كتاب إلكتروني منشور في [دار نيل والفرات كوم – www.nwf.com –]
مـقدمــة الكتاب
أنتجت تقنية المعلومات والاتصالات وتطبيقاتها المتطورة والمتجددة، خلال السنوات القليلة الماضية، واقعاً إدارياً جديداً يكاد يكون مختلفاً تمام الاختلاف عما تعلّمناه ودرسناه في جامعاتنا ومدارسنا الإدارية، تجلَّت مظاهره في سقوط كثير من المفاهيم الفكرية والمنظومات التي اعتمدت عليها الدراسات الإدارية سابقاً، وتحققت نقلة فكرية نوعية، جعلت الأساليب الإدارية الحديثة تكاد لا تمت بصلة لما كان عليه واقع الفكر الإداري وتطبيقاته خلال العقد الفائت.
وبفعل ذلك فقد تأثرت المنظمات المعاصرة، وتغيرت هياكلها ومعاملاتها ومعايير أدائها، وامتد نطاق خدماتها إلى خارج المواقيت الرسمية، سعياً لإنجاز تعاملاتها متعديةً حدود الزمان والمكان، وصولاً إلى خدمات تتسم بالسرعة والشفافية والنزاهة، لذلك فإن من يعيش في هذا العالم لا بد أن تشمله هذه التغيرات التي تعد مظهراً من مظاهر التقنية، وأحد مفرزات العولمة وتحدياتها.
ويعتبر إدخال تكنولوجيا المعلومات والحاسوب والاتصالات ثورة حقيقية في عالم الإدارة، مفادها تحويل الأعمال والخدمات الإدارية التقليدية إلى أعمال وخدمات إلكترونية، وظهور إدارة إلكترونية تعمل على حماية الكيان الإداري والارتقاء بأدائه، وتحقيق الاستخدام الأمثل للخدمات بسرعة عالية ودقة متناهية.
ونظراً لحداثة الإدارة الإلكترونية، وقلة الوعي العام الذي يحيط بخصائصها وطبيعتها بصفة عامة، وندرة الدراسات التي تناولتها، رأينا من واجبنا تعريف الطالب والقارئ بالحقائق الرئيسية عن الإدارة الالكترونية لنتمكن من فهم العديد من القضايا الإدارية المعلوماتية الحاسوبية واعطائه الأسس والمبادئ والخصائص التي يجب أن يلم بها بغية مواكبة عصر المعلوماتية وتمكنه من تسخير قدرات وامكانيات التقانات الحاسوبية الهائلة في خدمته أياً كان موقعه، وقد راعينا عند تصنيفنا لموضوعات هذا الكتاب التدرج العلمي في الشرح والعرض المبسط بحيث يحقق للقارئ ما يجب أن يلم به للاستفادة منه.
يتضمن مواضيع هذا الكتاب اثني عشر فصلاً موزعة على النحو الآتي:
الفصل الأول: يتضمن التعرف على مفهوم الإدارة الإلكترونية وخصائصها واهدافها وفوائدها ومخاطر تطبيقها، بالإضافة إلى متطلبات ومستلزمات تحويل نمط إدارة أي منظمة سواءً حكومية أو غير حكومية من نمط تقليدي إلى نمط إلكتروني.
الفصل الثاني: تناولنا فيه خطوات التخطيط لحوسبة عمليات وأنشطة المنظمة الداخلية للتحول إلى إدارة إلكترونية، بالإضافة إلى تصنيف التعاملات بين المنظمة وبين جميع المتعاملين معها في ظل مفهوم الإدارة الإلكترونية، وعرضنا عدة حالة دراسية لإدخال الإدارة الالكترونية.
الفصل الثالث: يتضمن التعرف على مفهوم الأتمتة الادارية كمرحلة أساسية في بناء البنية التحتية للإدارة الإلكترونية سواءً إدارة حكومية أو غير حكومية، ثم تناولنا متطلباتها الأتمتة الادارية ومستلزماتها بالإضافة إلى محدداتها.
الفصل الرابع: يتضمن التعرف على بعض الأنظمة الحاسوبية اللازمة للإدارة الإلكترونية والتي ساهمت بشكل كبير في توسيع تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية وتحويل المنظمة من نمط تقليدي إلى نمط الكتروني: الأنظمة المعلوماتية – نظام البريد الإلكتروني – إدارة مواقع الويب.
الفصل الخامس: سنلقي الضوء على أنظمة حاسوبية أخرى اللازمة للإدارة الإلكترونية وهي: نظم إدارة الوثائق – الأرشفة الإلكترونية – نظام التوقيع الإلكتروني.
الفصل السادس: ركز على مفهوم الحكومة الإلكترونية والخدمات التي تقدمها والمتطلبات الأساسية لبنائها، وبعض المفاهيم الأخرى التي لم نتطرق اليها في الفصل الأول في سياق حديثنا عن الإدارة الإلكترونية، نظراً لأهميتها في تقديم الخدمات للشريحة الأكبر من المواطنين والتي تعد تطبيقاتها الحل الأمثل لمشكلة تدني كفاءة وفاعلية الخدمات الحكومية التي تعاني منها المؤسسات والإدارات الحكومية
الفصل السابع: تناولنا فيه مفهوم التجارة الإلكترونية وأسواقها كأحد أنماط الإدارة الإلكترونية والتي تركز على تنفيذ عمليات التبادل التجاري الكترونياً، بالإضافة إلى التعرف على أنواع الأسواق الإلكترونية ومكوناتها والأدوات الإلكترونية المستخدمة فيها.
الفصل الثامن: تناولنا فيه مفهوم التسويق الإلكتروني وادارة العلاقات مع الزبائن كأحد تطبيقات الإدارة الإلكترونية، بالإضافة إلى اساليب التسويق الإلكتروني ومراحله واستراتيجياته ومعوقاته.
الفصل التاسع: تناولنا فيه مفهوم الإعلان الإلكتروني وأساليبه واستراتيجياته كأحد تطبيقات الإدارة الإلكترونية التي يلعب دوراً هاماً في مجال التسويق والتجارة الإلكترونية، بالإضافة إلى تسعير الإعلان الإلكتروني، وحرصنا في هذا الفصل على إعطاء القارئ فكرة عن تأثير الأبعاد النفسية للألوان المستخدمة في صفحة الويب على قوة وتأثير الإعلان الإلكتروني على الزبائن.
الفصل العاشر: يتضمن التعرف على مفهوم النشر الإلكتروني ومزاياه وعيوبه وأشكاله كأحد تطبيقات الإدارة الإلكترونية الذي ساهم في تقديم الوسائط المطبوعة كالكتب والأبحاث العلمية بصيغة يمكن استقبالها وقراءتها على شاشة الحاسوب عبر شبكة الإنترنت، بالإضافة إلى التعرف على أدوات النشر على شبكة الإنترنت ومراحل التخطيط لعملية التحول من النشر التقليدي إلى الإلكتروني.
الفصل الحادي عشر: تناولنا فيه مفهوم الصيرفة الإلكترونية وفوائدها وعوامل نجاحها، ومفهوم المصارف الإلكترونية وأنماطها وبنيتها التحتية، ثم تعرضنا إلى أهم الخدمات الخدمات المصرفية الإلكترونية
الفصل الثاني عشر: تناولنا في هذه الفصل أنواع التهديدات في بيئة الادارة الإلكترونية والحلول التقنية لحماية الادارة الإلكترونية ثم تعرضنا إلى الاجراءات الأمنية الواجب اتباعها لحماية البنية التحتية للإدارة الإلكترونية لضمان سلامة المعلومات والتقليل من الخسائر إلى الحد الأدنى عند وقوع أي تهديد عليها، بالإضافة الى إجراءات التخطيط المسبق لمواجهة وادارة الكوارث الطبيعية أو المصطنعة التي قد تتعرص لها المنظمات الرقمية.
نرجو من الله تعالى ان نكون قد وفقنا في تحقيق الهدف الأساسي من هذا الكتاب، والذي يتجلى في تغطية مفاهيم الإدارة الإلكترونية وتطبيقاتها والأنظمة الحاسوبية اللازمة لها في ظل تطور تقانات المعلومات والحواسيب والاتصالات التي فرضت نفسها على جميع مناحي الحياة بشكل عام وعلى القطاع الاداري والاقتصادي بشكل خاص، وتقديمها الحلول للكثير من المشاكل التي كانت الإدارة تعاني منها: مثل السرعة والدقة ومعالجة الكم الهائل من البيانات والمعلومات والتواصل بين المكونات الإدارية للمنظمة من جهة وبينها وبين المنظمات الأخرى المتماثلة والغير متماثلة بالإضافة تغطية جانب كبير من مفردات المقررات ذات الصلة بموضع الإدارة الإلكترونية التي تدرس في الجامعات في أقسام العلوم الاقتصادية والإدارية، وتلبي رغبات المهتمين بتطبيقات الإدارة الإلكترونية.
وإننا إذ نضع هذا الكتاب بين أيدي قرائنا وطلابنا وزملائنا الأعزاء، لا ندعي أننا وصلنا إلى درجة الكمال، ولكن حاولنا أن نساهم بجهد متواضع في بناء مكتبة عربية تزخر بالمؤلفات العلمية في هذا المضمار، كما نرجو من الزملاء الأعزاء أن لا يبخلوا علينا بأية ملاحظات يرونها ضرورية من أجل تطوير مادة هذا الكتاب لتكون على أحسن صورة وأتمها.
نسأل الله تعالى أن يجعله علماً نافعاً لأبناء أمتنا العربية وأن يمن علينا بتوفيقه ورضاه، والله ولي التوفيق
13/9/2023
المؤلفــ
د. سماح نعساني & أ. د. ابراهيم نائب
تنويه: متوفر الكترونياً على موقع [دار نيل والفرات كوم – www.nwf.com – ]
عزيزي القارئ إن تطور مفهوم الأتمتة الإدارية لتحويل المنظمة التقليدية الى منظمة الكترونية كان نتيجة حتمية لتطور التقانات الحاسوبية والتي ساهمت بشكل كبير في توسيع تطبيق مفهوم إدارة المنظمة إلكترونياً وتحويلها من نمط تقليدي إلى منظمة رقمية، وتقاس درجة رقمنة المنظمة بتنوع الأنظمة والتقانات التي تستخدمها والتي تغطي جميع الأنشطة الإدارية المختلفة، بالإضافة إلى مدى استخدمها الإنترنت الذي يعد أحد أساليب التواصل وإدارة علاقة المنظمة المؤتمتة مع المواطن (الزائر، المشتري، الباحث، الزبون، المراجع، المريض…..) من خلال: الموقع الإلكتروني والبريد الإلكتروني.
