على سبيل المثال:
- نظام enVision الذي يهدف بشكل رئيسي إلى العمل في بيئة إلكترونية تُمكن مشغلة من استخدام المعلومات والوثائق غير المرتبة من نقطة واحده سهلة الوصول إليها، وبطريقة تسمح بخاصًية تعدد فتح الوثائق والملفات المختلفة مع بعضها في الوقت ذاته. كما يدعم البرنامج لغات عديدة منها الإنجليزية والعربية ويتيح القدرة على الاندماج بسهولة مع مختلف الأنظمة المحلية الطرفية (LDAP, Active Directory العائدة لنظام تشغيل Windows ونظام SAP, ونظم تخطيط موارد المؤسسات الأخرىERP) , ومع مزودي الخدمات عبر الإنترنت.
صيغ التوثيق الإلكتروني للمستندات
يتم تحويل المستندات إلى مستندات إلكترونية بالاعتماد على احدى الصيغ التالية:
- صيغة TIFF: يشير الاختصار TIFF إلى (Tagged Image File Format) تنسيق الملف كصورة، هذه التقنية تقوم بتحويل المستندات الورقية إلى مستندات إلكترونية من خلال الماسح الضوئي. أول ظهور له في عام 1987.
- صيغة PDF: يشير اختصار PDF إلى (Portal Document Format) تنسيق الوثيقة المحمولة، كان أول ظهور له في عام 1992، هذه التقنية تقوم بتحويل المستندات وعرضها وطباعتها على أي حاسوب بغض النظر عن نوع الجهاز ونظام التشغيل.
أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم ونالت إعجابكم وإلى مواضيع قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وأريد أن أطلب منكم ألا تترددوا أبداً في طرح أي سؤال علينا في التعليقات أو من خلال صفحتنا الرسمية على الفيس بوك حيث نتواجد هناك باستمرار. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
وإلى لقاءٍ قريب.
المرجع
- نائب إبراهيم & نعساني سماح – كتاب “الإدارة الإلكترونية بين التنظير والتطبيق – منشورات دار نيل والفرات كوم – www.nwf.com – 2023
- نائب إبراهيم وحيدري رغد–كتاب “الأتمتة الإدارية” –منشورات جامعة حلـب – 2023
اقرأ أيضاً:
- نظام البريد الإلكتروني كأحد الأنظمة الحاسوبية اللازمة لدعم إدارة علاقة المنظمة الإلكترونية مع المواطن
- الأتمتة الإدارية كأول خطوة في مرحلة بناء البنية التحتية للإدارة الإلكترونية
- محددات الأتمتة الإدارية وآليات التغلب عليها
- مستلزمات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
- أهداف الإدارة الإلكترونية
- متطلبات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
- خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها
- التخطيط للتحول إلى إدارة المنظمة إلكترونياً
- متطلبات الأتمتة الإدارية للتحول إلى إدارة المنظمة إلكترونياً
- البنية التحتية للأتمتة الإدارية
مواضيع اخرى مفيدة
مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا 