مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا

ناقشنا في مقالات سابقة مفهوم الإدارة الإلكترونية وخطوات تحويل اي منظمة من منظمة تدار بشكل تقليدي الى منظمة تدار الكترونياً، واحدى هذه الخطوات “إحداث هيكلية تنظيمية تُعنى بإدارة الأعمال والأنشطة إلكترونياً“ من مهامها تحديد المشاركون في عملية التطوير أي تحديد الكوادر البشرية المعنيين بتطبيق خطة التنفيذ، وعادة يتم تشكل فريق عمل برئاسة خبير استشاري في نظم المعلومات، يقسم الفريق إلى فريقين الأول “لجنة المعلوماتية” والثاني “لجنة التطوير” وكل فريق له مهامه ووظائفه الخاصة، إلا أنهما مكملين لبعضهما البعض.

الفريق الأول: “لجنة المعلوماتية”:

تتألف هذه اللجنة من مدراء الإدارات التي تستخدم الأنظمة المعلوماتية، وبعض كبار مسئولي النظام المعلوماتي (من محللين ومصممين ومبرمجي قواعد البيانات ومسؤولي أمن نظام المعلومات)، بالإضافة إلى أي أعضاء آخرين ترى الإدارة العليا بالمنظمة ضرورة في وجودهم.

تجتمع هذه اللجنة بصورة دورية لتقييم الأوضاع حيث تتولى هذه اللجنة مسؤولية وضع الاستراتيجية التخطيطية والرقابية للأنظمة المعلوماتية، وتتولى أيضاً التأكد من أن نظم المعلومات داخل المنظمة تقدم خدمة فعالة تتفق مع ما هو مخطط له من خلال:

• تقديم التوصيات بخصوص السياسة العامة للإدارة الإلكترونية بالمنظمة: ويتضمن ذلك وضع معايير قياسية لأجهزة الحاسوب داخل المنظمة، اختيار نظام مركزي أو لا مركزي، طريقة تحميل نفقات استخدام الأنظمة المعلوماتية، سياسة حماية البيانات والمصادر المتاحة لعمل الأنظمة المعلوماتية.
• ضمان تحقيق احتياجات كل إدارة على حدة.
• تنظيم الوظائف بالنسبة لمسئولي لأنظمة المعلوماتية: أي تحديد مواصفات وواجبات المناصب للعاملين في حقل المعلوماتية.
• وضع الخطوط العامة لمشروع تطبيق الإدارة الإلكترونية ومراقبة تنفيذها: ويتضمن ذلك تحديد أهداف المشروع والتنسيق بينها وتحديد الميزانيات وإعداد فريق العمل، ومراجعة تقارير تقدم العمل واطلاع الإدارة العليا عليها.

الفريق الثاني: “لجنة التطوير“:

 ويقع على عاتقها عملية التحليل والتصميم وبناء للنظام الجديد حسب الاستراتيجية التي وضعتها لجنة المعلوماتية،

 وتتألف هذه اللجنة من:

1. ممثلين عن إدارة المنظمة: من المتخصصين في تطبيقات مختلفة مالية – محاسبية – صناعية – إحصائية – …الخ
2. ممثلين عن المستخدمين أو المستفيدين من النظام: جميع الأفراد الذين يحتمل أن يستخدموا النظام أو يستفيدوا من مخرجاته أو يتأثر به عملهم، فهم القادرون على وصف النظام الحالي وتحديد نقاط القصور فيه وتحديد متطلباتهم من النظام الجديد.
3. ممثلين عن إدارة نظم المعلومات: التي ستوفر التسهيلات اللازمة لعمل النظام من تجهيزات حاسوبية وأجهزة طرفية وشبكات نقل بيانات وبرمجيات حاسوبية مختلفة، بالإضافة إلى قيامها بالعمليات اللازمة لإدامة النظام وحمايته.
4. أخصائيين في نظم المعلومات: ويطلق عليهم اسم محللين أو مصممين، ويعمل مع المحلل أو المصمم مجموعة من المبرمجين المتخصصين في مجال الحواسيب ومجموعة من جامعي البيانات ومدخليها.