عزيزي القارئ يعد البريد الإلكتروني من الأدوات الفعّالة والضرورية التي تمكن الإدارة إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية من مختلف أرجاء العالم خلال فترة زمنية قصيرة
سنتناول في هذه المقالة المواضيع الآتية:
مفهوم البريد الإلكتروني
مصطلحات تكنولوجية مرتبطة بمفهوم البريد الإلكتروني
متطلبات التعامل مع البريد الإلكتروني
شكل وتكوين رسالة البريد الإلكتروني
مميزات وعيوب البريد الإلكتروني
أنواع رسائل البريد الإلكتروني
أنواع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية
إدارة رسائل البريد الإلكتروني في المنظمات المؤتمتة
أولاً: مفهوم البريد الإلكتروني
لقد كان البريد الإلكتروني Electronic Mail هو أول استخدامات الإنترنت، ولا يزال يعتبر من أكثر الاستخدامات شعبية، وأصبح البريد الإلكتروني من الأدوات الفعّالة والضرورية التي تمكن الإدارة إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية من مختلف أرجاء العالم خلال فترة زمنية قصيرة، ومع ظهور وتطور مفاهيم الإدارة الإلكترونية أصبحت المنظمات ذات التوجه الإلكتروني تستخدم بشكل متزايد نظم البريد الإلكتروني في نشر وتوزيع المذكرات ومسودات الأعمال، وإذاعة التوجيهات وإرسال الوثائق الرسمية والمراسلات الخارجية وفي دعم كافة العمليات الإدارية، ولاشك أن التنظيم الجيد للبريد الإلكتروني سوف ييسر كثيراً من الأعمال ويقضى على المهام الروتينية المتكررة في حين أن استخدام البريد التقليدي سوف يؤثر حتماً على تدفق سير العمل وعلى توثيق العمليات، نتيجة لما بتكلفه البريد التقليدي من وقت وجهد، مما يدفع الى استخدام النظم الآلية.
هناك عدد من المفاهيم والمصطلحات اللازم تحديدها والتعريف بها قبل البدء في شرح نظام البريد الإلكتروني وكيفية عمله، ومن هذه المفاهيم ما يلي:
البريد الإلكتروني E-Mail: هو “عملية تبادل رسائل تم تخزينها بأجهزة الحاسوب سواء كانت على شبكة الإنترنت العالمية أو على أي نوع من الشبكات”.
نظام البريد الإلكتروني E-mail system: هو النظام الذي يمكن المستفيدين من إرسال واستقبال وإدارة الرسائل النصية أو الرسومات أو الرسائل الصوتية والفيديو عبر الشبكات المحلية أو شبكة الانترنت.
رسائل البريد الإلكتروني E-mail message: مصطلح يطلق على أي اتصال يتم من خلال نظام البريد الإلكتروني لإدارة الأعمال الرسمية للمنظمة داخلياً أو بين مختلف المنظمات المحلية أو الخارجية مثل الاتصال بالعملاء أو بالموظفين أو الجمهور. وهذا التعريف يطبق بالمثل على محتوى الرسالة والمعلومات المرفقة بكل رسالة وكذلك يطلق على المرفقات الملحقة بمضمون الرسالة.
سجلات البريد الإلكتروني E-mail Recorders: أية رسائل يتم إنشاؤها أو إرسالها أو استلامها في نظام بريد إلكتروني والتي تتطلبها المنظمة للتحكم في أو دعم أو توثيق عملية تقديم البرامج أو تنفيذ العمليات أو اتخاذ القرارات أو تبرير الأنشطة.
صندوق البريد الإلكتروني E-mail Box: هو مساحة محجوزة على قرص صلب باسم صاحب الصندوق على أحد مخدمات البريد Mail Server الموجودة على الشبكة أو على مزود الانترنت ISP لحفظ المجلدات Folders وما به من ملفات Files التي ترسل إلى هذا الصندوق من خلال عنوانه الإلكتروني، يستطيع صاحب الصندوق الوصول إلى محتوياته من خلال كلمة مرور خاصة وذلك لتجنب دخول أي شخص يحاول حذف مكونات الصندوق أو الاطلاع عليها من دون تصريح.
عنوان البريد الإلكتروني E-mail Address: هو عنوان صندوق البريد الإلكتروني الذي يستطيع أي شخص إرسال رسالة إلكترونية إلى صاحب الصندوق، يتكون عنوان البريد الإلكتروني من جزأين يفصل بينهما بعلامة @ وتنطق بالإنجليزية At ))، الجزء الأول الموجود قبل هذه العلامة عبارة عن اسم المستخدم User Name (أي الاسم الذي اختاره صاحب الصندوق للمساحة المحجوزة على أحد مخدمات البريد) والجزء الثاني هو اسم مخدم البريد الإلكتروني أو Domain الذي ستصل إليه الرسالة تملكه مؤسسه ما من فضاء الانترنت، واسم المخدم مكون من نطاقين يفصل بينهما بنقطة، مثال: Ibrahim_nayeb@hotmail.com
اختيرت علامة @ لأنها ليست كحروف الكتابة العادية ولا يمكن أن تتواجد باسم مستعمل الحاسوب، وكذلك لأن بها بعض الشبه وتعطي معنى “at” أي “في”
مخدم البريد الإلكتروني E-mail Server: عبارة عن حاسوب بمواصفات خاصة يستخدم برامج خاصة تعمل على تنظيم الرسائل الإلكترونية وحفظهما بصورة معيارية موحدة وهذه البرامج تدعى ببرامج مخدم server أو مزود البريد Exchange Server Domino، ويستخدم المخدم في تخزين الرسائل الإلكترونية وترتيبها وحفظها في مجلدات Folders طبقاً لطبيعة العمل بالمنظمة، ويقوم مخدم الإيميل بتزويد الحواسيب العميلة بهذه الرسائل، ومثال على مخدمات البريد الإلكتروني: Hotmail.com، Gmail.com
البيانات الواصفة Meta Data: هي عبارة عن معلومات عن رسائل البريد الإلكتروني وتتضمن اسم المرسل والمستلم، وتاريخ ووقت إنشاء الرسالة، وتاريخ استلامها، ومعلومات عن المنظمة التي أنشأت الرسالة، ومثل هذه البيانات الواصفة ربما لا تظهر كجزء من الرسالة، ولكنها هامة في عملية أرشفة وتخزين وسائل البريد الإلكتروني.
برتوكولات البريد الإلكتروني: وهي نوعان:
الأول: برتوكول (STMP) Simple Mail Transport Protocol وهو برنامج يعمل على نقل رسائل البريد الإلكتروني ونشرها وتوزيعها بصورة صحيحة.
الثاني: برتوكول Post Office Protocol (POP) هذا البرتوكول يلعب دور رجل البريد الذي يقوم بوضع كل رسالة في صندوق البريد الصحيح، أي أنه برنامج متخصص في وضع الرسائل الواردة في صناديق البريد الافتراضية المناسبة.
برنامج البريد الإلكتروني: برنامج البريد الإلكتروني هو برنامج يتيح للمرسل والمرسل إليه جميع الاجراءات المطلوبة لإرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية من كتابة الرسالة الإلكترونية وارسالها لشخص أو جهة ما، وامكانية إرسال الرسالة لأكثر من شخص أو لقوائم من العناوين، وإمكانية إضافة معلومات أخرى مع الرسالة كربط بعض المستندات أو الملفات الموجودة في القرص الصلب مع الرسالة التي سترسلها، قراءة وتصفح الرسائل الإلكترونية الواصلة إلى صندوق البريد الإلكتروني، إمكانية الاحتفاظ بالرسائل وأرشفتها………..
ثالثاً متطلبات التعامل مع البريد الإلكتروني
عند إرسال رسالة عادية تقليدية فإننا بحاجة إلى قلم وورقة لكتابة الرسالة، ثم نقوم بوضعها في ظرف، وتضع عليه العنوان، ونسلمها إلى مركز البريد ليقوم هو بدوره بإجراءات إيصال الرسالة إلى صاحبها،
أما لإرسال رسالة إلكترونية فإننا بحاجة إلى:
حاسوب من أجل كتابة الرسالة في أحد محررات النصوص المتوفرة عليه.
حساب خاص بالإنترنت.
برنامج البريد الإلكتروني.
حيث يقوم برنامج البريد الإلكتروني والحساب الخاص بتوصيل الرسالة الإلكترونية المكتوبة على أحد محررات النصوص خلال أقل من ثوان إلى عنوان صندوق البريد الإلكترونيللشخص المرسل إليه، وهنا إذا كان الشخص المرسل إليه موجوداً على حاسوبه فيقرأها مباشرة أما إذا لم يكن فتبقى الرسالة مخزنة في صندوقه بانتظار أن يقوم المرسل إليه بتشغيل حاسوبه، والدخول لذلك الحساب باستخدام كلمة السر الخاصة به عن طريق الإنترنت بواسطة برنامج البريد الإلكتروني لديه.
رابعاً: شكل وتكوين رسالة البريد الإلكتروني
كل سائل البريد الإلكتروني لها نفس الشكل أياً كان برنامج البريد الإلكتروني المستخدم، وتتكون من عدد من العناصر التي يقوم المستخدم بملئها بنفسه وهي:
وتستخدم في إرسال نفس الرسالة الإلكترونية إلى شخص آخر ولكنها لا تظهر عنوان البريد الإلكتروني. Blind Carbon Copy
BCc
وهو جزء مصاحب للرسالة الإلكترونية فقد يرفق بالرسالة تقارير مالية وإحصائيات وغيرها ومن الممكن أيضاً إرفاق ملفات سمعية أو بصرية بنفس الطريق ( مثل اجتماعات مجالس الإدارة والمؤتمرات وهكذا…) والمرفقات هي جزء مكمل للرسالة.
Attachment
خامساً: مميزات وعيوب البريد الإلكتروني
ساهم البريد الإلكتروني (الإيميل) منذ إنشائه بتغيير نمط التواصل بين الناس، وأن سهولة الاستخدام وسرعة وصول الرسالة من أبرز الأسباب التي دعت لانتشار هذه الخدمة ولتصبح من أبرز الخدمات لتي التي قدمتها شبكة الإنترنت منذ بداية إنشائها. ولكن السهولة والسرعة لم تكن الصفات الوحيدة التي ميزت الإيميل، بل كان يحمل العديد من الصفات الأخرى التي جعلته يستحق هذه المكانة بين المستخدمين، وفي المقابل لم يكن البريد الإلكتروني (الإيميل) شاذا من حيث عدم احتوائه على سلبيات، فالسلبيات أيضا كانت حاضرة وأدت تلك السلبيات إلى عدم اندثار وسائل التواصل الأخرى.
المميزات:
تكاليفه زهيده لأبعد حد: حيث مهما كان بعد الشخص المرسل إليه ولو كان في الجانب الأقصى من العالم، فإن صاحب الرسالة لن يدفع أي مبلغ إضافي، كل ما عليه هو أن يوصل جهازه الحاسوب بالإنترنت ويرسل الرسالة إلى الجهة المزودة. إن أجهزة الحاسوب لدى تلك الجهة ستنظر إلى العنوان وتقوم بإرساله إلى مكانه الصحيح.
سهولة الاستخدام: تعتبر السهولة من أبرز سمات البريد الإلكتروني حيث:
يمكن المستخدم من تنظيم عناوين الأشخاص أو الجهات الذين يراسلهم بحيث لا يضطر لأن يعاني وهو يبحث عن عنوان معين.
يسمح للمستخدم بتخزين الرسائل الصادرة والواردة من خلال منحه سعة كبيرة لهذا الغرض. علما بأن هذه السعة تختلف بحسب الجهة المانحة لخدمة الإيميل ولكن إجمالا السعة الممنوحة تكون أكثر من حاجة المستخدم.
