مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا

المشاركون في عملية تطوير الإدارة التقليدية إلى إدارة إلكترونية

ناقشنا في مقالات سابقة مفهوم الإدارة الإلكترونية وخطوات تحويل اي منظمة من منظمة تدار بشكل تقليدي الى منظمة تدار الكترونياً، واحدى هذه الخطوات “إحداث هيكلية تنظيمية تُعنى بإدارة الأعمال والأنشطة إلكترونياً“ من مهامها تحديد المشاركون في عملية التطوير أي تحديد الكوادر البشرية المعنيين بتطبيق خطة التنفيذ، وعادة يتم تشكل فريق عمل برئاسة خبير استشاري في نظم المعلومات، يقسم الفريق إلى فريقين الأول “لجنة المعلوماتية” والثاني “لجنة التطوير” وكل فريق له مهامه ووظائفه الخاصة، إلا أنهما مكملين لبعضهما البعض.

الفريق الأول: “لجنة المعلوماتية”:

تتألف هذه اللجنة من مدراء الإدارات التي تستخدم الأنظمة المعلوماتية، وبعض كبار مسئولي النظام المعلوماتي (من محللين ومصممين ومبرمجي قواعد البيانات ومسؤولي أمن نظام المعلومات)، بالإضافة إلى أي أعضاء آخرين ترى الإدارة العليا بالمنظمة ضرورة في وجودهم.

تجتمع هذه اللجنة بصورة دورية لتقييم الأوضاع حيث تتولى هذه اللجنة مسؤولية وضع الاستراتيجية التخطيطية والرقابية للأنظمة المعلوماتية، وتتولى أيضاً التأكد من أن نظم المعلومات داخل المنظمة تقدم خدمة فعالة تتفق مع ما هو مخطط له من خلال:

تقديم التوصيات بخصوص السياسة العامة للإدارة الإلكترونية بالمنظمة: ويتضمن ذلك وضع معايير قياسية لأجهزة الحاسوب داخل المنظمة، اختيار نظام مركزي أو لا مركزي، طريقة تحميل نفقات استخدام الأنظمة المعلوماتية، سياسة حماية البيانات والمصادر المتاحة لعمل الأنظمة المعلوماتية.
ضمان تحقيق احتياجات كل إدارة على حدة.
تنظيم الوظائف بالنسبة لمسئولي لأنظمة المعلوماتية: أي تحديد مواصفات وواجبات المناصب للعاملين في حقل المعلوماتية.
وضع الخطوط العامة لمشروع تطبيق الإدارة الإلكترونية ومراقبة تنفيذها: ويتضمن ذلك تحديد أهداف المشروع والتنسيق بينها وتحديد الميزانيات وإعداد فريق العمل، ومراجعة تقارير تقدم العمل واطلاع الإدارة العليا عليها.

الفريق الثاني: “لجنة التطوير“:

ويقع على عاتقها عملية التحليل والتصميم وبناء للنظام الجديد حسب الاستراتيجية التي وضعتها لجنة المعلوماتية،

وتتألف هذه اللجنة من:

ممثلين عن إدارة المنظمة: من المتخصصين في تطبيقات مختلفة مالية – محاسبية – صناعية – إحصائية – …الخ
ممثلين عن المستخدمين أو المستفيدين من النظام: جميع الأفراد الذين يحتمل أن يستخدموا النظام أو يستفيدوا من مخرجاته أو يتأثر به عملهم، فهم القادرون على وصف النظام الحالي وتحديد نقاط القصور فيه وتحديد متطلباتهم من النظام الجديد.
ممثلين عن إدارة نظم المعلومات: التي ستوفر التسهيلات اللازمة لعمل النظام من تجهيزات حاسوبية وأجهزة طرفية وشبكات نقل بيانات وبرمجيات حاسوبية مختلفة، بالإضافة إلى قيامها بالعمليات اللازمة لإدامة النظام وحمايته.
أخصائيين في نظم المعلومات: ويطلق عليهم اسم محللين أو مصممين، ويعمل مع المحلل أو المصمم مجموعة من المبرمجين المتخصصين في مجال الحواسيب ومجموعة من جامعي البيانات ومدخليها.

اقرأ أيضاً:

أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

مواضيع اخرى مفيدة

التخطيط للتحول إلى إدارة المنظمة إلكترونياً

عزيزي القارئ إن تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية في أي منظمة سيؤدي إلى إدارة بلا ورق لأن حفظ البيانات وتداولها سيعتمد على الأرشيف الإلكتروني والبريد الإلكتروني ‏والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية، وستتجاوز البعد الزمني لأن خدماتها تستمر على مدار اليوم‎، كما ستتخلص من التنظيمات الجامدة لأنها ستعمل من خلال المنظمات الشبكية والمنظمات الذكيةبالاعتماد على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات كالهاتف المحمول ‎لإجراء المؤتمرات الإلكترونية والعمل عن بعد متجاوزة بذلك البعد المكاني‎.

وللوصول إلى تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية بشكل فعَّال لابد من التخطيط الجيد، سنناقش في هذا المقال عملية تخطيط المنظمة سواءً كانت حكومية أو خاصة وتهيئتها لعملية التحول إلى إدارة إلكترونية.

عزيزي القارئ إن التخطيط لأتمتة عمليات وأنشطة المنظمة الداخلية للتحول إلى إدارة إلكترونية يتطلب القيام بالخطوات الآتية: إعداد الدراسة الأولية – إحداث هيكلية تنظيمية تُعنى بإدارة الأعمال والأنشطة في المنظمة إلكترونياً – وضع خطة التنفيذ.