اقرأ أيضاً:

• مفهوم الإدارة الإلكترونية
• فوائد الإدارة الإلكترونية
• المراحل الأساسية لتحويل إدارة منظمة من إدارة تقليدية إلى إدارة إلكترونية
• الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية
• مستلزمات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
• أهداف الإدارة الإلكترونية
• متطلبات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
• خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها
• التخطيط للتحول إلى إدارة المنظمة إلكترونياً

أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

مواضيع اخرى مفيدة

1. مفهوم الموقع الإلكتروني
2. فوائد بناء موقع إلكتروني
3. تصنيف المواقع الإلكترونية
4. طرق بناء المواقع الإلكترونية
5. تعرف على نافذة الاكسل 2016 الرئيسية
6. مفهوم نظم المعلومات
7. ماهي أنواع المنصات
8. كيفي أحمي مصنف (ملف) الاكسل في اكسل 2016 

عزيزي القارئ إن تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية في أي منظمة سيؤدي إلى إدارة بلا ورق لأن حفظ البيانات وتداولها سيعتمد على الأرشيف الإلكتروني والبريد الإلكتروني ‏والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية، وستتجاوز البعد الزمني لأن خدماتها تستمر على مدار اليوم‎، كما ستتخلص من التنظيمات الجامدة لأنها ستعمل من خلال المنظمات الشبكية والمنظمات الذكيةبالاعتماد على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات كالهاتف المحمول ‎لإجراء المؤتمرات الإلكترونية والعمل عن بعد متجاوزة بذلك البعد المكاني‎.

وللوصول إلى تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية بشكل فعَّال لابد من التخطيط الجيد، سنناقش في هذا المقال عملية تخطيط المنظمة سواءً كانت حكومية أو خاصة وتهيئتها لعملية التحول إلى إدارة إلكترونية.

عزيزي القارئ إن التخطيط لأتمتة عمليات وأنشطة المنظمة الداخلية للتحول إلى إدارة إلكترونية يتطلب القيام بالخطوات الآتية: إعداد الدراسة الأولية – إحداث هيكلية تنظيمية تُعنى بإدارة الأعمال والأنشطة في المنظمة إلكترونياً – وضع خطة التنفيذ.

الخطوة الأولى: إعداد الدراسة الأولية

لإعداد هذه الدراسة لا بد من تشكيل فريق عمل يضم في عضويته متخصصين في مجال الإدارة ونظم المعلومات والمعلوماتية، بهدف:

1. دراسة واقع حال الإدارة من تقانات معلومات.
   1. تحديد الاحتياجات المالية اللازمة للتحول إلى إدارة إلكترونية.
   1.  تحديد الاحتياجات البشرية اللازمة للتحول إلى إدارة إلكترونية.
   1. تحديد الاحتياجات التقنية اللازمة للتحول إلى إدارة إلكترونية.

نتيجة الدراسة السابقة يصل الفريق إلى واحد من القرارات الآتية:

1. المنظمة تمتلك المتطلبات اللازمة التي تمكنها من تطبيق الإدارة الإلكترونية التي تدعم عملياتها وأهدافها.
2. المنظمة تمتلك تقانات معلومات سابقة ولكن تحتاج إلى تطويرها وزيادتها لتنسجم مع أخر التطورات الحديثة لغرض تطبيق الإدارة الإلكترونية.
3. عدم الحاجة إلى تطبيق الإدارة الإلكترونية لأنها غير مجدية للمنظمة.

لتطبيق أحد القرارين الأول أو الثاني نتابع بتنفيذ المرحلتين التاليتين، وإلا نتوقف عن المشروع ونبقي المنظمة تتابع أعمالها وأنشطتها بالأسلوب التقليدي أو باستخدام التقانات الحاسوبية ضمن مجالات محددة.

الخطوة الثانية: إحداث هيكلية تنظيمية تُعنى بإدارة الأعمال والأنشطة إلكترونياً

عند إقرار توصية الفريق من قبل الإدارة العليا لتطبيق الإدارة الإلكترونية يجب تحديد الجهة التي سوف تقوم بوضع الخطط التنفيذية ومتابعة تنفيذها بشكل واضح ضمن الوقت المحدد والخطة والتكاليف المرصودة لها، وهذا يتطلب إحداث هيكلية تنظيمية جديدة في المنظمة تحت اسم (مديرية المعلوماتية أو مركز المعلوماتية أو دائرة الأعمال الإلكترونية، دائرة الأنشطة الإلكترونية، دائرة الشؤون المعلوماتية….) أو أية تسمية لها علاقة بموضوع الإدارة الإلكترونية، مهمتها:

1. وضع خطة التنفيذ: وضع المراحل والخطوات التي يجب القيام بها لتحويل أنشطة المنظمة التقليدية إلى أنشطة إلكترونية.
2. تحديد المشاركون في عملية التطوير: تحديد الكوادر البشرية المعنيين بتطبيق خطة التنفيذ، وعادة يتم تشكل فريق عمل برئاسة خبير استشاري في نظم المعلومات، يقسم الفريق إلى فريقين الأول “لجنة المعلوماتية” والثاني “لجنة التطوير” وكل فريق له مهامه ووظائفه الخاصة، إلا أنهما مكملين لبعضهما البعض
3. اقتراح المعايير والإجراءات الأمنية لحماية البيانات والمعلومات والبرمجيات والأجهزة الحاسوبية وملحقاتها في المنظمة وضمان سلامتها ومتابعة تطبيق تلك الإجراءات.
4. تحليل الأخطار المعلوماتية المتوقعة ومراقبتها ووضع خطة الطوارئ والإشراف على اختبارها وتطويرها وتنفيذها.
5. متابعة التقدم التقني: نظراً للتطور السريع في مجال تقانات المعلومات وبهدف مواكبة أخر الابتكارات في كافة عناصر الإدارة الإلكترونية من اتصالات وأجهزة وبرمجيات وغيرها لابد من تكليف فريق متخصص في مجال المعلوماتية لإعداد الدراسات بشكل مستمر لتطوير أداء الإدارة الإلكترونية، واقتراح التحديثات اللازمة على آليات الحوسبة المستخدمة بما ينسجم مع التطور التقني.
6. الإشراف على أداء الأنظمة المعلوماتية والبرمجيات التي تحتضن بيانات المنظمة.

تنويه: عزيزي القارئ إن الهيكلية التنظيمية المطلوب إنشاءها من المفترض أن تعامل إدارياً وقانونياً ومالياً كأي هيكلية أخرى مثل الشؤون الإدارية، والدائرة المالية، …، ويرأسها شخص ذو خبرة ومعرفة في مجال المعلوماتية بصفة مديراً لها، ومستشاراً على مستوى المنظمة ويكون له دور أساسي ومحوري في اجتماعات الإدارة العليا في المنظمة.

الخطوة الثالثة: وضع خطة التنفيذ

بعد إحداث الهيكلية التنظيمية في المنظمة واللازمة لتطبيق الإدارة الإلكترونية، يتم إعداد خطة متكاملة ومفصلة لكل مراحل التنفيذ، والتي تشمل على:

1. تحديد الاحتياجات اللازمة من أجهزة ومعدات وبرمجيات لتطبيق الإدارة الإلكترونية في المنظمة.
2. بناء وتطوير الأنظمة المعلوماتية في المنظمة.
3. دراسة واقع المعاملات في المنظمة وتحديد جميع التعاملات بين المنظمة وبين جميع المتعاملين معها (موظفين، عملاء، موردين، حكومة) تمهيداً لتحويلها إلى تعاملات إلكترونية.

اقرأ أيضاً:

• مفهوم الإدارة الإلكترونية
• فوائد الإدارة الإلكترونية
• المراحل الأساسية لتحويل إدارة منظمة من إدارة تقليدية إلى إدارة إلكترونية
• الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية
• مستلزمات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
• أهداف الإدارة الإلكترونية
• متطلبات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
• خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها

أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا.

وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

مواضيع اخرى مفيدة

1. مفهوم الموقع الإلكتروني
2. فوائد بناء موقع إلكتروني
3. تصنيف المواقع الإلكترونية
4. طرق بناء المواقع الإلكترونية
5. تعرف على نافذة الاكسل 2016 الرئيسية
6. مفهوم نظم المعلومات
7. ماهي أنواع المنصات
8. كيفي أحمي مصنف (ملف) الاكسل في اكسل 2016 

عزيزي القارئ لقد أتقنت من خلال المدونة “مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا”  التعامل مع النافذة الرئيسية لبرنامج الاكسل واكتسبت مهارات التعامل مع خلايا وورقة العمل في اكسل 2016،  وتعرفت على مفهوم الصيغة ومهارات التعامل مع الصيغ، وتعرفت أيضاً على مفهوم الدالة في الاكسل ومهارات التعامل مع الدوال. سنتعرف في هذه المقالة على التعبئة التلقائية للبيانات في خلايا اكسل 2016

أولاً: التعبئة التلقائية لعدة خلايا دفعة واحدة: لتعبئة مجموعة خلايا متجاورة أو متباعدة بعبارة أو كلمة دفعة واحدة، اتبع الخطوات التالية:

1. حدد جميع الخلايا المراد تعبئتها.
   1. اكتب العبارة أو الكلمة في تلك الخلايا، حيث ستظهر المدخلات في الخلية الأولى من الخلايا المحددة.
   1. اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl ثم مفتاح الإدخال Enter، عندئذ يتم نسخ العبارة أو الكلمة في جميع الخلايا المحددة.