يمكن المستخدم من إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية من خلال أي حاسوب متصل بشبكة الإنترنت.
يمكن للمستخدم معرفة وقت وتاريخ ارسال الرسائل ومعلومات أخرى.
يمكن المستخدم من التعامل مع الرسائل في أي وقت، حيث أن البريد الإلكتروني يعمل طوال الوقت دون اجازات أو عطل رسمية أو غير رسمية.
السرعة: يسهم الإيميل بتوفير الوقت والجهد من خلال سرعته الفائقة التي تمكن المستخدم وبلحظات من إيصال رسالته الإلكترونية لمستخدم آخر في أي دولة من دول العالم، كما وأن الإيميل يتيح للمستخدم إرسال عدة رسائل إلكترونية في نفس الوقت ولأماكن ودول مختلفة من العالم. علما بأن سرعة وسهولة استلام الرسائل الإلكترونية جعلت البعض يستخدمها كوسيلة للدردشة بدلا من اللجوء لوسائل الدردشة الأخرى التي قد لا تكون مأمونة كما هو الحال مع الإيميل.
الأمان: يعتبر البريد الإلكتروني من وسائل الاتصال الآمنة حيث أن التقنيات المكونة له تمنع التطفل على الرسائل للاطلاع عليها كما يحدث في المكالمات التليفونية، وذلك من خلال تشفير البريد الإلكتروني، وعدم تمكن أي أحد من الدخول إلى صندوق البريد الإلكتروني سوى من يملك كلمة المرور.
عدم الضياع: ضياع رسائل البريد العادي ممكناً، أما رسائل البريد الإلكتروني فإن هذا الأمر مستحيلاً طالما عنوان البريد الإلكتروني صحيحاً.
إتاحة إمكانية إرسال المرفقات: في بعض الأحيان يحتاج المرسل لإضافة مرفقات لرسالته؛ إما إضافة الرسالة التي يرد عليها أو إضافة مرفقات أخرى كسيرته الذاتية وما شابه. ومثل هذه الأمور متاحة وبسهولة للمستخدم ودون أن يحتاج أن يدفع أي إضافات كما يحدث في البريد العادي.
إرسال رسائل إلكترونية آلية: المقصود بهذا أن المستخدم يضطر في بعض الأحيان للابتعاد عن إيميله لفترة معينة بسبب السفر مثلا. ونظرا لضرورة إظهار الاهتمام بالرسائل الواردة فإن العديد من الشركات المانحة لخدمة البريد الإلكتروني تمنح المستخدم ميزة إرسال رسائل آلية تخبر الطرف الآخر بأن المستخدم مسافر لفترة قصيرة مثلا وسيهتم برسالتك حال عودته.
العيوب والسلبيات
الرسائل غير المرغوبة: يلجأ بعض قراصنة الإنترنت لإرسال العديد من الرسائل المزعجة التي اصطلح على تسميتها برسائل السبام “SPAM” التي تكون على شكل رسائل دعائية ترسل بكثافة للمستخدم المستهدف وتؤدي لإضاعة فترة ليست بسيطة من وقته وهو يحذف تلك الرسائل اليومية.
ضرورة الاتصال بالإنترنت: من سلبيات الإيميل أنه يجب حتى يتمكن المستخدم من إرسال واستقبال الرسائل أن يكون الجهاز الذي يستخدمه متصلاً بالإنترنت.
التفقد المنتظم للبريد الإلكتروني: السهولة بإرسال الرسائل تتطلب من المستخدم تكرار زيارة بريده الإلكتروني يومياً ولعدة مرات خصوصاً في حال انتظاره لرسالة معينة الأمر الذي وصل بالبعض مرحلة الإدمان على تفقد بريدهم الإلكتروني.
سادساً: أنواع رسائل البريد الإلكتروني
يمكن تقسيم رسائل البريد الإلكتروني إلى فئتين رئيسيتين:
رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية: وهي رسائل لا حاجة إلى الاحتفاظ بها وهذا النوع يطلق عليه “رسائل البريد الإلكتروني التي لا تشكل سجلات”، وغالبا ما تكون رسائل بريد إلكتروني مؤقتة أو شخصية.
رسائل البريد الإلكتروني الرسمية: وهي رسائليلزم الاحتفاظ بها وإداراتها من أجل استخدامها فيما بعد لإثبات حدث ما أو للإعلام بأنشطة الأعمال المستقبلية، وهذا النوع يطلق عليه “سجلات البريد الإلكتروني” أو وثائق البريد الإلكتروني”، مثل رسائل البريد الإلكتروني التي تنقل القرارات والإجراءات أو التي تمثل دليل على المعاملات التجارية، وقد تكون رسائل البريد الإلكتروني موجودة بمفردها – مجرد نص – أو تحتوي على مستندات مرفقة (مرفقات). قد تكون هذه المرفقات مهمة، مثل ما يتعلق منها بالسياسات والإجراءات ومحاضر الاجتماعات، وقد تكون هذه المرفقات بصيغ مختلفة (مثل ملفات Word بامتداد .doc وملفات Excel بامتداد .xls، أو ملفات PDF وغير ذلك). كذلك قد تكون المرفقات مسودات يتم إرسالها بغرض التعليق أو تكون إصدارات نهائية/مُصدرة يتم إرسالها بغرض الإعلام عن شيء ما، ولذلك، يلزم إدارة بعض المرفقات الأخرى.
سابعاً: أنواع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية
يمكن تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الرسمية إلى عدة أنواع: رسائل البريد الإلكتروني كوثائق رسمية ورسائل البريد الإلكتروني ذات القيمة المؤقتة ومسودات البريد الإلكتروني.
أولاً: رسائل البريد الإلكتروني كوثائق رسمية: السؤال الذي يطرح نفسه هنا متى تعد رسائل البريد الإلكتروني وثائق رسمية؟
تُعرف الوثيقة طبقاً لما أقره المجلس الدولي للأرشيف (ICA) أن الوثيقة هي “أية معلومات سجلت أو دونت على وسيط (بغض النظر عن شكله)، تم إنشائه في المنظمة أو تلقته المنظمة من خلال ممارستها لأنشطتها، وحفظته للوفاء بالتزامات قانونية أو صفقات مالية”.
وإذا ما طبق هذا التعريف على رسائل البريد الإلكتروني نستطيع أن نحدد طبيعة الرسائل التي يمكن أن تكون وثائق وقد احتوى التعريف السابق على العناصر الآتية:
1- التسجيل والتدوين: حيث يتم تسجيل وسائل البريد وتدوينها على مخدم البريد أو على القرص الصلب للحاسوب المستلم للرسالة.
2- الإنشاء: لا يوجد اختلاف عن الوثائق الورقية، حيث تنشأ الرسائل داخل المنظمة وترسل إلى خارجها أو داخل الإدارات التابعة للمنظمة مثلها مثل الأوراق العادية.
3- الاستلام: هناك اختلاف عن الوثائق التقليدية حيث يتم عمل نسخة من الرسائل الورقية الواردة، في حين أن رسائل البريد الإلكتروني يتم تخزينها بشكل آلي فـــي صنـــدوق الـــــوارد (Out Box)
4- الدليل: حيث تثبت الرسائل الإلكترونية الالتزامات القانونية أو المالية للمنظمة سواء لها أو عليها، ولكن هناك اختلاف عن النظم الورقية التقليدية، فمن الموظفين من يتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني لأغراض شخصية كما أنه في بعض الأحيان لا تصل الرسائل إلى الصندوق البريدي للمنظمة نتيجة لحادث أو كتابة العنوان البريدي خطأ مما يتسبب في حدوث مشاكل.
ونستطيع أن نقول إن الرسائل الإلكترونية تعتبر وثائق إذا ما احتوت على معلومات تدخل ضمن إطار أنشطة المنظمة الرسمية (الإيميل الوظيفي) وبناء عليه نستطيع تحديد ما إذا كان هذا النوع الجديد من الوثائق له قيمة إدارية أو أرشيفية.
ومن أمثلة رسائل البريد الإلكتروني التي تعد وثائق رسمية وذات قيمة دائمة:
رسائل البريد الإلكتروني التي تعكس وضع وسياسيات المنظمة.
الرسائل التي تعد دليل على إنجاز وإتمام أعمال المنظمة.
الرسائل الصادرة والواردة والتي تكون جزء من العملية الإدارية.
رسائل السياسات أو التوجيهات أو التعليمات.
الرسائل التي تحتوي عن قليل أو كثير من المعلومات عن الوثائق الأصلية.
الرسائل التي تحتوي على معلومات غير موجودة في مكان آخر مثل:
الرسائل المتعلقة بجداول الأعمال
جداول ومحاضر المقابلات والاجتماعات
التقارير النهائية والتوصيات.
المفكرات والتعليقات غير الرسمية.
ثانياً: رسائل البريد الإلكتروني ذات القيمة المؤقتة: هناك رسائل من البريد الإلكتروني تكون مطلوبة لمدة محدودة من الوقت للتأكد من إنجاز الأعمال الروتينية المتكررة، هذه الرسائل لا تكن مطلوبة لضبط أو دعم أو توثيق برامج المنظمة ودعم اتخاذ القرار أو في تنفيذ الأنشطة الإدارية ومنها على سبيل المثال:
الرسائل التي تحتوي على معلومات تستخدم في أغراض الاستشهاد المرجعي فقط على وجود نسخ من هذه المعلومات.
الرسائل التي تستخدم في الاتصالات العرضية الطارئة.
الرسائل التي تعد نسخ مكررة من المعلومات.
الرسائل غير الرسمية أو المسودات التي لا تعد دليل على تطور ونمو المنظمة.
الرسائل التي تأتى من مكاتب البريد أو الخدمات أو مصادر الإنترنت ولا تستخدم إلا في اغراض الإعلام.
الملاحظات المتنوعة عن اللقاءات أو الرحلات أو الإجازات.
ويجب التخلص من هذه الرسائل إذا لم يعد عليها استخدام وذلك بعد الحصول على موافقة رسمية وطبقاً للوائح الحفظ المعمول بها.
ثالثاً: مسودات البريد الإلكتروني: تعد مسودات البريد الإلكتروني التي تنشأ داخل نظام البريد الإلكتروني والتي تعد دليل على تطور ونمو العمليات داخل المنظمة وثائق يجب الإبقاء عليها، أما الوثائق الأخرى ذات الصلة بالعملية التي ترسل أو تستقبل داخل نظام البريد الإلكتروني فقد لا نحتاج إلى الإبقاء عليها مثل:
المسودات التحضيرية ومسودات الأعمال التي لا تلعب دوراً في نمو وتطور عمليات المنظمة.
إذا احتوت المسودة على معلومات متكررة وموجودة في رسائل البريد الإلكتروني.
إذا تم الاحتفاظ بنسخ من الرسائل لأغراض الاسترجاع.
ومثل هذه المسودات من الرسائل ذات القيمة المؤقتة يجب إزالتها أو محوها إذا لم يعد لها حاجة في العمليات الإدارية.