الخطوة الأولى: إعداد الدراسة الأولية

لإعداد هذه الدراسة لا بد من تشكيل فريق عمل يضم في عضويته متخصصين في مجال الإدارة ونظم المعلومات والمعلوماتية، بهدف:

دراسة واقع حال الإدارة من تقانات معلومات.
1. تحديد الاحتياجات المالية اللازمة للتحول إلى إدارة إلكترونية.
1. تحديد الاحتياجات البشرية اللازمة للتحول إلى إدارة إلكترونية.
1. تحديد الاحتياجات التقنية اللازمة للتحول إلى إدارة إلكترونية.

نتيجة الدراسة السابقة يصل الفريق إلى واحد من القرارات الآتية:

المنظمة تمتلك المتطلبات اللازمة التي تمكنها من تطبيق الإدارة الإلكترونية التي تدعم عملياتها وأهدافها.
المنظمة تمتلك تقانات معلومات سابقة ولكن تحتاج إلى تطويرها وزيادتها لتنسجم مع أخر التطورات الحديثة لغرض تطبيق الإدارة الإلكترونية.
عدم الحاجة إلى تطبيق الإدارة الإلكترونية لأنها غير مجدية للمنظمة.

لتطبيق أحد القرارين الأول أو الثاني نتابع بتنفيذ المرحلتين التاليتين، وإلا نتوقف عن المشروع ونبقي المنظمة تتابع أعمالها وأنشطتها بالأسلوب التقليدي أو باستخدام التقانات الحاسوبية ضمن مجالات محددة.

الخطوة الثانية: إحداث هيكلية تنظيمية تُعنى بإدارة الأعمال والأنشطة إلكترونياً

عند إقرار توصية الفريق من قبل الإدارة العليا لتطبيق الإدارة الإلكترونية يجب تحديد الجهة التي سوف تقوم بوضع الخطط التنفيذية ومتابعة تنفيذها بشكل واضح ضمن الوقت المحدد والخطة والتكاليف المرصودة لها، وهذا يتطلب إحداث هيكلية تنظيمية جديدة في المنظمة تحت اسم (مديرية المعلوماتية أو مركز المعلوماتية أو دائرة الأعمال الإلكترونية، دائرة الأنشطة الإلكترونية، دائرة الشؤون المعلوماتية….) أو أية تسمية لها علاقة بموضوع الإدارة الإلكترونية، مهمتها:

وضع خطة التنفيذ: وضع المراحل والخطوات التي يجب القيام بها لتحويل أنشطة المنظمة التقليدية إلى أنشطة إلكترونية.
تحديد المشاركون في عملية التطوير: تحديد الكوادر البشرية المعنيين بتطبيق خطة التنفيذ، وعادة يتم تشكل فريق عمل برئاسة خبير استشاري في نظم المعلومات، يقسم الفريق إلى فريقين الأول “لجنة المعلوماتية” والثاني “لجنة التطوير” وكل فريق له مهامه ووظائفه الخاصة، إلا أنهما مكملين لبعضهما البعض
اقتراح المعايير والإجراءات الأمنية لحماية البيانات والمعلومات والبرمجيات والأجهزة الحاسوبية وملحقاتها في المنظمة وضمان سلامتها ومتابعة تطبيق تلك الإجراءات.
تحليل الأخطار المعلوماتية المتوقعة ومراقبتها ووضع خطة الطوارئ والإشراف على اختبارها وتطويرها وتنفيذها.
متابعة التقدم التقني: نظراً للتطور السريع في مجال تقانات المعلومات وبهدف مواكبة أخر الابتكارات في كافة عناصر الإدارة الإلكترونية من اتصالات وأجهزة وبرمجيات وغيرها لابد من تكليف فريق متخصص في مجال المعلوماتية لإعداد الدراسات بشكل مستمر لتطوير أداء الإدارة الإلكترونية، واقتراح التحديثات اللازمة على آليات الحوسبة المستخدمة بما ينسجم مع التطور التقني.
الإشراف على أداء الأنظمة المعلوماتية والبرمجيات التي تحتضن بيانات المنظمة.

تنويه: عزيزي القارئ إن الهيكلية التنظيمية المطلوب إنشاءها من المفترض أن تعامل إدارياً وقانونياً ومالياً كأي هيكلية أخرى مثل الشؤون الإدارية، والدائرة المالية، …، ويرأسها شخص ذو خبرة ومعرفة في مجال المعلوماتية بصفة مديراً لها، ومستشاراً على مستوى المنظمة ويكون له دور أساسي ومحوري في اجتماعات الإدارة العليا في المنظمة.

الخطوة الثالثة: وضع خطة التنفيذ

بعد إحداث الهيكلية التنظيمية في المنظمة واللازمة لتطبيق الإدارة الإلكترونية، يتم إعداد خطة متكاملة ومفصلة لكل مراحل التنفيذ، والتي تشمل على:

تحديد الاحتياجات اللازمة من أجهزة ومعدات وبرمجيات لتطبيق الإدارة الإلكترونية في المنظمة.
بناء وتطوير الأنظمة المعلوماتية في المنظمة.
دراسة واقع المعاملات في المنظمة وتحديد جميع التعاملات بين المنظمة وبين جميع المتعاملين معها (موظفين، عملاء، موردين، حكومة) تمهيداً لتحويلها إلى تعاملات إلكترونية.

اقرأ أيضاً:

أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا.

وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

مواضيع اخرى مفيدة

التعبئة التلقائية للبيانات في خلايا اكسل 2016

عزيزي القارئ لقد أتقنت من خلال المدونة “مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا” التعامل مع النافذة الرئيسية لبرنامج الاكسل واكتسبت مهارات التعامل مع خلايا وورقة العمل في اكسل 2016، وتعرفت على مفهوم الصيغة ومهارات التعامل مع الصيغ، وتعرفت أيضاً على مفهوم الدالة في الاكسل ومهارات التعامل مع الدوال. سنتعرف في هذه المقالة على التعبئة التلقائية للبيانات في خلايا اكسل 2016

أولاً: التعبئة التلقائية لعدة خلايا دفعة واحدة: لتعبئة مجموعة خلايا متجاورة أو متباعدة بعبارة أو كلمة دفعة واحدة، اتبع الخطوات التالية:

حدد جميع الخلايا المراد تعبئتها.
1. اكتب العبارة أو الكلمة في تلك الخلايا، حيث ستظهر المدخلات في الخلية الأولى من الخلايا المحددة.
1. اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl ثم مفتاح الإدخال Enter، عندئذ يتم نسخ العبارة أو الكلمة في جميع الخلايا المحددة.

تطبيق (1): أدخل كلمة “تطبيقات” في جميع الخلايا من E2 ولغاية K10.

من أجل ذلك قم بما يلي:

حدد الخلايا من E2 ولغاية K10.
ادخل من لوحة المفاتيح العبارة “تطبيقات”.
اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl ثم مفتاح الإدخال Enter،عندها سيتم تعبئة جميع الخلايا المحددة بالكلمة “تطبيقات”.

تطبيق (2): أدخل كلمة “اكسل” في جميع الخلايا A1 ، B3، B5 ، C4 ، E8

من أجل ذلك قم بما يلي:

حدد الخلايا A1 ، B3، B5 ، C4 ، E8 بالاستعانة بمفتاح ctrl.
ادخل من لوحة المفاتيح كلمة “اكسل”.
اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl ثم مفتاح الإدخال Enter،عندها سيتم تعبئة جميع الخلايا المحددة بالكلمة “اكسل”.

ثانياً: التعبئة التلقائية باستخدام مقبض التعبئة: يساعد مقبض التعبئة مستخدمو الاكسل في اختصار الوقت والجهد لدى إدخال بعض البيانات المستخدمة بشكل متكرر مثل محتوى احدى الخلايا، أو الأرقام المتسلسلة أو أسماء الأشهر والأيام، أو قائمة من الأسماء يتكرر إدخالها في خلايا الاكسل.

وللتعرف على استخدامات مقبض التعبئة الآتية، اطلع على المقالة “استخدام مقبض التعبئة في نسخ البيانات في اكسل 2016”:

في النهاية أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه المقالة مفيدة وتساعدكم لمعرفة المزيد عن الاكسل، وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

المرجع

نائب إبراهيم –كتاب “تطبيقات الحاسوب في الإدارة (باستخدام الاكسل)” –منشورات جامعة حلـب

اقرأ أيضاً:

استخدام مقبض التعبئة في نسخ البيانات في اكسل 2016

عزيزي القارئ لقد أتقنت من خلال المدونة “مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا” التعامل مع النافذة الرئيسية لبرنامج الاكسل واكتسبت مهارات التعامل مع خلايا وورقة العمل في اكسل 2016، وتعرفت على مفهوم الصيغة ومهارات التعامل مع الصيغ، وتعرفت أيضاً على مفهوم الدالة في الاكسل ومهارات التعامل مع الدوال. سنتعرف في هذه المقالة على استخدام مقبض التعبئة في نسخ البيانات في اكسل 2016

عزيزي القارئ استكمالاً لما سبق سنتعرف على مهارات أخرى للتعامل مع البيانات والصيغ والدوال المدخلة في خلايا الاكسل، ألا وهي استخدام مقبض التعبئة

طبعاً عزيزي القارئ كي تستفيد مما تقرأ يجب أن تكون قد هيأت جهاز الحاسوب وفتحت برنامج الاكسل لتطبيق ما هو آت:

نذكر أن مقبض التعبئة Fill handle هو مربع اسود صغير يظهر في أسفل الخلية النشطة انظر الشكل الآتي:

اذا أشرت على مقبض التعبئة بمؤشر الماوس أصبح مؤشر الماوس بالشكل:

يساعد مقبض التعبئة مستخدمو الاكسل في اختصار الوقت والجهد لدى إدخال بعض البيانات المستخدمة بشكل متكرر مثل الأرقام المتسلسلة أو أسماء الأشهر والأيام، أو قائمة من الأسماء يتكرر إدخالها في خلايا الاكسل.

أولاً: استخدام مقبض التعبئة لنسخ محتوى خلية على عدة خلايا متجاورة: لنسخ محتوى خلية إلى مجموعة خلايا متجاورة باستخدام مقبض التعبئة، اتبع الخطوات التالية:

أدخل بيانات في إحدى الخلايا ثم اضغط مفتاح الإدخال enter.
اسحب مقبض التعبئة للخلية التي أدخلت فيها البيانات باستخدام الفأرة إلى الخلايا المجاورة (إما إلى الأسفل أو إلى الأعلى أو إلى اليمن أو إلى اليسار).

عندئذ يقوم الاكسل تلقائياً بنسخ محتوى الخلية على الخلايا المجاورة.

تطبيق (1):

أدخل كلمة “تطبيقات” في الخلية A2 ثم اضغط مفتاح الإدخال enter.
اسحب مقبض التعبئة للخلية A2 باستخدام الفأرة إلى الخلايا A10 عندها سيتم تعبئة جميع الخلايا المسحوب إليها بالكلمة “تطبيقات”.

ثانياً: استخدام مقبض التعبئة لإدخال سلاسل الرقمية: لتعبئة مجموعة خلايا متجاورة بسلسلة عددية، اتبع الخطوات التالية:

اكتب العدد الأول من السلسة العددية في الخلية الأولى.
اكتب العدد الثاني في الخلية المجاورة.
حدد الخليتين معاً.
اسحب مقبض التعبئة للخليتين باستخدام الفأرة إلى الخلايا المجاورة (إما إلى الأسفل أو إلى الأعلى أو إلى اليمن أو إلى اليسار)..