تطبيق (1): أدخل كلمة “تطبيقات” في جميع الخلايا من E2 ولغاية K10.

من أجل ذلك قم بما يلي:

1. حدد الخلايا من E2 ولغاية K10.
2. ادخل من لوحة المفاتيح العبارة “تطبيقات”.
3. اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl ثم مفتاح الإدخال Enter،عندها سيتم تعبئة جميع الخلايا المحددة بالكلمة “تطبيقات”.

تطبيق (2): أدخل كلمة “اكسل” في جميع الخلايا A1 ، B3، B5 ، C4 ، E8

من أجل ذلك قم بما يلي:

• حدد الخلايا A1 ، B3، B5 ، C4 ، E8 بالاستعانة بمفتاح ctrl.
• ادخل من لوحة المفاتيح كلمة “اكسل”.
• اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl ثم مفتاح الإدخال Enter،عندها سيتم تعبئة جميع الخلايا المحددة بالكلمة “اكسل”.

ثانياً: التعبئة التلقائية باستخدام مقبض التعبئة: يساعد مقبض التعبئة مستخدمو الاكسل في اختصار الوقت والجهد لدى إدخال بعض البيانات المستخدمة بشكل متكرر مثل محتوى احدى الخلايا، أو الأرقام المتسلسلة أو أسماء الأشهر والأيام، أو قائمة من الأسماء يتكرر إدخالها في خلايا الاكسل.

وللتعرف على استخدامات مقبض التعبئة الآتية، اطلع على المقالة “استخدام مقبض التعبئة في نسخ البيانات في اكسل 2016”:

1. استخدام مقبض التعبئة لنسخ محتوى خلية على عدة خلايا متجاورة.
2. استخدام مقبض التعبئة لإدخال سلاسل الرقمية.
3. استخدام مقبض التعبئة لإدخال سلاسل نصية موجودة مسبقاً.

في النهاية أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه المقالة مفيدة وتساعدكم لمعرفة المزيد عن الاكسل، وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

المرجع

• نائب إبراهيم –كتاب “تطبيقات الحاسوب في الإدارة (باستخدام الاكسل)” –منشورات جامعة حلـب

اقرأ أيضاً:

1. نافذة الاكسل 2016 الرئيسية
2. المصنف في اكسل 2016
3. ورقة العمل في اكسل 2016
4. مهارات التعامل مع خلايا وورقة العمل في اكسل 2016
5. مهارات التعامل مع أعمدة وصفوف وورقة العمل في اكسل 2016
6. مفهوم الصيغة
7. مهارات التعامل مع الصيغ في الاكسل
8. مفهوم الدوال
9. مهارات التعامل مع الدوال في الاكسل
10. كيف أكتب العلاقات الرياضية بشكل يقبلها الاكسل
11. أشكال الرموز التي تظهر في خلايا الاكسل عند معالجة البيانات
12. أنواع مراجع الخلايا المستخدمة في صيغ ودوال الاكسل
13. كيف أحمي ورقة العمل في اكسل 2016
14. كيفي أحمي مصنف (ملف) الاكسل في اكسل 2016 
15. ربط خلايا الاكسل
16. استخدام مقبض التعبئة في نسخ البيانات في اكسل 2016

عزيزي القارئ لقد أصبحت الإدارة الإلكترونية أداة فاعلة في أيدي الذين بادروا بتطبيق التقنية في دوائرهم الإدارية، وحلماً يتطلع إليه الإداريون الذين لم يحظوا بالانتقال إلى الإدارة الإلكترونية، أو طبقوها جزئياً في بعض أنشطتهم، ولم يبلغوا الدرجة الكافية لإطلاق اسم الإدارة الإلكترونية على تعاملاتهم، يأمل الكثير من المراجعين وأصحاب المعاملات وأصحاب الأعمال والمستثمرين والكثير من موظفي الإدارات، اختفاء أكوام الملفات الورقية التي تكتسب اللون الأصفر مع مرور الزمن؛ التي تشعر مراجعي تلك الإدارات وموظفيها خضوعهم لنظام إداري قديم قِدَم أوراقه

عزيزي القارئ إن كثيراً من المعوقات الإدارية والعقبات – التي ترسخت وبقيت لسنوات على حواجز البيروقراطية التي تعطِّل قوانيُنها وظروُف أعمالها الورقية إنجاز المعاملات – يمكن أن تتلاشى وتصبح ماضياً بفعل التحول إلى أسلوب الإدارة الإلكترونية،

عزيزي القارئ سنوضح في هذه المقالة بعض خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها.