ثامناً: إدارة رسائل البريد الإلكتروني في المنظمات المؤتمتة
يعتبر كل الأفراد في المنظمة مسئولون مسئولية مباشرة عن تحديد وإدارة رسائل البريد كل في نطاق اختصاصه، وعند إرسال أو استقبال الرسائل الرسمية يتم حفظها للحاجة إليها في اتخاذ القرار، وهناك نقاط أساسية يجب أخذها بعين الاعتبار عند إدارة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية وهي:
اجراءات إنشاء رسائل البريد الإلكتروني التي تعتبر وثائق رسمية.
تحديد المسئول عن حفظ رسائل البريد الإلكتروني الرسمية.
حفظ رسائل البريد ومرفقاتها.
متى يتم قيد وحفظ سجلات البريد الإلكتروني؟
أين يتم قيد وحفظ وثائق البريد الإلكتروني؟
عنونة رسائل البريد الإلكتروني.
أولاً: اجراءات إنشاء رسائل البريد الإلكتروني الرسمية: تبدأ الممارسات الجيدة في إدارة رسائل البريد الإلكتروني بإنشائها وعنونتها، وفيما يلي بعض الإجراءات الواجب اتباعها عند انشاء رسائل البريد الإلكتروني الرسمية:
تحديد الأفراد المسموح لهم التعامل مع محتوى الرسالة أو اتخاذ قرارات بشأنه ليكونوا المستلمين الرئيسيين فقط.
عدم استخدام زر “Reply to All” (رد على الكل).
استخدم “cc” (نسخة) لأغراض نقل المعلومات فقط.
تناول موضوعاً واحدا فقط في كل رسالة بريد إلكتروني.
تضمين رسالة البريد الإلكتروني في نص الرسالة بدل من تضمينها كمرفق.
الإشارة إلى وجود مرفقات للرسالة سواء أكانت تقارير أو محاضر جلسات، تعليمات.
استخدام لغة سهلة وواضحة تكون مفهومة ولا تحتمل اللبس حتى لا يساء فهمها.
تصنيف رسائل البريد الإلكتروني باستخدام بادئة في سطر “الموضوع Subject” لمساعدة المستخدمين على تحديد ما إذا كانوا سيحذفون رسالة البريد الإلكتروني أم سيفتحونها على الفور أم سيفتحونها في وقت لاحق.
تحديد اللغة الرسمية وذلك كما يلي:
عندما يرسل الموظف بالمنظمة رسالة بريد الكتروني لنشرها بين الإدارات، عليه أن يخاطب المستلم باللغة رسمية، وهناك استثناء وحيد هو اتفاق المرسل والمستقبل على اعتماد لغة ما بينهم يفهمونها.
عندما يراسل الموظف متلقين من أصول مختلفة ويتحدثون أو يكون لديهم لغة أم ولغة أخرى، فعليه عندئذ مخاطبتهم بلغتهم الرسمية.
ثانياً: تحديد مسئولية التعامل مع البريد الإلكتروني: إن رسائل البريد الإلكتروني التي تنشأ في المنظمة لإدارة أعمالها والتي تعد دليل على أدائها لأنشطتها ووظائفها تعد وثائق رسمية كما سبق القول، ويعد المنشئ (المراسل) الذي قام بكتابة الرسائل هو المسئول عن تدوين الرسالة بشكل يتناسب وطبيعة العمل، وحفظها بطريقة تتيح الوصول إليها بسهولة وبأسلوب آمن، وما ينطبق على المراسل ينطبق على مستلم الرسالة، وعليه يمكن للمنشئ أو المستلم إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال عن طريق القيام بالأعمال التالية بانتظام:
حفظ رسائل البريد الإلكتروني التي تشكل سجلات، سواء إلكترونياً في نظام للإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات أو بطباعتها وحفظها في الملفات الورقية.
حذف سجلات البريد الإلكتروني التي تقع مسؤولية حفظها على الآخرين، ويفضل أن يتم ذلك بأسرع ما يمكن بعد التعامل معها
حذف رسائل البريد الإلكتروني الأخرى التي انتهت مدة حفظها ولا توجد حاجة للإدارة من الاحتفاظ بها، لتخفيف العبء على صندوق البريد الإلكتروني
وعلى كل الموظفين بالمنظمة أن يمتلكوا القدرة على تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تحفظ كوثائق رسمية، وتقع ضمن اختصاص أعمالهم، مع ضرورة حفظها مع نفس ملفات الوثائق التي ترتبط بها من حيث طبيعة النشاط والوظيفة التي تؤديها سواء كان نظام الحفظ ورقي أو إلكتروني، وتحديد الرسائل الرسمية غالباً ما يتم من خلال سياقها Context وبناء Structure ومحتواها المعلوماتي Content.
ونظراً لأن رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن ترسل بسهولة إلى العديد من الأشخاص بالمنظمة فلابد من اتخاذ الخطوات الآتية لتحديد مسؤولية الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني:
يتولى المنشئ مسؤولية الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وإدارته عند إنشاء البريد الإلكتروني داخلياً
يتولى المستلم مسؤولية الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وإدارته في حالة استلام البريد الإلكتروني من مصدر خارجي بحيث لا توجد تلك المعلومات في أي مكان آخر بالمنظمة وتشكل جزءاً من سجل الأعمال الرسمي، وفي حالة وجود مستلمين متعددين، يجب أن يحدد كل مكتب الموظف المسؤول عن حفظ كافة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بموضوع معين.
ثالثاً: إدارة مرفقات البريد الإلكتروني: يوجد طريقتين للتعامل على مرفقات البريد الإلكتروني هي:
أن يتم التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بشكل مستقل بعيداً عن المرفقات التي تحفظ بمفردها.
أن يتم التعامل مع الرسائل والمرفقات مع بعضها دون فصل بينهما.
وينصح بإدارة رسائل البريد الإلكتروني ومرفقاتها ككيان واحد لا يتم فصلها، لأنه قد تتضمن الرسالة معلومات هامة ضرورية لتوضيح ما تحتويه المرفقات، بالإضافة إلى تحديد وقت وتاريخ استلام أو إرسال هذه المرفقات وهذه قضايا قد تكون هامة للمنظمة لإثبات المسئولية.
وإذا كانت المنظمة تطبق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (ERM) Electronic Records Management، فإنه لا توجد مشكلة بالنسبة لحفظ الرسائل مع مرفقاتها، فعندما تكون المرفقات مثلاً تقرير عن تسويق سلعة ما تنتجها المنظمة فلا يوجد مشكلة كبيرة عند القيام بحفظ الرسالة والتقرير المرفق بها داخل نظام الحفظ بالمنظمة والمبنى على مبدأي المنشأ الأصلي والترتيب العضوي.
إما إذا كانت المنظمة تطبق نظام إدارة الوثائق الورقي، فإنه يتم الفصل بين الرسالة ومرفقاتها وتحفظ الرسائل في ملف الصادر أو الوارد، والمرفقات مع الوثائق ذات الصلة مما قد يؤدى إلى احتمالية فقد جزء من السياق الإداري للمنظمة.
رابعاً: استبقاء واستبعاد الرسائل الإلكترونية: إن استبقاء أو استبعاد الوثائق الإلكترونية أو الورقية يعتمد في الأساس على عملية تقييم المحتوى المعلوماتي لها، حيث يعتمد تقييم المعلومات – أيا كان شكلها، على ما تملكه الوثائق من قيمة أوليه أو ثانوية تبرر حفظها بشكل دائم أو مؤقت، وطبقا للاحتياجات الإدارية للمنظمة أو القانونية أو المحاسبية وأخيراً قيمتها للبحث العلمي. وبعدها يتم وضع مدد استبقاء كل نوعية من الوثائق في جداول تسمى جداول الاستبقاء تحدد النوعيات التي تحفظ بشكل دائم وتلك التي يتم التخلص منها بعد فترة طالت أم قصرت، ونحن لا نستطيع التخلص من الوثائق الرسمية بدون الحصول على موافقة من الجهة المنشئة وكذلك موافقة الأرشيف الوطني وبما يتوافق مع اللوائح والقوانين المعمول بها، من اجل تحديد هوية الوثائق التي لها قيمة دائمة.
وما يطبق على البيئة الورقية يطبق على رسائل البريد الإلكتروني، ولا يستطيع مدير الوثائق التخلص من رسائل البريد الإلكتروني إلا بعد مراجعة محتواها وتقويم أهميتها أولا بالنسبة للمنظمة وثانياً لقيمتها للبحث، ولا يستطيع الأرشيفي تطبيق قاعدة ثابتة لحذف كل رسائل البريد الإلكتروني بعد مرور فترة زمنية معينة، حيث تتراوح مدد حفظ الرسائل من ستة أشهر إلى سنة، هذا في الغالب بينما بعض الرسائل تتجاوز مدة حفظها أكثر من خمسة عشرة عاماً تبعاً لقيمتها.
خامساً: حذف رسائل البريد الإلكتروني: عند حذف رسائل البريد الإلكتروني يجب أن تتذكر أننا نحذف الرسائل ذات القيمة المؤقتة التي انتهي العمل منها وتلك التي لا تدخل في عمل المنظمة، ويجب أن تتم هذه العملية باستمرار حتى لا يمتلئ صندوق البريد بالرسائل المؤقتة، كما أن ذلك يساعد في إمكانية الوصول إلى الرسائــل بصـــورة أسرع. وكقاعدة فإنه لا يمكن الاستغناء عن البريد رسائل الإلكتروني طالما كانت تحت قيد الاستخدام أو أن موضوعها يتعلق بدعوى قضائية، ومدة الاستبقاء هنا تنتهي بانتهاء الطلب على البريد الإلكتروني أو بانتهاء الدعوى القضائية.
سادساً: أرشفةرسائل البريد الإلكتروني:تتطلب أرشفة رسائل البريد الإلكتروني مجهوداً كبيراً لأكثر من سبب:
أن عملية الأرشفة تتطلب قراءة محتوى كل رسالة حتى تستطيع تقييم أهميتها.
أن نظام البريد الإلكتروني هو نظام معلومات غير متصل بنظام حفظ الوثائق الإلكترونية، ولهذا السبب فإن الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني يحتاج إلى وجود ربط بين السياق الإداري للمنظمة وإجراءات الحفظ المتبعة بها.
يتطلب نظام البريد الإلكتروني العمل على الربط رسائل البريد الإلكتروني المرفقات الملحقة بها من جانب، وبين الوثائق ذات الصلة من جانب آخر، مما يعنى بالضرورة وجود ربط بين نظام البريد الإلكتروني ونظام الحفظ الإلكتروني بالمنظمة.
ولهذه الأسباب يجب على المسئول عن نظام الحفظ بالمنظمة فهم طريقة عمل البريد الإلكتروني وطريقة إنشاؤه واستخدامه، وتحديد علاقته بالوثائق الأخرى ذات الصلة، والقيام بعملية الأرشفة لرسائل البريد الإلكتروني تعطى مزيداً من الصحة والمصداقية لسجلات المنظمة. ويوجد ثلاث طرق لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني هي:
الطريقة الأولى: الحفظ الماديHard Copy: بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي تعامل معاملة الوثائق الرسمية والتي تتطلب مصلحة العمل استبقاؤها أكثر من خمسة عشرة سنة (15)، فإنه من الأفضل طبعها على وسيط مادي أياً كان شكل هذا الوسيط (ورقي، ميكروفيلم، ميكروفيش……) وهذا الحل يتم تطبيقه إذا لم يكن لدى المنظمة القدرة على امتلاك نظام حفظ إلكتروني يعمل على حماية الوثائق ذات القيمة الدائمة وتيسير الوصول إليها.