عندئذ يقوم الاكسل تلقائياً بتحليل العلاقة بين الخليتين وتحديد مقدار التزايد بينهما ثم يعمم ذلك على بقية الخلايا التي يمر عليها أثناء السحب.

تطبيق (2): أدخل الأرقام 1,2,3,4,……,15 في الخلايا من A2 ولغاية A16.

من أجل ذلك قم بما يلي:

ادخل في الخلية A2 القيمة 1.
ادخل في الخلية A3 القيمة 2.
حدد الخليتين A2 و A3 معاً.
ضع مؤشر الماوس على مقبض التعبئة للخليتين المحددتين واسحب إلى الأسفل حتى الخلية A16.

تطبيق (3): ادخل الأرقام الزوجية من 2 وحتى 24 في الخلايا من B2 ولغاية M2.

من أجل ذلك قم بما يلي:

ادخل في الخلية B2 القيمة 2.
ادخل في الخلية C2 القيمة 4.
حدد الخليتين معاً.
ضع مؤشر الماوس على مقبض التعبئة للخليتين المحددتين واسحب إلى اليسار حتى الخلية M2.

ثالثاً: استخدام مقبض التعبئة لإدخال سلاسل نصية موجودة مسبقاً: لتعبئة مجموعة خلايا متجاورة بسلسلة نصية موجودة مسبقاً في الاكسل (أشهر السنة، أيام الأسبوع، اسماء اشخاص،…….):

اكتب أحد مكونات السلسة (اسم أحد الأشهر أو أحد الأيام) في الخلية الأولى.
اسحب مقبض التعبئة للخلية باستخدام الفأرة إلى الخلايا المجاورة.

تطبيق (4): ادخل أسماء الأشهر في الخلايا من B2 ولغاية B13.

من أجل ذلك قم بما يلي:

ادخل في الخلية B2 اسم أحد الأشهر وليكن “كانون الثاني” ثم اضغط مفتاح الإدخال enter..
ضع مؤشر الماوس على مقبض التعبئة للخليتين B2 ثم اسحب إلى الأسفل حتى الخلية B13.

تنويه: نشير هنا أن الاكسل يتعرف على السلاسل النصية التي تكون مخزنة على شكل قوائم في الاكسل، ولمعرفة السلاسل النصية المخزنة في الاكسل اتبع الخطوات الآتية:

من تبويب “ملف FILE” اختر الأمر “خيارات Options”، عندئذ سيظهر صندوق حوار باسم “خيارات الاكسل Excel Options” يتضمن مجموعة من التبويبات انظر الشكل الآتي:

من تبويب “خيارات متقدمة Advanced” انقر على زر “تحرير قوائم مخصصة Edit Custom Lists” والموجود في نهاية خيارات هذا التبويب، فيظهر صندوق الحوار “قوائم مخصصة Custom List”، كالآتي:
في قسم “قوائم مخصصة Custom List” تظهر جميع السلاسل النصية المخزنة في الاكسل التي يمكن استخدامها كما شرحنا سابقاً .

المرجع

نائب إبراهيم –كتاب “تطبيقات الحاسوب في الإدارة (باستخدام الاكسل)” –منشورات جامعة حلـب

اقرأ أيضاً:

خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها

عزيزي القارئ لقد أصبحت الإدارة الإلكترونية أداة فاعلة في أيدي الذين بادروا بتطبيق التقنية في دوائرهم الإدارية، وحلماً يتطلع إليه الإداريون الذين لم يحظوا بالانتقال إلى الإدارة الإلكترونية، أو طبقوها جزئياً في بعض أنشطتهم، ولم يبلغوا الدرجة الكافية لإطلاق اسم الإدارة الإلكترونية على تعاملاتهم، يأمل الكثير من المراجعين وأصحاب المعاملات وأصحاب الأعمال والمستثمرين والكثير من موظفي الإدارات، اختفاء أكوام الملفات الورقية التي تكتسب اللون الأصفر مع مرور الزمن؛ التي تشعر مراجعي تلك الإدارات وموظفيها خضوعهم لنظام إداري قديم قِدَم أوراقه

عزيزي القارئ إن كثيراً من المعوقات الإدارية والعقبات – التي ترسخت وبقيت لسنوات على حواجز البيروقراطية التي تعطِّل قوانيُنها وظروُف أعمالها الورقية إنجاز المعاملات – يمكن أن تتلاشى وتصبح ماضياً بفعل التحول إلى أسلوب الإدارة الإلكترونية،

عزيزي القارئ سنوضح في هذه المقالة بعض خصائص الإدارة الإلكترونية ومخاطر تطبيقها.

خصائص الإدارة الإلكترونية

1- السرعة والوضوح:

في ظل الإدارة الإلكترونية لن تجد تلك الأوراق التي يحتاج إنجازها إلى وقت طويل، ليس إنجازها فحسب، بل أيضاً نسخها أكثر من نسخة إذا استلزم الأمر، وحفظها وإرسالها إلى الجهة التي ستبت في أمرها، ثم انتظار عودتها وإمكان تكرار ذلك مرات ومرات في حال وقوع خطأ ما، وربما بدء المشوار من جديد في حال ضياع تلك الأوراق، وهو أمر وارد، والاحتراز منه بنسبة ١٠٠ % مستحيل، فضلاً عن أن يكون هذا بفعل فاعل في حال الأوراق المهمة التي قد تختفي بتوصية مِمن قد يضر وجودها بمصالحهم

وهذه كلها أمور ليست من نسج الخيال بقدر ما هي واقع ومعاناة عاشتها المجتمعات البشرية طويًلا في ظل الإدارات التقليدية التي كانت تقف دائماً عاجزة عن تبديل شيء من هذا الواقع، وهي مشكلات أصبح في الإمكان الاحتراز منها كلياً في ظل سيطرة الإدارة الإلكترونية التامة على معلوماتها ومعاملاتها، وأيضاً ضمان سرعة إنجاز المعاملات الفائقة وإرسالها واستقباله.