خصائص الإدارة الإلكترونية

• 1- السرعة والوضوح:

في ظل الإدارة الإلكترونية لن تجد تلك الأوراق التي يحتاج إنجازها إلى وقت طويل، ليس إنجازها فحسب، بل أيضاً نسخها أكثر من نسخة إذا استلزم الأمر، وحفظها وإرسالها إلى الجهة التي ستبت في أمرها، ثم انتظار عودتها وإمكان تكرار ذلك مرات ومرات في حال وقوع خطأ ما، وربما بدء المشوار من جديد في حال ضياع تلك الأوراق، وهو أمر وارد، والاحتراز منه بنسبة ١٠٠ % مستحيل، فضلاً عن أن يكون هذا بفعل فاعل في حال الأوراق المهمة التي قد تختفي بتوصية مِمن قد يضر وجودها بمصالحهم

 وهذه كلها أمور ليست من نسج الخيال بقدر ما هي واقع ومعاناة عاشتها المجتمعات البشرية طويًلا في ظل الإدارات التقليدية التي كانت تقف دائماً عاجزة عن تبديل شيء من هذا الواقع، وهي مشكلات أصبح في الإمكان الاحتراز منها كلياً في ظل سيطرة الإدارة الإلكترونية التامة على معلوماتها ومعاملاتها، وأيضاً ضمان سرعة إنجاز المعاملات الفائقة وإرسالها واستقباله.

• 2- عدم التقيد بالزمان والمكان:

بالإمكان مراجعة الإدارة طوال ساعات اليوم: فهي لا تتقيد في عملها بزمن معين، فمواقع هذه الإدارة متاحة عبر الإنترنت أو عبر أجهزتها المنتشرة في الشوارع.

 ليست بحاجة إلى مبانٍ ضخمة لاستيعاب موظفيها ومكاتبها ودواليبها الكثيرة المتخمة بالملفات والأوراق وإنما بحاجة إلى مكان صغير محدود، يكفي لاستيعاب بعض أجهزة الحاسوب وملحقاتها، يصلح ليكون مقراً لإدارة كبيرة كانت في الماضي يضيق بها مبنى ضخم يفوق مبناها بعشرات المرات.

المراجع للإدارة الإلكترونية يجد نفسه أمام قوائم وخيارات إلكترونية وليس أمام موظفين، حيث يتقلص عدد الأفراد من كوادر الإدارة بشكل كبير، ويحل الحاسوب محلهم، الذي يجيب عن أسئلة المراجع ويتلقى منه معاملته بيسر عبر قائمة الخيارات والأوامر التي يتيحها لمراجع الإدارة الإلكترونية.

• 3- إدارة المعلومات والاحتفاظ بها واستغلالها  

إدارة الملفات وحمايتها: في الادارة التقليدية يتم الاحتفاظ بالملفات وتكديسها فوق بعضها على رفوف أرشيف الإدارة، في ظل الإدارة الإلكترونية يتم الاحتفاظ بالمعلومات والبيانات على شبكتها الإلكترونية مع ضمان وسائل الحفظ الأمينة، حيث يتم استدعاؤها حين يقوم صاحب تلك المعلومات بطلب معاملة ما، وبناء عليها يوافق البرنامج على منحه تلك المعاملة أو رفضها.

لا تقوم الإدارة الإلكترونية على ممارسات موظفيها وجهدهم اليدوي في إدارة معاملاتها، بقدر ما تقوم على إدارة المعلومات التي تحتفظ بها على شكل ملفات في دوائرها حسب برامج معينة، التي تتيح للمراجع إنجاز معاملاته عبر شاشاتها وأزرارها وتبسيطها له بدرجة أشبه بالتعليمية.

استغلال لتلك المعلومات التي تملكها الإدارة الإلكترونية – عن الأشخاص والأبنية والمشروعات وكثير من تفاصيل الحياة داخل المنظمة – كمرجعية معرفية تفيد الإدارة حين الرجوع إليها في حال طلب دراسة إحصاء ما أو بيانات عن شيء ما، وهذا يحتاج الى جهد كبير في الادارة التقليدية.