مزايا الحفظ المادي:
ثبات الوسيط، حيث قد لا تملك المنظمة الإمكانات المادية اللازمة لتحديث أو تغيير البرامج والمعدات المستخدمة في أرشفة البريد الإلكتروني.
في حالة طبع رسائل البريد الإلكتروني على وسيط مادي فإنه يسهل تصنيفها وفهرستها طبقاً لخطة التصنيف التي تطبق على الوثائق الورقية بالمنظمة وبالتالي يسهل إدماج نظام البريد الإلكتروني مع نظام الحفظ العام داخل المنظمة.
سهولة تطبيق إجراءات الاستبقاء والاستبعاد على رسائل البريد الإلكتروني بنفس الطريقة المطبقة على الوثائق الورقية.
عيوبـ الحفظ المادي:
فقد الميزة الأساسية للمعلومات الإلكترونية، ففي حالة طبع البريد الإلكتروني على وسيط مادي فسوف نفقد ميزة المعلومات الإلكترونية مثل السرعة والدقة في تخزين واسترجاع المعلومات وتوفير أماكن تجهيزات التخزين.
تشتت رسائل البريد الإلكتروني في أكثر من مكان واحد، وفي حالة الحفظ الإلكتروني للرسائل فإنه يمكن الرجوع إليها في مكان واحد.
الطريقة الثانية: أرشفة الرسائل على مخدم البريد الإلكتروني: حيث يتم حفظ رسائل البريد داخل نظام البريد الإلكتروني الذي تم إنشاؤه داخل المنظمة من خلال تركيب شبكة داخلية ((LAN وتوصيلها بمخدم Server، يتم تحميل مجموعة من البرامج اللازمة للتعامل وتخزين واسترجاع، وتخزن عليه الرسائل سواء الواردة من الخارج أو الصادرة من الإدارات.
وهذه الطريقة تتيح تخزين رسائل البريد على مخدم نظام البريد الإلكتروني وتجعل من الحواسيب التي يستخدمها الموظفون بمثابة نهايات طرفية Terminals بحيث يصعب عليهم تعديل أو حذف الرسائل التي قد تحتوي على معلومات هامة تعكس أنشطة المنظمة، وذلك لأن الرسالة الأصلية ومرفقاتها مخزنة على المخدم Server.
والميزة الأساسية في هذه الطريقة تكمن فيما توفره من وقت وجهد، حيث تخزن الرسائل إلكترونياً على مخدم البريد الإلكتروني تبعاً لنظام الحفظ الذي تتبناه المنظمة، وتظل الرسائل مخزنة على المخدم طالماً كانت هناك حاجة إليها مع القيام بترتيبها واسترجاعها الكترونياً.
ومن عيوب تخزين رسائل البريد الإلكتروني على المخدم:
التكاليف اللازمة لإنشاء نظام البريد الإلكتروني وما يستتبعه من عمل صيانة ومتابعة لنظام الحفظ الإلكتروني للرسائل.
وجود صعوبة بين دمج نظام حفظ رسائل البريد الإلكتروني ونظام الحفظ الإلكتروني الذي تتبناه المنظمة
التطورات التي تطرأ على أنظمة البريد الإلكتروني تتطلب نقل أو تحويل الرسائل الى تسبقى لأكثر من خمس سنوات إلى نظام جديد وذلك لقدم النظام المستخدم.
الطريقة الثالثة: الأرشفة خارج نظام البريد الإلكتروني: إذا لم يكن لدى المنظمة نظام للبريد الإلكتروني تقوم من خلاله بإنشاء رسائل البريد واستلامها وإدارتها وتخزينها والعمل بعد ذلك على دمجها داخل إطار العمل الرسمي، عندها تقوم المنظمة باستخدام أحد البرامج التي تنتجها إحدى الشركات المتخصصة العاملة وأشهرها برنامج MS Outlook وتنتجه شركة مايكروسوفت، ويقوم هذا البرنامج بإدارة رسائل البريد الإلكتروني بكفاءة عالية وإمكانية أرشفة الرسائل بطريقة تسمح بدمجها مع الوثائق الإلكترونية ذات الصلة بسهولة ويسر.
وتقوم برامج البريد الإلكتروني بأرشفة الرسائل داخل ملفات منفصلة وحفظها في مجلدات يتم تصنيفها وترتيبها طبقا لخطةً الترتيب التي تتبناها المنظمة، مما يحقق عنصر تكامل مجموعة الوثائق Integrity بالمنظمة، والتكامل عنصر هام يساعد على فهم الوثائق وما تعكسه من أنشطة ووظائف قامت بها المنظمة، وما يطبق على الرسائل نفسها يطبق على المرفقات الملحقة بها، حيث يتم توزيعها وفقاً للتصنيف المتبع وهو أمر لا يتوافر في حفظ الرسائل عن طريق استخدام المخدم في نظام البريد الإلكتروني.
أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم ونالت إعجابكم وإلى مواضيع قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا.وأريد أن أطلب منكم ألا تترددوا أبداً في طرح أي سؤال علينا في التعليقات أو من خلال صفحتنا الرسمية على الفيس بوك حيث نتواجد هناك باستمرار. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
وإلى لقاءٍ قريب.
المرجع
نائب إبراهيم & نعساني سماح – كتاب “الإدارة الإلكترونية بين التنظير والتطبيق – منشورات دار نيل والفرات كوم – www.nwf.com – 2023
أعزائي زوار المدونة: ذكرنا في مقال سابق ان التسويق الإلكتروني يشمل كل طرق الإعلان المرئية والمسموعة باستخدام كافة الطرق التسويقية للترويج لخدمة أو منتج، وهذه الطرق تشمل: (التسويق عبر الإنترنت، إعلانات التلفزيون، إذاعة الراديو، اللافتات الدعائية الرقمية، تطبيقات الموبايل، الرسائل عبر الموبايل….)
وسنركز في مدونتنا على التسويق عبر الإنترنت Online Marketing: كأحد طرق التسويق الإلكتروني والذي ويعني استخدام طرق الإعلان المتاحة عبر الإنترنت للترويج لخدمة أو منتجات سواء كانت ملموسة أو رقمية.
ولا يعتمد التسويق الإلكتروني عبر الانترنت على قناة واحدة، وإنما يعتمد على قنوات كثيرة ومتنوعة، والقنوات التسويقية على الإنترنت للمنتجات تتميز بأنها متشابكة ومرتبطة ارتباطاً وثيقاً فيما بينها، وقد صنفناها الى خمسة أنواع منها التسويق عبر شبكات التوصل الاجتماعي:
شبكات التوصل الاجتماعي هي مواقع إلكترونية (ظهرت في السنوات العشر الأخيرة، والأكثر استخداماً في الوقت الحالي والتي تحظى بالنصيب الأكبر من عدد زيارات مستخدمي المواقع الإلكترونية) مثل فيس بوك Facebook وتويتر Twitter وانستغرام Instagram وسناب شات Snap chat ويوتيوب YouTube وتلغرام Telegram، هذه المواقع مصممة بشكل تسمح للأشخاص بمشاركة الأفكار أو الصور والأحداث والتواصل مع أشخاص آخرين فيما يتعلق بموضوع معين.
تعتبر شبكات التواصل الاجتماعي واحدة من أهم قنوات التسويق الإلكتروني التي تحتاج إلى الاهتمام بها، وخاصةً إذا كنت ترغب في ترويج أعمال التجارة الإلكترونية بين المنظمة والعميل B2C (Business to Customer).
وبشكل عام تمثل شبكات التواصل الاجتماعي اليوم أفضل قنوات التسويق عبر الإنترنت التي تخلق الوعي بالعلامة التجارية الخاصة بك، ولا تعد هذه الشبكات مجرد قناة للتسويق الإلكتروني أو لإنشاء حملة إعلانية معينة، ولكن أيضاً هي وسيلة اتصال دائمة للأشخاص مع أصدقائهم وعائلاتهم والحصول على آخر الأخبار ومتابعة الموضوعات التي يهتمون بها.
عن طريق شبكات التواصل الاجتماعي يمكنك بناء صفحات تجارية احترافية لمنظمتك، ويمكنك فتح قنوات اتصال بينك وبين عملاءك المحتملين، وجعلهم دائماً على اطلاع بكل ما هو جديد حول منتجاتك.
ويجب توخي الحذر عند التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي بشأن ما يتحدث عنه المستخدمون، وتحتاج إلى الاستماع إلى الجمهور والمشاركة في المناقشات وتقييم جاذبية كل مقالة بناءً على عدد الإعجابات والمشاركات.
وأيضاً نشير إلى عدم استخدم مواقع التواصل الاجتماعي كقناة رئيسية في التسويق لمنتجاتك، فتويتر إذا ما تعرض لعطل أو غيّر فيس بوك من سياساته أصيبت جهودك في التسويق الإلكتروني بشلل، وإنما اجعل التسويق الإلكتروني عبر شبكات التواصل الاجتماعي وسيلة لزيادة نموك.
وفيما يلي أهم خطوات التسويق الإلكتروني عبر مواقع التواصل الاجتماعي:
أنشئ حساباً على مواقع التواصل الأكثر نفعاً لك واهتم باختيار صورة الغلاف، وضع رابط موقعك في منشور الصورة ليمثل رابطاً يقود إلى موقعك.
أدرج صوراً لمنتجاتك.
أنشئ محتوى مناسب لمنشورك الترويجي: بشكل لا تقتصر على نشر المحتوى التجاري فقط، بل استخدم نسبة 3:1 (1 محتوى تجاري، 3 محتوى مفيد أو ترفيهي) في تحديد نوعية محتوى المنشورات، وذلك لأن مواقع التواصل لها طابع اجتماعي، أضافة إلى ذلك تجنب العمومية في المحتوى غير التجاري الذي تقدمه واجعله ذو صلة بمجال منظمتك (مثلًا إذا كنت تستخدم التسويق الإلكتروني لبيع أدوات رياضية فلا تشارك عبارات محفزة على التعلم).
انشر تدويناتك على حساباتك الاجتماعية، حيث يولد الربط بين المدونة ومواقع التواصل حركة مرور لا تتوقف.
تعرف على الأوقات التي ينشط فيها متابعوك باستخدام خدمة مثل Facebook Insights، ثم جدول نشر المحتوى باستخدام أداة مثل Hootsuite أو Buffer ليستمر المحتوى في التدفق بانتظام في هذه الأوقات.
تفاعل مع متابعيك بالإجابة عن تساؤلاتهم والرد على تعليقاتهم ومتابعة شكاواهم.
إذا سمحت ميزانيتك، استخدم إعلانات مواقع التواصل الاجتماعي، وكن دقيقاً في استهداف الفئة التي يظهر لها الإعلان لتتطابق مع جمهورك المستهدف.
أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا.