2- عدم التقيد بالزمان والمكان:

بالإمكان مراجعة الإدارة طوال ساعات اليوم: فهي لا تتقيد في عملها بزمن معين، فمواقع هذه الإدارة متاحة عبر الإنترنت أو عبر أجهزتها المنتشرة في الشوارع.

ليست بحاجة إلى مبانٍ ضخمة لاستيعاب موظفيها ومكاتبها ودواليبها الكثيرة المتخمة بالملفات والأوراق وإنما بحاجة إلى مكان صغير محدود، يكفي لاستيعاب بعض أجهزة الحاسوب وملحقاتها، يصلح ليكون مقراً لإدارة كبيرة كانت في الماضي يضيق بها مبنى ضخم يفوق مبناها بعشرات المرات.

المراجع للإدارة الإلكترونية يجد نفسه أمام قوائم وخيارات إلكترونية وليس أمام موظفين، حيث يتقلص عدد الأفراد من كوادر الإدارة بشكل كبير، ويحل الحاسوب محلهم، الذي يجيب عن أسئلة المراجع ويتلقى منه معاملته بيسر عبر قائمة الخيارات والأوامر التي يتيحها لمراجع الإدارة الإلكترونية.

3- إدارة المعلومات والاحتفاظ بها واستغلالها

إدارة الملفات وحمايتها: في الادارة التقليدية يتم الاحتفاظ بالملفات وتكديسها فوق بعضها على رفوف أرشيف الإدارة، في ظل الإدارة الإلكترونية يتم الاحتفاظ بالمعلومات والبيانات على شبكتها الإلكترونية مع ضمان وسائل الحفظ الأمينة، حيث يتم استدعاؤها حين يقوم صاحب تلك المعلومات بطلب معاملة ما، وبناء عليها يوافق البرنامج على منحه تلك المعاملة أو رفضها.

لا تقوم الإدارة الإلكترونية على ممارسات موظفيها وجهدهم اليدوي في إدارة معاملاتها، بقدر ما تقوم على إدارة المعلومات التي تحتفظ بها على شكل ملفات في دوائرها حسب برامج معينة، التي تتيح للمراجع إنجاز معاملاته عبر شاشاتها وأزرارها وتبسيطها له بدرجة أشبه بالتعليمية.

استغلال لتلك المعلومات التي تملكها الإدارة الإلكترونية – عن الأشخاص والأبنية والمشروعات وكثير من تفاصيل الحياة داخل المنظمة – كمرجعية معرفية تفيد الإدارة حين الرجوع إليها في حال طلب دراسة إحصاء ما أو بيانات عن شيء ما، وهذا يحتاج الى جهد كبير في الادارة التقليدية.

4- المرونة:

الإدارة الإلكترونية إدارة مرنة يمكنها بفعل التقنية وبفعل إمكاناتها: الاستجابة السريعة للأحداث والتجاوب معها، متعدية بذلك حدود الزمان والمكان وصعوبة الاتصال، مما يساعد ويدعم الإدارة على تقديم كثير من الخدمات التي لم تكن متاحة أبداً بفعل تلك العوائق في ظل الإدارات التقليدية.

5- الرقابة المباشرة والصادقة:

أصبح بإمكان الادارة أن تتابع مواقع عملها المختلفة عبر الشاشات والكاميرات الرقمية التي في وسع الإدارة الإلكترونية أن تسلِّطها على كل بقعة من مواقعها الإدارية، وكذلك على منافذها وأجهزتها التي يتعامل معها الجمهور، وهكذا يصبح لدى الإدارة تلك الأداة المضمونة الصادقة التي تقيِّم بها أنشطتها، وتتابع بها مواقعها باطمئنان، بعيدًا عن أسلوب المتابعة بالمذكرات والتقارير التي يرفعها الأفراد في الإدارات التقليدية، بما ينتج عنها من مشكلات يأتي في مقدمتها انعدام الشفافية في كثير من الحالات، فضًلا عن بطء هذا الأسلوب.

ويمكن بوضوح كشف هذا الفارق حين نتصور إدارتين؛ إحداهما تجلس في انتظار مراقب أو مجموعة مراقبين أرسلتهم ليكتبوا لها تقريراً عن موقع ما ويتابعوا سير العمل فيه، وأخرى تجلس في مكانها تشاهد حركة العمل في هذا الموقع مباشرة، وتسمع أيضًا كل ما يدور فيه.

6- السرية والخصوصية:

تتفوق الإدارة الإلكترونية على الإدارة التقليدية، في قدرتها على الإخفاء والسرية وذلك:

بما تملكه تلك الإدارة من برامج تمكِّنها من حجب المعلومات والبيانات المهمة، وعدم إتاحتها إلا لذوي الصلاحية الذين يملكون كلمة المرور للنفاذ إلى تلك المعلومات
ولديها أنظمة منع الاختراق، مما يجعل الوصول إلى أسرارها وملفاتها المحجوبة أمراً بالغ الصعوبة.