• 4- المرونة:

الإدارة الإلكترونية إدارة مرنة يمكنها بفعل التقنية وبفعل إمكاناتها: الاستجابة السريعة للأحداث والتجاوب معها، متعدية بذلك حدود الزمان والمكان وصعوبة الاتصال، مما يساعد ويدعم الإدارة على تقديم كثير من الخدمات التي لم تكن متاحة أبداً بفعل تلك العوائق في ظل الإدارات التقليدية.

• 5- الرقابة المباشرة والصادقة:

أصبح بإمكان الادارة أن تتابع مواقع عملها المختلفة عبر الشاشات والكاميرات الرقمية التي في وسع الإدارة الإلكترونية أن تسلِّطها على كل بقعة من مواقعها الإدارية، وكذلك على منافذها وأجهزتها التي يتعامل معها الجمهور، وهكذا يصبح لدى الإدارة تلك الأداة المضمونة الصادقة التي تقيِّم بها أنشطتها، وتتابع بها مواقعها باطمئنان، بعيدًا عن أسلوب المتابعة بالمذكرات والتقارير التي يرفعها الأفراد في الإدارات التقليدية، بما ينتج عنها من مشكلات يأتي في مقدمتها انعدام الشفافية في كثير من الحالات، فضًلا عن بطء هذا الأسلوب.

ويمكن بوضوح كشف هذا الفارق حين نتصور إدارتين؛ إحداهما تجلس في انتظار مراقب أو مجموعة مراقبين أرسلتهم ليكتبوا لها تقريراً عن موقع ما ويتابعوا سير العمل فيه، وأخرى تجلس في مكانها تشاهد حركة العمل في هذا الموقع مباشرة، وتسمع أيضًا كل ما يدور فيه.

• 6- السرية والخصوصية:

تتفوق الإدارة الإلكترونية على الإدارة التقليدية، في قدرتها على الإخفاء والسرية وذلك:

• بما تملكه تلك الإدارة من برامج تمكِّنها من حجب المعلومات والبيانات المهمة، وعدم إتاحتها إلا لذوي الصلاحية الذين يملكون كلمة المرور للنفاذ إلى تلك المعلومات
• ولديها أنظمة منع الاختراق، مما يجعل الوصول إلى أسرارها وملفاتها المحجوبة أمراً بالغ الصعوبة.

اقرأ أيضاً:

• مفهوم الإدارة الإلكترونية
• فوائد الإدارة الإلكترونية
• المراحل الأساسية لتحويل إدارة منظمة من إدارة تقليدية إلى إدارة إلكترونية
• الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية
• مستلزمات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً
• أهداف الإدارة الإلكترونية
• متطلبات تحويل منظمة من منظمة تدير أنشطتها بالأسلوب التقليدي إلى منظمة تدير أنشطتها إلكترونياً

مخاطر تطبيق الإدارة الإلكترونية

عزيزي القارئ على الرغم من الخصائص التي ذكرناها أعلاه فإن هناك مخاطر متنوعة يمكن أن تتعرض إليها المنظمات قد يؤدي إلى إقصائها عن السوق وبالتالي يؤدي إلى تدميرها. نذكر من هذه المخاطر:

1. غش الحاسوب (إدخال البيانات/ تخزين البيانات/ تشغيل البيانات).
2. التزوير المعلوماتي.
3. الإضرار بالبرامج والبيانات.
4. تخريب الحاسوب.
5. سرقة المعلومات وبرامج الحاسوب.
6. النسخ غير المشروع للبرامج.
7. التجسس المعلوماتي.
8. جرائم الحاسوب.

لذلك يجب على المنظمات التي تسعى للتحول إلى إدارة إلكترونية أخذ الحيطة والحذر عند بناء أنظمتها المعلوماتية والعمل على بناء إجراءات لحماية بياناتها ومعلوماتها لتفادي تلك المخاطر وفي أسوء الظروف للتخفيف من آثارها.

عزيزي القارئ سنتكلم لاحقاً في مقال آخر على هذه المدونة عن كل من تلك المخاطر بشكل مفصل ونقترح بعض الإجراءات التي يمكن التصدي لها.

أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا.

وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

مواضيع اخرى مفيدة

1. مفهوم الموقع الإلكتروني
2. فوائد بناء موقع إلكتروني
3. تصنيف المواقع الإلكترونية
4. طرق بناء المواقع الإلكترونية
5. تعرف على نافذة الاكسل 2016 الرئيسية
6. مفهوم نظم المعلومات
7. ماهي أنواع المنصات
8. الإنترنت كأحد تقانات العصر الحديث