وأريد أن أطلب منك ألا تتردد أبداً في طرح أي سؤال علينا في التعليقات أو من خلال صفحتنا الرسمية على الفيس بوك حيث نتواجد هناك باستمرار. إلى لقاءٍ قريب.
عزيز القارئ بعد ادخال البيانات على ورقة العمل في الاكسل، قد نحتاج الى جمع محتوى خلايا ضمن نطاق معين، سنشرح في في هذه المقالة الدوال التي تساعدنا في جمع محتوى الخلايا : دالة جمع الخلايا التي تحوي بيانات رقمية فقط SUM – دالة الجمع الشرطي لمحتوى الخلايا SUMTIF
أولاً: جمع محتوى الخلايا التي تحوي بيانات رقمية:
تستخدم الدالة SUM لحساب مجموع محتوى عدة خلايا التي تحوي بيانات رقمية أو صيغ ودوال تنتج بيانات رقمية، والشكل العام لهذه الدالة هو:
= SUM (Number1; Number2; ….)
حيث:
Number: مراجع خلايا تحوي بيانات رقميةأو نطاق الخلايا المرجعية التي سيتم جمع محتواها، ويتم تجاهل الخلايا الفارغة أو الخلايا النصية أو الخلايا التي تحوي قيماً منطقية.
تطبيق عملي (1): ليكن لدينا ورقة العمل كما في الشكل التالي:
احسب اجمالي رواتب الموظفين في الخلية B13
التنفيذ:
باستخدام الدالة SUM فإن مجموع رواتب الموظفين ضمن النطاق B3:B12 يساوي 83200 والدالة المدخلة في الخلية B13هي:
= SUM(B3:B12)
ثانياً: جمع محتوى خلايا تحوي بيانات رقمية وتحقق محتواها شرط معين:
تستخدم الدالة SUMIF لحساب مجموع محتوى خلايا محتواها تحقق شرط معين، والشكل العام لهذه الدالة هو:
= SUMIF(Range; Criteria)
حيث:
Range: نطاق الخلايا التي نرغب في جمع محتواها.
Criteria: المعيار الذي يحدد أي الخلايا التي ستخضع لعملية الجمع ضمن النطاق المحدد، وهذا المعيار يمكن أنيكون رقم أو نص أو تعبير مقارنة أو مرجع.
تطبيق عملي (2): ليكن لدينا ورقة العمل كما في الشكل التالي والمطلوب حساب مجموع رواتب الموظفين الذين رواتبهم أكبر من 10000في الخلية C15 :
التنفيذ:
باستخدام الدالة SUMIF فإن مجموع رواتب الموظفين الذين رواتبهم أكبر من 10000 ضمن النطاق B3:B12 يساوي 36000، والدالة المدخلة في الخلية B15 هي:
= SUMIF(B3:B12;”>10000″)
ثالثاً: جمع محتوى خلايا تحوي بيانات رقمية وتحقق محتواها شرط معين في خلايا اخرى مناظرة.
الشكل العام لهذه الدالة هو:
= SUMIF(Range; Criteria;Sum_range)
حيث:
Range: نطاق الخلايا التي نرغب في تقييمها حسب المعيار.
Criteria: المعيار الذي يحدد أي الخلايا التي ستخضع لعملية الجمع، وهذا المعيار يمكن أنيكون رقم أو نص أو تعبير مقارنة أو مرجع.
Sum_range: نطاق خلايا التي سنجمع محتواها والمناظرة لخلايا النطاق المطبق عليه المعيار.
تطبيق عملي (3): ليكن لدينا ورقة العمل كما في الشكل التالي:
والمطلوب كتابة الدوال التي تحسب مجموع رواتب موظفي كل فئة في الخلايا: G3 وG4 وG5 وG6.
التنفيذ: الدوال هي:
G3 = SUMIF (C3:C12; F3; B3:B12)
G4 = SUMIF (C3:C12; F4; B3:B12)
G5 = SUMIF (C3:C12; F5; B3:B12)
G6 = SUMIF (C3:C12; F6; B3:B12)
في النهاية أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه التدوينة مفيدة وتساعدكم لمعرفة المزيد عن الاكسل، وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وأريد أن أطلب منكم ألا تترددوا أبداً في طرح أي سؤال علينا في التعليقات أو من خلال صفحتنا الرسمية على الفيس بوك حيث نتواجد هناك باستمرار. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
عزيز القارئ بعد ادخال البيانات على ورقة العمل في الاكسل، قد نحتاج الى عد خلايا ضمن نطاق معين، سنشرح في في هذه المقالة الدوال التي تساعدنا في عد الخلايا : دالة عد الخلايا التي تحوي بيانات رقمية فقط COUNT – دالة عدالخلايا التي تحوي بيانات بغض النظر عن نوعها COUNTA – دالة عد الخلايا الفارغة COUNTBLANK -دالة العد الشرطي COUNTIF
أولاً: عد الخلايا التي تحوي بيانات رقمية:
تستخدم الدالة COUNT لحساب عدد الخلايا التي تحوي بيانات رقمية أو صيغ ودوال، والشكل العام لهذه الدالة هو:
= COUNT (Value1; Value2; ….)
حيث:
Value1: نطاق الخلايا المرجعية التي سيتم عدّها، ويتم تجاهل الخلايا الفارغة أو الخلايا النصية أو الخلايا التي تحوي قيماً منطقية.
تطبيق عملي (1): ليكن لدينا ورقة العمل كما في الشكل التالي:
التنفيذ:
باستخدام الدالة COUNT فإن عدد المنتجات ضمن النطاق A3:A12 يساوي الصفر لأن جميع خلايا النطاق نصية، والدالة المدخلة في الخلية E4 هي:
= COUNT (A3:A12)
باستخدام الدالة COUNT فإن عدد المبيعات ضمن النطاق B3:B12 يساوي 7، لأنه استبعد من العد: الخلية B4 كونها تحوي على نص، والخلية B6 كونها فارغة والخلية B7 كونها تحوي على قيمة منطقية، والدالة المدخلة في الخلية E5هي:
= COUNT (B3:B12)
ثانياً: عد الخلايا التي تحوي بيانات رقمية وغير رقمية:
تستخدم الدالة COUNTA لحساب عدد الخلايا التي تحوي بيانات رقمية وغير رقمية، والشكل العام لهذه الدالة هو:
= COUNTA (Value1; Value2; ….)
حيث:
Value1: نطاق الخلايا المرجعية التي سيتم عدها، ويتم تجاهل الخلايا الفارغة فقط.
تطبيق عملي (2): ليكن لدينا ورقة العمل كما في الشكل التالي:
التنفيذ:
باستخدام الدالة COUNTA فإن عدد المنتجات ضمن النطاق A3:A12 يساوي 10 لأن جميع خلايا النطاق نصية، والدالة المدخلة في الخلية E5 هي:
= COUNTA (A3:A12)
باستخدام الدالة COUNTA فإن عدد المبيعات ضمن النطاق B3:B12 يساوي 9، لأنه استبعد من العد: الخلية B6 كونها فارغة، والدالة المدخلة في الخلية E5هي:
= COUNTA (B3:B12)
ثالثاً: عد الخلايا الفارغة:
تستخدم الدالة COUNTBLANK لحساب عدد الخلايا الفارغة، والشكل العام لهذه الدالة هو:
= COUNTBLANK (Value1; Value2; ….)
حيث:
Value1: نطاق الخلايا المرجعية التي سيتم عدها، ويتم عد فقط الخلايا الفارغة ويتجاهل الخلايا التي تحوي بيانات.
تطبيق عملي (3): ليكن لدينا ورقة العمل كما في الشكل التالي:
التنفيذ:
باستخدام الدالة COUNTBLANK فإن عدد المنتجات ضمن النطاق B3:B12 يساوي 1 لأن جميع خلايا نحوي بيانات ماعد الخلية B6 فارغة، والدالة المدخلة في الخلية E5 هي:
= COUNTBLANK (B3:B12)
رابعاً: عد الخلايا التي تحوي بيانات تحقق شرط معين:
نستخدم دالة العد الشرطي COUNTIF لحساب عدد الخلايا في النطاق والتي محتوها يحقق شرط معين، والشكل العام لهذه الدالة هو:
= COUNTIF (Range; Criteria)
حيث:
Range: نطاق الخلايا التي نريد حساب عدد الخلايا فيه.
Criteria: المعيار الذي يحدد أي الخلايا التي ستخضع لعملية العد، وهذا المعيار يمكن أنيكون رقم أو نص أو تعبير مقارنة أو مرجع.
تطبيق عملي (4): ليكن لدينا ورقة العمل كما في الشكل التالي:
والمطلوب كتابة الدوال التي تحسب عدد الموظفين من كل فئة في الخلايا: G3 وG4 وG5 وG6.
التنفيذ:
الدوال هي:
G3 = COUNTIF (C3:C12;”A”)
G4 = COUNTIF (C3:C12;”B”)
G5 = COUNTIF (C3:C12;”C”)
G6 = COUNTIF (C3:C12;”D”)
لاحظ هنا أن المعيار هو نص، ويمكن جعل المعيار مرجع عندها تأخذ صيغة الدوال الشكل الآتي:
G3 = COUNTIF (C3:C12; F3)
G4 = COUNTIF (C3:C12; F4)
G5 = COUNTIF (C3:C12; F5)
G6 = COUNTIF (C3:C12; F6)
في النهاية أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه التدوينة مفيدة وتساعدكم لمعرفة المزيد عن الاكسل، وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وأريد أن أطلب منكم ألا تترددوا أبداً في طرح أي سؤال علينا في التعليقات أو من خلال صفحتنا الرسمية على الفيس بوك حيث نتواجد هناك باستمرار. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
Diese werden für verschiedene Spielautomaten von Online Casinos mit und ohne Einzahlung angeboten. Sie haben die Möglichkeit, Spielautomaten freizudrehen und das unabhängig vom Echtgeld auf Ihrem Casino Konto. Je nach Casino werden Freispiele an verschiedene Bedingungen geknüpft. Wenn Du einen Online Casino Bonus ohne Einzahlung bekommst, bedeutet das, dass Du auch die Chance hast, Geld zu gewinnen, ohne das Risiko, Dein eigenes Geld zu verlieren.
Freispiele bei Registrierung
Dieser Artikel stellt die besten No Deposit Bonusangebote für deutsche Spieler vor. Ja, mit einem Free Spin No Deposit Bonus können Sie echtes Geld gewinnen, jedoch unterliegen die Gewinne meist bestimmten Umsatzanforderungen oder Obergrenzen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Gewinne eine bestimmte Anzahl von Malen umsetzen müssen, bevor Sie sich den maximal erlaubten Betrag auszahlen lassen können. Stehen im Casino 30 Freispiele ohne Einzahlung zur Verfügung, reiben sich die meisten Spieler die Hände. Mit den Free Spins kannst du kostenlos im Online Casino spielen und sogar echtes Geld gewinnen.