اقرأ أيضاً:

مخاطر تطبيق الإدارة الإلكترونية

عزيزي القارئ على الرغم من الخصائص التي ذكرناها أعلاه فإن هناك مخاطر متنوعة يمكن أن تتعرض إليها المنظمات قد يؤدي إلى إقصائها عن السوق وبالتالي يؤدي إلى تدميرها. نذكر من هذه المخاطر:

غش الحاسوب (إدخال البيانات/ تخزين البيانات/ تشغيل البيانات).
التزوير المعلوماتي.
الإضرار بالبرامج والبيانات.
تخريب الحاسوب.
سرقة المعلومات وبرامج الحاسوب.
النسخ غير المشروع للبرامج.
التجسس المعلوماتي.
جرائم الحاسوب.

لذلك يجب على المنظمات التي تسعى للتحول إلى إدارة إلكترونية أخذ الحيطة والحذر عند بناء أنظمتها المعلوماتية والعمل على بناء إجراءات لحماية بياناتها ومعلوماتها لتفادي تلك المخاطر وفي أسوء الظروف للتخفيف من آثارها.

عزيزي القارئ سنتكلم لاحقاً في مقال آخر على هذه المدونة عن كل من تلك المخاطر بشكل مفصل ونقترح بعض الإجراءات التي يمكن التصدي لها.

وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

مواضيع اخرى مفيدة

ربط خلايا الاكسل

عزيزي القارئ لقد أتقنت – من خلال مقالات سابقة في هذه المدونة – التعامل مع النافذة الرئيسية لبرنامج الاكسل واكتسبت مهارات التعامل مع خلايا وورقة العمل في اكسل 2016، وتعرفت على مفهوم الصيغة ومهارات التعامل مع الصيغ، وتعرفت أيضاً على مفهوم الدالة في الاكسل ومهارات التعامل مع الدوال.

عزيزي القارئ واستكمالاً لما سبق سنتعرف على مهارات أخرى للتعامل مع خلايا الإكسل وهي ربط خلايا مع بعضها البعض .

طبعاً عزيزي القارئ كي تستفيد مما تقرأ يجب أن تكون قد هيأت جهاز الحاسوب وفتحت برنامج الاكسل لتطبيق ما هو آت:

عزيزي القارئ يقصد بربط خليتين مع بعضهما البعض أنه إذا تغير محتوى الخلية الأولى يتغير محتوى الخلية الثانية المربوطة معها تلقائياً، ويمكن إجراء عملية الربط لخليتين من نفس ورقة العمل، ويمكن ربط خليتين من ورقتين مختلفتين في نفس المصنف أو في مصنفين مختلفين.

أولاً: ربط خليتين في نفس ورقة العمل

لربط خليتين مع بعضهما البعض من نفس ورقة العمل، اتبع الخطوات الآتية:

1- أدخل في الخلية الثانية المراد ربطها مع الخلية الأولى:

= مرجع الخلية الأولى

2- اضغط على مفتاح “Enter” من لوحة المفاتيح لتخزين الصيغة.

وللسهولة: اكتب في الخلية الثانية المراد ربطها مع الخلية الأولى إشارة = ثم انقر على الخلية الأولى.

نلاحظ أن محتوى الخلية الثانية هو نفس محتوى الخلية الأولى، وأن أي تغيير على محتوى الخلية الأولى يؤدي إلى تغيير محتوى الخلية الثانية المرتبطة معها تلقائياً.

ثانياً: ربط خليتين من ورقتين مختلفتين

لربط خليتين مع بعضهما البعض من ورقتين مختلفتين بحيث إذا تغير محتوى الخلية في ورقة العمل الأولى يتغير محتوى الخلية في ورقة العمل الثانية المربوطة معها تلقائياً، اتبع الخطوات الآتية:

1- ادخل في الخلية:

= مرجع الخلية من ورقة العمل الأولى! اسم ورقة العمل الأولى

2- اضغط على مفتاح “Enter” من لوحة المفاتيح لتخزين الصيغة.

وللسهولة: اكتب في الخلية من ورقة العمل الثانية المراد ربطها مع خلية من ورقة العمل الأولى إشارة = ثم انتقل إلى ورقة العمل الأولى بالنقر على اسمها، ثم انقر على الخلية المراد ربطها.

نلاحظ أن محتوى الخلية في ورقة العمل الثانية هو نفس محتوى الخلية في ورقة العمل الأولى، وأن أي تغيير على محتوى الخلية في ورقة العمل الأولى يؤدي إلى تغيير محتوى الخلية في ورقة العمل الثانية تلقائياً.

ثانياً: ربط خليتين من مصنفين مختلفين

لربط خليتين مع بعضهما البعض من مصنفين مختلفتين بحيث إذا تغير محتوى الخلية في المصنف الأول يتغير محتوى الخلية في المصنف الثاني المربوطة معها تلقائياً، اتبع الخطوات الآتية:

1- ادخل في الخلية:

= [اسم المصنف مع لاحقته]مرجع الخلية من ورقة العمل الأولى ! اسم ورقة العمل الأولى

2- اضغط على مفتاح “Enter” من لوحة المفاتيح لتخزين الصيغة.

وللسهولة: اكتب في الخلية من ورقة العمل الثانية المراد ربطها مع خلية من ورقة العمل الأولى إشارة = ثم انتقل إلى المصنف الآخر ( الذي يجب أن يكون مفتوحاً على سطح المكتب) ثم إلى ورقة العمل المطلوبة بالنقر على اسمها، ثم انقر على الخلية المراد ربطها.

نلاحظ أن محتوى الخلية في المصنف الثاني هو نفس محتوى الخلية في المصنف الأول، وأن أي تغيير على محتوى الخلية في المصنف الأول يؤدي إلى تغيير محتوى الخلية في المصنف الثاني تلقائياً.

المرجع

نائب إبراهيم –كتاب “تطبيقات الحاسوب في الإدارة (باستخدام الاكسل)” –منشورات جامعة حلـب

اقرأ أيضاً:

كيفي أحمي مصنف (ملف) الاكسل في اكسل 2016

عزيزي القارئ نحتاج في كثير من الأحيان إلى عدم السماح للآخرين بالاطلاع على محتوى مصنفنا (ملفنا) بأكمله أي عدم فتح المصنف.

لمنع الآخرين من الاطلاع على محتوى المصنف بعدم فتحه، نقوم بحمايته بكلمة مرور باتباع الخطوات الآتية:

أولاً: من تبويب “ملف File”، انقر على الأمر “معلومات Info”، ستظهر نافذة حوار باسم “معلومات Info” كما في الشكل (1).

ثانياً: انقر على أيقونة “حماية مصنف Protect Workbook” ستظهر قائمة انظر الشكل (2) إختر منها الأمر “التشفير باستخدام كلمة مرور Encrypt With Password” سيظهر صندوق حوار باسم “تشفير مستند Encrypt Document” كما في الشكل (3).

ثالثاً: أدخل في حقل “كلمة مرور Password” كلمة المرور التي ترغب، ثم اضغط على زر “موافق Ok”. عندئذ يظهر صندوق حوار أخر “تأكيد كلمة مرور Confirm Password” كما في الشكل (4) يطلب منك إعادة إدخال كلمة المرور، بالإضافة إلى تحذير يجب على المستخدم أخذه بعين الاعتبار، ثم اضغط على زر “موافق Ok”، عندئذ إذا أغلقت المستند ثم عدت وفتحته سيطلب منك برنامج الاكسل إدخال كلمة المرور.

تنويه: ضمن قائمة “حماية مصنف Protect Workbook” هناك عدة خيارات حماية وهي:
- “وضع علامة كنهائي Make as Final” يتحول المصنف إلى مصنف نهائي وللقراءة فقط
- “التشفير باستخدام كلمة مرور Encrypt With Password” سبق وأن شرحنا استخدامها.
- “حماية الورقة الحالية Protect Current Sheet” لمنع الآخرين من العبث بمحتوياتها.
- “حماية بنية المصنف Protect Workbook Structure ” وذلك لمنع التغييرات غير المرغوب في إجرائها على بنية المصنف، مثل أضافة أوراق.
- “تقييد الإذن بواسطة الأشخاص Restrict Access” وذلك لمنح الأشخاص حق الوصول، مع إلغاء قدرتهم على التحرير أو النسخ أو الطباعة.
- “إضافة توقيع رقمي Add a Digital Signature” يمكن إضافة توقيع رقمي غير مرئي للتحقق من تكامل المصنف.

المرجع

نائب إبراهيم –كتاب “تطبيقات الحاسوب في الإدارة (باستخدام الاكسل)” –منشورات جامعة حلـب

اقرأ أيضاً:

نسخ صيغة (الدالة) في الاكسل حرفياً

عزيزي القارئ استكمالاً لما تعلمته من مهارات التعامل مع برنامج الاكسل 2016، سنتعرف في هذه المقالة على مهارة أخرى من مهارات التعامل مع الصيغ والدوال في الإكسل وهي: كيفية نسخ صيغة أو دالة موجودة في خلية ما ووضعها في خلية أخرى مع المحافظة على نفس البيانات التي تتعامل معها الصيغة أو الدالة.

طبعاً عزيزي القارئ كي تستفيد مما تقرأ يجب أن تكون قد هيأت جهاز الحاسوب وفتحت برنامج الاكسل لتطبيق ما هو آت:

عزيزي القارئ تحتاج أحياناً إلى إعادة إظهار نتيجة صيغة (دالة) في خلية أخرى مطابقة تماماً للصيغة (الدالة) الأم، مع المحافظة على البيانات التي تتعامل معها الصيغة (الدالة) الأم، يدعى هذا الإجراء ربط خليتين مع بعضها البعض من خلال الصيغة (الدالة).

من أجل تنفيذ ذلك اتبع الخطوات الآتية وبالاستعانة بالمثال الآتي:

تطبيق عملي:

اولاً: أدخل على ورقة عمل الاكسل البيانات وقم بتنسيقها كما تعلمت في سابقاً، لتبدو ورقة العمل كما في الشكل الآتي:

ثانياً: في الخلية B9 احسب معدل مبيعات مندوبي المبيعات من المنتج الأول باستخدام الدالة Average كما يلي:

=AVERAGE(B4:B8)

ثالثاً: بنفس الطريقة احسب معدل مبيعات مندوبي المبيعات من المنتج الثاني: أي أدخل في الخلية C9:

=AVERAGE(C4:C8)

رابعاً: ستبدو ورقة العمل كالآتي:

خامساً: بهدف إظهار معدل مبيعات مندوبي المبيعات من المنتج الأول في الخلية G3 اتبع الخطوات التالية:

انقر نقراً مزدوجاً على الخلية B9 التي تحتوي الصيغة (الدالة) (لتحرير محتوى الخلية).
ظلل كامل الصيغة (الدالة) بواسطة تحديدها بالفأرة.
انقر على أيقونة نسخ Copy من شريط الأدوات.
اضغط على مفتاح Esc من لوحة المفاتيح لإنهاء حالة تحرير محتوى الخلية.
انقر على الخلية G3 (الخلية المراد نسخ الصيغة (الدالة) إليها).
انقر على أيقونة لصق Past من شريط الأدوات، ستبدو ورقة العمل كما في الشكل الآتي:

نلاحظ أن الخلية الثانية G3 (المنسوخ إليها) تحتوي نفس النتيجة في الخلية الأم (المنسوخ منها) وأي تغيير على النتيجة في الخلية الأم B9 سيؤدي تلقائياً إلى تغيير نتيجة الخلية الثانية G3.