Das kommt nach den Freispielen
Und die besten Casinos für Freispiele allgemein haben wir stargames slots gefunden. Wer bei sich oder anderen Anzeichen von problematischem Spielverhalten bemerkt, sollte professionelle Hilfe in Anspruch nehmen. Die Organisationen wie Gamblers Anonymous Deutschland bieten kostenlose und vertrauliche Beratung an. Internationale Casinos ohne deutsche Lizenz sind für Spieler aus Deutschland teils eingeschränkt oder nicht verfügbar; die Erreichbarkeit kann je nach Anbieter und Standort variieren.
Sugar Rush ist ein fröhlicher und zuckersüßer Slot, ebenfalls aus dem Hause Pragmatic Play, der besonders für seine aktionsgeladene Bonusfunktion bekannt ist. Der RTP liegt bei 96,5%, und während der Freispiele können Sie von bis zu 128x Multiplikatoren profitieren, die jeden Gewinn erheblich steigern können. Der Slot bietet ebenfalls eine große Gewinnchance, mit einem maximalen Gewinn von 5.000x. Book of Dead von Play’n GO ist ein Klassiker und nicht nur in Österreich einer der belietesten Slots.
Gewinne die aus einem Bonus ohne Einzahlung stammen haben manchmal strengere Bedingungen als, wenn Sie bei Ihrer Einzahlung Freispiele als Casino Bonus erhalten. Dies wird von verschiedenen Casinos aber auch unterschiedlich gehandhabt. Ja, Gewinne aus Freispielen können auszahlbar sein, jedoch meistens erst nach Erfüllung der Umsatzbedingungen. Diese Bedingungen legen fest, wie oft ihr die Gewinne erneut einsetzen müsst, bevor eine Auszahlung möglich ist. Einige Casinos bieten sogar Freispiele ohne Umsatzbedingungen an, wodurch Gewinne direkt ausgezahlt werden können. Jedes seriöse Online Casino bietet verschiedene Bonusangebote für Neukunden an.
Das Erfüllen der Umsatzbedingungen dauert in der Regeln nur einige Minuten. Bei weiterem Nachdenken merkt man dann aber, dass es auch in völlig anderen Branchen Gratisproben gibt. Die Betreiber versprechen sich einen Werbeeffekt, an dessen Ende zahlende Kunden stehen. Bei Amonbet (Erfahrungen) bekommst du für die Verifizierung von E-Mail-Adresse und Handynummer 20 Freespins ohne Einzahlung für den Slot Snoop Dogg Dollars. Die Gewinne musst du vor einer Auszahlung 40x umsetzen, die Gewinne aus diesem Bonus sind auf 100€ begrenzt. Gelegentlich möglich, oft jedoch nur eingeschränkt und mit höheren Umsatzanforderungen.
عزيز القارئ سنشرح في في هذه المقالة احدى دوال الاكسل التي تستخدم لاتخاذ القرار والتي تدعى دالة إذا الشرطية Conditional if function
تندرج الدالة إذا الشرطية IF ضمن فئة “منطقية Logical”،(وتدعى دالة اتخاذ القرار Decision function)، حيث تستخدم من أجل إرجاع قيمة معينة إذا تحقق شرط محدد وإرجاع قيمة أخرى إذا لم يتحقق الشرط، الشكل العام لهذه الدالة:
= IF (Logical Test; Value If True; Value If False)
حيث:
Logical Test: الاختبار المنطقي أو الشرط، وهو عبارة عن تعبير مقارنة لمقارنة محتوى خليتين، أو مقارنة محتوى خلية مع قيمة ما، ونستخدم مؤثرات المقارنة Comparison Operator الآتية:
اسم المؤثر (العامل)
رمز المؤثر (العامل)
Equal to يساوي
=
Not equal to لا يساوي
< >
Less than اصغر من
<
Less than or Equal to اصغر أو يساوي
< =
Greater than اكبر من
>
Greater than or Equal toاكبر أو يساوي
> =
Value If True: القيمة التي يجب أن تُرجع (القيمة التي يجب أن توضع في الخلية المراد وضع النتيجة فيها) إذا كان الشرط محققاً (الشرط صحيح True) وهذه القيمة يمكن أن تكون عدداً ثابتاً أو تعبيراً حسابياً أو دالة أو نصاً.
Value If False: القيمة التي يجب أن تُرجع (القيمة التي يجب أن توضع في الخلية المراد وضع النتيجة فيها) إذا كان الشرط غير محققاً (الشرط خاطئ False) وهذه القيمة يمكن أن تكون عدداً ثابتاً أو تعبيراً حسابياً أو دالة أو نصاً.
تطبيق عملي (1): على ورقة العمل”ورقة1 Sheet1″ أدخل في الخلية A1 القيمة 15 وفي الخلية B1 القيمة 5، إذا أردنا الآن مقارنة محتوى الخلية A1 مع الخلية B1 ووضع نتيجة المقارنة في الخلية C1، وكان الشرط هو “إذا كان محتوى الخلية A1 أكبر أو مساوياً محتوى الخلية B1 عندئذ تكون النتيجة هي جمع محتوى الخليتين، أما العكس أي إذا كان محتوى الخلية A1 ليس أكبر من محتوى الخلية B1 تكون عندئذ النتيجة صفراً”
التنفيذ:
الشرط يأخذ الشكل: A1>= B1
القيمة التي يجب أن تُرجع إذا كان الشرط محققاً (صحيح True) هي قيمة التعبير الحسابي: A1+B1
القيمة التي يجب أن تُرجع إذا كان الشرط غير محققاً (غيرصحيح False) هي القيمة 0.
وعندها تأخذ الدالة التي ستكتبها في الخلية C1 الشكل:
= IF (A1>= B1; A1+B1; 0)
لاحظ بعد ذلك أن القيمة التي ستظهر في الخلية C1 هي مجموع محتوى الخليتين أي القيمة 20، لأن الشرط محققاً.
الآن قم بالتعديل التالي: أدخل في الخلية A1 القيمة 10 وفي الخلية B1 القيمة 15، لاحظ بعد ذلك أن القيمة التي ستظهر في الخلية C1 هي القيمة 0، لأن الشرط سيكون غير محققاً.
تطبيق عملي (2): إذا أردنا مقارنة محتوى الخلية A1 مع القيمة 10 ووضع نتيجة المقارنة في الخلية C2، وكان الشرط هو “إذا كان محتوى الخلية A1 أصغر من القيمة 10 عندئذ تكون النتيجة هي ضرب محتوى الخلية A1 بـ 0.16، أما العكس تكون النتيجة هي ضرب محتوى الخلية A1 بـ 0.10”
التنفيذ:
الشرط يأخذ الشكل: A1< 10
القيمة التي يجب أن تُرجع إذا كان الشرط محققاً (صحيح True) هي قيمة التعبير الحسابي: A1* 0.16
القيمة التي يجب أن تُرجع إذا كان الشرط غير محققاً (غيرصحيح False) هي قيمة التعبير الحسابي: A1* 0.10
وعندها تأخذ الدالة التي سنكتبها في الخلية C2 الشكل:
= IF (A1< 10; A1* 0.16; A1* 0.10)
فإذا كانت الخلية تحوي القيمة 15، ستلاحظ عندئذ أن القيمة التي ستظهر في الخلية C2 هي ضرب محتوى الخلية A1 بـ 0.10 أي 1.5، لأن الشرط غير محققاً.
أما إذا كانت الخلية تحوي القيمة 7، ستلاحظ عندئذ أن القيمة التي ستظهر في الخلية C2 هي ضرب محتوى الخلية A1 بـ 0.16 أي 1.12، لأن الشرط محققاً.
تطبيق عملي (3):ليكن لدينا الرواتب الإجمالية ومقدار الإعفاءات من الرواتب للعاملين في شركة المقاولات كما هو موضح الشكل الآتي:
والمطلوب حساب بقية الأعمدة في هذا الشكل حسب الأسس والقواعد الآتية:
الدخل الخاضع للضريبة = الراتب الإجمالي – الإعفاءات
ضريبة الدخل حسب القاعدة التالية: إذا كان الدخل الخاضع للضريبة أكبر من 15000 فإن: ضريبة الدخل = الدخل الخاضع للضريبة × 0.05، أما إذا كان الدخل الخاضع للضريبة اقل أو مساوياً 15000 فإن: ضريبة الدخل = 0.
ضريبة الخدمات = ضريبة الدخل × 0.1.
الضمان الاجتماعي = الراتب الإجمالي × 0.05.
مجموع الحسميات = ضريبة الدخل + ضريبة الخدمات + الضمان الاجتماعي.
صافي الراتب = الراتب الإجمالي – مجموع الحسميات.
التنفيذ:
أولاً: أدخل البيانات على ورقة العمل باعتماد الترتيب والتنسيق المبين في الشكل أعلاه.
ثانياً: الحسابات كما يلي:
1) لحساب قيم عمود الدخل الخاضع للضريبة لكل موظف، أدخل في الخلية E3 الصيغة:
= C3 – D3
ثم باستخدام مقبض التعبئة للخلية E3 عمم الصيغة السابقة على الخلايا من الخلية E4 لغاية الخلية E12.
2) لحساب قيم عمود ضريبة الدخل لكل موظف استخدم الدالة IF اتبع الخطوات الآتية:
نشط (حدد) الخلية F3 بالنقر عليها بزر الفأرة الأيسر.
انقر على الأيقونة Fx من شريط الأدوات “صيغ FORMULAS” يظهر عندئذ صندوق حوار باسم “إدراج دالة Insert Function”، كما في الآتي.
اختر من حقل “أو حدد الفئة Or select a category” الفئة منطقي Logical ثم من حقل “حدد دالة Select a function” اختر الدالة IF ثم انقر على زر “موافق Ok” يظهر صندوق حوار باسم “وسطاء الدالة Function Argument” الشكل الآتي:
أدخل في حقل “Logical_test ” الصيغة المنطقة التالية: E3 >15000.
أدخل في حقل ” true_Value_if ” الصيغة الحسابية التالية: E3 * 0.05.
أدخل في حقل “Value_if_false” القيمة صفر.
انقر على زر “موافق Ok” سيظهر عندها ناتج التنفيذ في الخلية F3 أي ستظهر القيمة 0 وهي مقدار ضريبة الدخل على المبلغ 14210 كونه أقل من 15000، وشكل الدالة IF في الخلية F3 هو:
=IF(E3>15000;E3*0.05;0)
باستخدام مقبض التعبئة للخلية F3 عمم الدالة الموجودة فيها على الخلايا من F4 ولغاية F12.
لحساب قيم عمود ضريبة الخدمات لكل موظف أدخل في الخلية G3 الصيغة:
= F3 * 0.1
ثم باستخدام مقبض التعبئة عمم الصيغة الموجودة في الخلية G3 على الخلايا من G4 ولغاية G12.
لحساب قيم الضمان الاجتماعي لكل موظف أدخل في الخلية H3 الصيغة:
= C3 * 0.05
ثم باستخدام مقبض التعبئة عمم الصيغة الموجودة في الخلية H3 على الخلايا من H4 حتى H12.
لحساب قيم عمود مجموع الحسميات لكل موظف أدخل في الخلية I3 الصيغة:
= F3 + G3 + H3
ثم باستخدام مقبض التعبئة عمم الصيغة الموجودة في الخلية I3 على الخلايا من I4 حتى I12.
لحساب قيم عمود صافي الراتب لكل موظف أدخل في الخلية J3 الصيغة:
= C3 – I3
ثم باستخدام مقبض التعبئة عمم الصيغة الموجودة في الخلية J3 على الخلايا من J4 حتى J12.
بعد إجراء الحسابات سيبدو النموذج كما في الآتي:
في النهاية أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه التدوينة مفيدة وتساعدكم لمعرفة المزيد عن الاكسل، وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وأريد أن أطلب منكم ألا تترددوا أبداً في طرح أي سؤال علينا في التعليقات أو من خلال صفحتنا الرسمية على الفيس بوك حيث نتواجد هناك باستمرار. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
أعزائي زوار المدونة: ذكرنا في مقال سابق ان التسويق الإلكتروني يشمل كل طرق الإعلان المرئية والمسموعة باستخدام كافة الطرق التسويقية للترويج لخدمة أو منتج، وهذه الطرق تشمل: (التسويق عبر الإنترنت، إعلانات التلفزيون، إذاعة الراديو، اللافتات الدعائية الرقمية، تطبيقات الموبايل، الرسائل عبر الموبايل….)
وسنركز في مدونتنا على التسويق عبر الإنترنت Online Marketing: كأحد طرق التسويق الإلكتروني والذي ويعني استخدام طرق الإعلان المتاحة عبر الإنترنت للترويج لخدمة أو منتجات سواء كانت ملموسة أو رقمية.
ولا يعتمد التسويق الإلكتروني عبر الانترنت على قناة واحدة، وإنما يعتمد على قنوات كثيرة ومتنوعة، والقنوات التسويقية على الإنترنت للمنتجات تتميز بأنها متشابكة ومرتبطة ارتباطاً وثيقاً فيما بينها، وقد صنفناها الى خمسة أنواع منها التسويق عبر البريد الالكتروني:
يعرف البريد الإلكتروني بأنه عملية تبادل رسائل تم تخزينها بأجهزة الحاسوب سواء كانت على شبكة الإنترنت أو على أي نوع من الشبكات، ويستخدم في إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية بين الأفراد والمجموعات ويشبه البريد الإلكتروني البريد العادي من الناحية الوظيفية ولكن يمتاز البريد الإلكتروني بالسرعة والمرونة وسهولة الاستخدام.
ويقصد بالتسويق الإلكتروني للمنتجات عبر البريد الإلكتروني: إرسال رسائل إلكترونية تحتوي على مواد دعائية وإعلانية لتسويق المنتجات (سلع أو خدمات) للعملاء أو الشرائح المستهدفة بالبرنامج التسويقي.
يعتبر التسويق الإلكتروني عبر البريد الإلكتروني من أقدم قنوات التسويق الإلكتروني، واستخدمته الكثير من المنظمات كوسيلة فعالة للتسويق والإعلان، وتعود الأسباب الرئيسة في ذلك إلى ما يلي:
غنى المحتوى، حيث تكون رسائل البريد الإلكتروني عادةً مصحوبة مع صوت أو صورة من أجل ترويج المنتجات وقد يحتوي النص روابط يستطيع المستخدمون النقر عليها لتعبئة طلب الشراء.
تطور بروتوكولات البريد الإلكتروني القادرة على العمل في بيئة الاتصالات اللاسلكية والأجهزة الخلوية وكوابل التلفاز التفاعلية، حيث يمكن إرسال البريد الإلكتروني إلى أجهزة الهواتف المحمولة لاستهداف الأفراد في مواقعهم وفي أي وقت من الأوقات.
التكلفة القليلة نسبياً إذا ما قورنت بأساليب التسويق الكلاسيكية.
القدرة على استهداف مجموعة واسعة من الزبائن المهتمين في المنتجات والخدمات المراد ترويجها.
نشير هنا إلى أن هذه القناة التسويقية لا تعمل بشكل منفرد ومستقل في الغالب، ولكنها تعمل تحت مظلة الموقع أو المدونة الإلكترونية التابعة للمنظمة المسوقة، ولبدء حملة تسويقية عبر البريد الإلكتروني أتبع الخطوات الآتية:
أولاً: كوّن قائمة من عناوين البريد الإلكتروني التي يمكن الحصول عليها وجمعها في قاعدة بيانات من عدة وسائل نذكر أهمها:
عند تسجيل عملائك بالموقع الإلكتروني الذي تديره أو عن طريق تشجيعهم على كتابة عناوينهم البريدية عند الحصول على عرض أو تحميل كتاب أو قبل بدء الدردشة مع خدمة العملاء على الموقع.
من خلال نماذج يقوم بتعبئتها الزبائن بشكل مباشر.
الاستعانة بشركات أخرى (مثل worldta.com وListserv)، والتي تقوم بإرسال الرسائل التسويقية إلى ملايين مستخدمي الإنترنت يومياً.
من خلال برمجيات متخصصة تقوم باستخلاص عناوين البريد الإلكتروني من صفحات المواقع الإلكترونية.
ثالثاً: استخدم عروضك الترويجية ومنتجاتك الجديدة وروابط تدويناتك كمحتوى للرسائل.
رابعاً: أسأل مشتركي نشرتك البريدية عن معدل تلقي الرسائل الذي يفضلونه والتزم به، لأن إرسال بريد إلكتروني مزعج أو غير ذي صلة يعرضك لإمكانية إلغاءهم الاشتراك.
خامساً: صنف مشتركي نشرتك البريدية طبقاً للمعلومات المتوفرة عنهم مثل تاريخهم وسلوكهم الشرائي إلى فئات لتخصص رسائل لكل فئة.
أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أفادتكم وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا.
وأريد أن أطلب منك ألا تتردد أبداً في طرح أي سؤال علينا في التعليقات أو من خلال صفحتنا الرسمية على الفيس بوك حيث نتواجد هناك باستمرار. إلى لقاءٍ قريب.
عزيزي القارئ بعد أن أتقنت التعامل مع النافذةالرئيسية لبرنامج الاكسل واكتسبت مهارات التعامل مع خلايا وورقة العمل في اكسل 2016، وتعرفت أيضاً على الصيغة والدوال في الاكسل ومهارات التعامل معهم، صار بإمكانك صقل مهاراتك من خلال بعض التطبيقات لمعالجة المصفوفات ، وسنشرح في هذا المقال ايجادآلية حل جملة معادلات خطية باستخدام الاكسل معتمدين على دوال المصفوفات دالة المقلوب ودالة الضرب
تنويه: عزيزي القارئ كي تستفيد من هذه التدوينة لابد من أن تكون هيأت جهاز الحاسوب، وأنشأت مصنفاً باسمك لتتدرب عليه وتطبيق ما هو آت.
تذكير:
لإيجاد حل جملة معادلات خطية رياضياً نكتبها أولاً بالشكل المصفوفي كما يلي:
A × X = B
حيث: A مصفوفة المعاملات (معاملات المجاهيل).
X مصفوفة المجاهيل.
B مصفوفة الثوابت (الطرف الثاني).
ثم نحسب حاصل جداء مقلوب مصفوفة المعاملات A-1 بمصفوفة الثوابت B أي:
حدد نطاق الخلايا الفارغة B9:E12 يوافق حجم مصفوفة المعاملات.
أدخل الدالة الآتية:
= MINVERSE (B2:E5)
اضغط المفتاحين SHIFT+CTRL معاً مع الاستمرار والضغط على مفتاح الإدخال Enter. عندئذٍ سيمتلئ نطاق خلايا B9:E12.
ثالثاً: نوجد ناتج ضرب مصفوفة المقلوب بمصفوفة الثوابت، كما يلي:
حدد نطاق الخلايا الفارغة I9:I12 يوافق حجم مصفوفة الثوابت.
أدخل الدالة الآتية:
= MMULT (B9:E12; G2:G5)
اضغط المفتاحين SHIFT+CTRL معاً مع الاستمرار والضغط على مفتاح الإدخال Enter. عندئذٍ سيمتلئ نطاق خلايا I9:I12 بقيم المجاهيل.
في النهاية أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه التدوينة مفيدة وتساعدكم لمعرفة المزيد عن الاكسل، وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وأريد أن أطلب منكم ألا تترددوا أبداً في طرح أي سؤال علينا في التعليقات أو من خلال صفحتنا الرسمية على الفيس بوك حيث نتواجد هناك باستمرار. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
عزيزي القارئ بعد أن أتقنت التعامل مع النافذةالرئيسية لبرنامج الاكسل واكتسبت مهارات التعامل مع خلايا وورقة العمل في اكسل 2016، وتعرفت أيضاً على الصيغة والدوال في الاكسل ومهارات التعامل معهم، صار بإمكانك صقل مهاراتك من خلال بعض التطبيقات لمعالجة المصفوفات ، وسنشرح في هذا المقال ايجاد مجموع جداء العناصر المتناظرة في المصفوفات.
تنويه: عزيزي القارئ كي تستفيد من هذه التدوينة لابد من أن تكون هيأت جهاز الحاسوب، وأنشأت مصنفاً باسمك لتتدرب عليه وتطبيق ما هو آت.
رياضياً نحسب مجموع جداء العناصر المتناظرة في المصفوفاتThe sum of the products of corresponding elements in Matrix كما في المثال الآتي:
ولحساب مجموع جداء العناصر المتناظرة في المصفوفات المحددة باستخدام الاكسل نستخدم الدالة SUMPRODUCT ، والشكل العام لهذه الدالة هو: الآتية:
=SUMPRODUCT(Array1; Array2; Array3…)
حيث: Array: المصفوفات التي سيتم ضرب عناصرها المتناظرة ثم جمعها.
تنويه:
يجب أن تكون للمصفوفات نفس الأبعاد.
اذا لم تكن للمصفوفات نفس الأبعاد تقوم الدالة بإرجاع قيمة الخطأ #VALUE!.
تطبيق عملي (1): ليكن لدينا ورقة العمل كما في الشكل الآتي:
والمطلوب
حساب مجموع جداء العناصر المتناظرة في المصفوفتين A وB في الخلية J9.
فسر لماذا ظهرت القيمة خطأ #VALUE! في المصفوفة J10 عند حساب مجموع جداء العناصر المتناظرة في المصفوفتين A وC.
خطوات التنفيذ:
لحساب مجموع جداء العناصر المتناظرة في المصفوفتين A وB، أدخل في الخلية J9 الدالة الآتية:
= SUMPRODUCT (B3:E5; H3:K5)
سبب ظهور القيمة خطأ #VALUE! في المصفوفة J10 عند حساب مجموع جداء العناصر المتناظرة في المصفوفتين A وC. لأن المصفوفتين غير متساويتين في الأبعاد.
في النهاية أعزائي القراء أتمنى أن تكون هذه التدوينة مفيدة وتساعدكم لمعرفة المزيد عن الاكسل، وإلى لقاءات قادمة ومتجددة على مدونتكم مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا. وأريد أن أطلب منكم ألا تترددوا أبداً في طرح أي سؤال علينا في التعليقات أو من خلال صفحتنا الرسمية على الفيس بوك حيث نتواجد هناك باستمرار. وإذا كان لديكم استفسارات أخرى يمكنكم دائماً مرسلتنا عبر هذا الرابط.
مدونة النائب للعلوم والتكنلوجيا 