سادساً: عزيزي القارئ أعد نفس الخطوات السابقة لنسخ الدالة الموجودة في الخلية C9 إلى الخلية G4. ستبدو ورقة العمل كما في الشكل الآتي:

المرجع

نائب إبراهيم –كتاب “تطبيقات الحاسوب في الإدارة (باستخدام الاكسل)” –منشورات جامعة حلـب

اقرأ أيضاً:

كيف أحمي ورقة العمل في اكسل 2016

عزيزي القارئ نحتاج في كثير من الأحيان إلى عدم السماح للآخرين بالتعديل على بيانات ورقة العمل أو العبث بها.

لذلك لمنع الآخرين من العبث بمحتويات ورقة العمل نقوم بحمايتها بكلمة مرور كما يلي:

ننقر بزر الفأرة الأيمن على اسم ورقة العمل المطلوب حمايتها فتظهر القائم المختصرة كما في الشكل (1).

انقر بزر الفأرة الأيسر على الأمر “حماية ورقة Protect Sheet” عندئذ يظهر صندوق حوار باسم “حماية ورقة Protect Sheet” كما في الشكل (2).

ادخل في حقل “كلمة مرور لإلغاء حماية الورقة Password to unprotect sheet” كلمة السر التي تريدها، ثم اضغط على زر “موافق Ok” عندئذ يظهر صندوق حوار أخر “تأكيد كلمة مرور Confirm Password” كما في الشكل (3) يطلب منك إعادة إدخال كلمة المرور، بالإضافة إلى تحذير يجب على المستخدم أخذه بعين الاعتبار.

نويه: ضمن صندوق حوار “حماية ورقة Protect Sheet” الشكل (2) أسفل العبارة “السماح لكافة مستخدمي ورقة العمل هذه بـ Allow all users of this worksheet to” مجموعة من العمليات التي يمكن للمستخدم تفعيل ما يرغب منها للسماح بها للآخرين بإجرائها على ورقة العمل المحمية.

لإلغاء حماية ورقة العمل، اتبع ما يلي:

1) انقر بزر الفأرة الأيمن على اسم ورقة العمل المحمية فتظهر القائمة المختصرة كما في الشكل (4)

2) انقر بزر الفأرة الأيسر على الأمر “إلغاء حماية ورقة Unprotect Sheet”، عندئذ يظهر صندوق حوار باسم “إلغاء حماية ورقة Unprotect Sheet” كما في الشكل (5)

3) ادخل في حقل “كلمة مرور Password ” كلمة السر التي حميت بها الورقة، ثم اضغط على زر “موافق Ok”، عندئذ ستلغى حماية ورقة العمل

في النهاية أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه المقالة مفيدة وتساعدكم لمعرفة المزيد عن الاكسل، وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط ، والى اللقاء في مقالات أخرى.

المرجع

نائب إبراهيم –كتاب “تطبيقات الحاسوب في الإدارة (باستخدام الاكسل)” –منشورات جامعة حلـب

اقرأ أيضاً:

الأنظمة الحاسوبية اللازمة للمنظمات التي تسعى للتحول إلى الإدارة الإلكترونية

عزيزي القارئ مع ظهور أنماط الإدارة الإلكترونية وتطبيقاتها وارتباط تطورها بتطور التقانات الحاسوبية، تطورات أنظمة حاسوبية (أدوات حاسوبية) ساهمت بشكل كبير في توسيع تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية وتحويل المنظمة التقليدية إلى منظمة رقمية، وتقاس درجة رقمنة المنظمة بتنوع الأنظمة التي تستخدمها والتي تغطي جميع الأنشطة الادارية المختلفة، من هذه الانظمة نذكر على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:

اقرأ أيضاً:

الأنظمة المعلوماتية
نظام البريد الالكتروني
نظم إدارة موقع الويب
أنظمة التوقيع الالكتروني
نظم إدارة الوثائق الإلكترونية
الأرشفة الإلكترونية
أنظمة الدفع الإلكتروني والتحويلات المالية الفورية
أنظمة تخطيط متطلبات المواد
نظم إدارة سلاسل التوريد
أنظمة المتابعة الفورية.
أنظمة الشراء الالكتروني.
نظم ادارة التعامل مع الزبائن
نظم ادارة الطلبيات
أنظمة إدارة شبكات الانترانت والاكسترانت وما يرتبط بها من أنشطة وعمليات الأعمال غير المندمجة مباشرة بمعاملة بيع وشراء السلع والخدمات والمعلومات.
النظم غير تقليدية الأخرى وتشمل:
1. نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم.
2. النظم الخبيرة والذكية.
3. نظم تطوير العملية الإنتاجية ومنها: نظم التصميم والإنتاج، نظم تتبع العملية الإنتاجية، نظم الجودة الشاملة، نظم تطويع المنتجات، نظم كفاءة شبكة الموردين.
4. نظم تطوير عمليات التسويق والتوزيع ومنها: نقاط البيع الإلكتروني، نقطة التجارة الإلكترونية، نظم إدارة علاقة العملاء.
5. نظم تطوير العلاقة مع مؤسسات التمويل ومنها: نظم البنوك الدولية، نظم البورصات العالمية.

وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.

مواضيع اخرى مفيدة

شارك هذا الموضوع:

شارك هذا الموضوع:

المرجع

شارك هذا الموضوع:

المرجع

شارك هذا الموضوع:

خصائص الإدارة الإلكترونية

مخاطر تطبيق الإدارة الإلكترونية

شارك هذا الموضوع:

المرجع

شارك هذا الموضوع:

المرجع

شارك هذا الموضوع:

المرجع

شارك هذا الموضوع:

المرجع

شارك هذا الموضوع:

شارك هذا الموضوع: